Identity en access management
Visma Peple Google Workspace koppeling: Google-accounts per school of locatie uit Peple
Met een koppeling tussen Visma Peple en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit Peple een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn school of locatie, met functie, afdeling en leidinggevende. Eindigt het laatste contract of de vervanging in Peple, dan schorst KoppelHet het Google-account op de juiste dag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Peple voor HR en salaris gebruiken en met Google Workspace werken, vaak in het onderwijs, maken Google-accounts meestal per school met de hand aan. Invallers krijgen een account dat na de vervanging blijft bestaan, en wie van school wisselt, staat nog in de oude organisatie-eenheid.
- In Visma Connect krijgt KoppelHet een applicatie met de scopes voor medewerkers, contracten, organisatie-eenheden, gebruikers en vervangingen, zonder contact- of belastinggegevens.
- In Google Workspace geeft de beheerder KoppelHet een serviceaccount met rechten om gebruikers te beheren.
- KoppelHet bouwt uit de organisatie-eenheden van Peple de afgesproken indeling naar organisatie-eenheden in Google.
- Bij een nieuw contract of een vervanging maakt KoppelHet het account aan in de eenheid van de school, met functie, afdeling en leidinggevende.
- Na het laatste contract of de laatste vervanging schorst KoppelHet het account; bij een nieuw contract gaat hetzelfde account weer open.
Waar je op let bij Visma Peple en Google Workspace
- Peple heeft een aparte export voor vervangingen, met wie wie vervangt en de begin- en einddatum van de vervanging. KoppelHet gebruikt die om een invaller alleen een Google-account te geven zolang de vervanging loopt, in de eenheid van de school waar hij invalt.
- Organisatie-eenheden in Peple hebben een bovenliggende eenheid en een eigen begin- en einddatum. KoppelHet vertaalt dat naar een vast pad van organisatie-eenheden in Google, zodat beleid voor Chromebooks, Gmail en Drive per school kan verschillen, en verplaatst een account als iemand van school wisselt.
- De leidinggevende staat in Peple als gebruikers-ID bij het contract, en Google verwacht bij de relatie manager een e-mailadres. KoppelHet zoekt via de users-export het personeelsnummer bij dat ID en zet het Google-adres van de leidinggevende in de relatie.
- Volgens de Peple-documentatie geeft een incrementele export soms ook medewerkers terug die niet veranderden, bijvoorbeeld na een wijziging op bedrijfsniveau. KoppelHet vergelijkt elke regel met het huidige Google-account en schrijft alleen echte verschillen, zodat de Directory API niet duizenden keer hetzelfde ontvangt.
- Velden met contactgegevens geeft Peple alleen terug met een aparte scope; zonder die scope slaagt de export wel, maar ontbreken ze. Het zakelijk e-mailadres valt daar niet onder. KoppelHet vraagt de scopes voor contact- en belastinggegevens niet aan, zodat privéadres en BSN nooit in de koppeling komen.
- Peple bewaart naamgebruik, met de naam van de partner apart. KoppelHet bouwt de achternaam in Google volgens dat naamgebruik, en houdt die binnen de zestig tekens die Google voor een achternaam toestaat.
- Een volledige export staat Peple twee keer per dag per onderdeel toe, en op zaterdagavond weigert Peple tijdelijk nieuwe exports. KoppelHet doet overdag alleen incrementele rondes, één volledige vergelijking in de nacht, en wacht bij onderhoud de opgegeven tijd af.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de bestanden van een geschorste invaller?
Een geschorst account houdt zijn bestanden. Overdragen of verwijderen na een termijn blijft een keuze van de beheerder en kan later als uitbreiding.
Wat als iemand op twee scholen werkt?
Het account staat in de eenheid van het hoofdcontract. Toegang tot de tweede school loopt via groepen; dat spreken we bij de start af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API (HRM Analytics Public Api, Visma Connect client credentials) met scopes hrmanalytics:nlhrm:exportemployees, exportcontracts, exportorganizationunits, exportemployeereplacement en de users-export. Exports met POST /v1/command/nl/hrm/... en resultaat via GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId} (bestanden in JSON of CSV); incrementeel met changeTimestampAfter en changeTimestampBefore; twee volledige refreshes per endpoint per tenant per 24 uur; 503 met Retry-After tijdens onderhoud.
- Google Workspace via de Admin SDK Directory API (users.insert, users.update) met een serviceaccount en domeinbrede delegatie: primaryEmail, name (givenName en familyName maximaal 60 tekens), orgUnitPath, externalIds (type organization), organizations (title, department, costCenter, primary), relations (type manager, waarde e-mailadres) en suspended.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeid | externalIds (type organization) | Sleutel tussen beide systemen |
businessemailaddress of naamgevingsregel | primaryEmail | |
nickname | name.givenName | |
formattedname volgens nameusage | name.familyName | Maximaal 60 tekens |
orgunit (met orgunitparentid) | orgUnitPath | |
functionname | organizations.title | |
orgunitname | organizations.department | |
costcentername | organizations.costCenter | |
manageruserid via de users-export | relations (type manager) | E-mailadres van de leidinggevende |
enddate laatste contract of replacement_enddate | suspended |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst