HR naar ITSM
Visma Peple koppelen met Freshservice: aanvragers per contract en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Visma Peple en Freshservice wordt elke medewerker met een lopend contract in Peple een aanvrager in Freshservice, met afdeling, functie en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een nieuw contract een onboardingverzoek en bij een einddatum een offboardingverzoek in. KoppelHet haalt de gegevens op via de Reporting API van Visma.net HRM & Payroll, die met exports werkt in plaats van losse berichten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Peple voor HR en salaris gebruiken en Freshservice voor IT, horen van een nieuw contract vaak via een workflowmail. Bij een vervanging of tijdelijk contract weet de servicedesk daardoor niet tot wanneer een account nodig is.
- KoppelHet start in Peple exports van medewerkers, contracten, organisatie-eenheden en gebruikers, met de tijdstempel van de vorige ronde.
- Zodra de export klaar is, haalt KoppelHet de bestanden op en vergelijkt de velden met wat Freshservice al heeft.
- Een nieuw contract levert een onboardingverzoek op met begindatum, functie en organisatie-eenheid.
- Staat het zakelijke e-mailadres in Peple, dan maakt of werkt KoppelHet de aanvrager bij, met afdeling en leidinggevende.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op met de reden; na de laatste dag wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Visma Peple en Freshservice
- De Reporting API levert geen losse berichten maar exports. KoppelHet start een export, geeft een callbackadres mee en haalt de bestanden op zodra Peple meldt dat ze klaar zijn; pas dan gaat er iets naar Freshservice.
- Een wijziging op bedrijfsniveau in Peple laat de volgende incrementele export alle medewerkers van dat bedrijf opnieuw leveren. KoppelHet vergelijkt elk veld met de vorige stand, zodat Freshservice alleen echte wijzigingen krijgt en de API-limiet van het plan niet opraakt.
- Peple staat per tenant twee volledige exports per endpoint per 24 uur toe. KoppelHet doet de volledige export alleen bij de eerste vulling en bij een herstel, en werkt daarna met de tijdstempel van de vorige ronde.
- In het contract staat de leidinggevende als gebruikers-id van Peple, niet als personeelsnummer. KoppelHet zoekt via de gebruikersexport het bijbehorende personeelsnummer op en vult daarmee de leidinggevende van de aanvrager in Freshservice.
- Een medewerker kan in Peple meerdere contracten en subcontracten hebben, bijvoorbeeld bij een vervanging naast een vaste aanstelling. Freshservice krijgt één aanvrager; een extra contract levert alleen een verzoek op als er voor IT iets verandert.
- Wordt een contract in Peple verwijderd, dan staat het in de export als leeg record met alleen de id's. KoppelHet deactiveert de aanvrager daar niet op, maar zet een notitie op het openstaande onboardingverzoek, want vaak was het contract ten onrechte ingevoerd.
- Peple geeft bij een einddatum een reden mee. Die gaat naar het soort vertrek in het offboardingformulier, zodat Freshservice bij het aflopen van een vervanging een ander pakket kiest dan bij ontslag.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct bij elke wijziging in Peple?
De Reporting API werkt met exports. Een paar rondes per dag geeft IT genoeg tijd voor een nieuw contract.
Welke rechten heeft de koppeling in Peple nodig?
Alleen de scopes voor medewerkers, contracten, organisatie-eenheden en gebruikers. Velden met een eigen scope, zoals salaris, blijven dan weg uit de export.
Wat gebeurt er op zaterdagavond?
Peple heeft dan onderhoud en geeft een 503 met een wachttijd. KoppelHet wacht die tijd af en draait de ronde daarna.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect (scopes via oauth.developers.visma.com, per tenant). Exports met POST /v1/command/nl/hrm/{employees, contracts, organization/units, users}, ophalen met GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId}; incrementeel met changeTimestampAfter en de teruggegeven changeTimestampBefore; optioneel callbackAddress. Twee volledige exports per endpoint per tenant per 24 uur; tijdens onderhoud 503 met Retry-After.
- Freshservice via de API v2: requesters (primary_email of een telefoonnummer verplicht; department_ids, reporting_manager_id, custom_fields; deactiveren), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met formuliervelden zoals cf_date_of_joining en cf_separation_type.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
employeeid | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Sleutel |
firstname / nickname, prefixbirthname, birthname | first_name, last_name | |
businessemailaddress | primary_email | |
functionname (contract) | job_title | |
orgunitname (contract) | department_ids | |
manageruserid via users-export | reporting_manager_id | |
startdate (contract) | Onboardingveld cf_date_of_joining | |
enddate en endreasonname (contract) | Offboardingverzoek (cf_separation_type) |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst