HR naar ITSM
Visma Peple koppelen met Jira Service Management: klanten per bedrijf en verzoeken bij een nieuw of beëindigd contract
Met een koppeling tussen Visma Peple en Jira Service Management wordt elke medewerker uit Peple een klant in Jira Service Management, lid van de organisatie van zijn bedrijf, en zet KoppelHet bij een nieuw contract een onboardingverzoek en bij een einddatum een offboardingverzoek in de service desk van IT. Na de laatste werkdag trekt de koppeling de portaaltoegang in.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bedrijven in Peple en één IT-afdeling in Jira Service Management zien in Jira vaak niet voor welk bedrijf een nieuwe collega komt werken. Wie vertrekt, kan nog maandenlang verzoeken indienen in het portaal.
- KoppelHet vraagt in Peple exports aan van medewerkers, contracten en gebruikers, en haalt de bestanden op zodra ze klaar zijn.
- Per bedrijf uit Peple bestaat een organisatie in Jira Service Management.
- Een medewerker met zakelijk e-mailadres wordt klant en lid van de organisatie van zijn bedrijf.
- Een nieuw contract levert een onboardingverzoek op; zonder e-mailadres staat het op naam van de leidinggevende.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die dag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Visma Peple en Jira Service Management
- Peple levert bij elke medewerker het bedrijf waar die in dienst is. KoppelHet maakt per bedrijf een organisatie in Jira Service Management, zodat agents bij elk verzoek zien voor welk bestuur of welke stichting het is.
- Heeft een nieuwe collega nog geen zakelijk e-mailadres, dan kan hij in Jira nog geen klant zijn. De gebruikersexport van Peple geeft wel het e-mailadres van de leidinggevende, dus het onboardingverzoek komt op diens naam.
- Elke export van Peple geeft een tijdstempel terug die KoppelHet bij de volgende aanvraag weer meegeeft. Zo komen alleen wijzigingen binnen, en blijven de twee volledige exports per dag over voor een herstel.
- Welke velden een verzoek in Jira vraagt, hangt af van het request type. KoppelHet haalt die lijst op en vult functie, organisatie-eenheid en begindatum uit het Peple-contract in; ontbreekt een verplicht veld, dan meldt de koppeling dat.
- Een verwijderd contract staat in de Peple-export als record met alleen id's. KoppelHet zet dan een opmerking op het openstaande verzoek in Jira in plaats van portaaltoegang in te trekken, omdat de medewerker vaak gewoon blijft.
- Portaaltoegang intrekken kan in Jira alleen een sitebeheerder. KoppelHet doet dat met een aparte technische gebruiker en pas na de einddatum van het laatste lopende contract in Peple, niet bij het einde van één van meerdere contracten.
- Op zaterdagavond heeft Peple onderhoud en weigert dan nieuwe exports met een 503. KoppelHet plant geen ronde in dat venster en wacht anders de opgegeven tijd af.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen besturen een eigen service desk in Jira hebben?
Ja. KoppelHet kiest de service desk en het request type op basis van het bedrijf in Peple.
Wat als iemand meerdere contracten heeft?
Dan blijft het één klant. Portaaltoegang gaat pas dicht als het laatste contract is afgelopen.
Gaan salarisgegevens naar Jira?
Nee. De koppeling vraagt geen scopes voor salarisvelden aan, dus die zitten niet in de export.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect, per tenant. POST /v1/command/nl/hrm/{employees, contracts, users} en GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId}; incrementeel met changeTimestampAfter. Velden onder meer businessemailaddress, formattedname, companyid, functionname, orgunitname, manageruserid, startdate, enddate en endreasonname; users-export met userid, emailaddress en employeeid.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer, organization met users, POST request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf, de velden per request type via servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field, en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access (204).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
businessemailaddress | email (customer) | |
formattedname | displayName | |
companyid / companyname | Organization | Één organisatie per bedrijf |
manageruserid → users-export emailaddress | raiseOnBehalfOf | Als de medewerker nog geen e-mailadres heeft |
startdate, functionname, orgunitname (contract) | requestFieldValues | |
enddate en endreasonname (contract) | Offboardingverzoek en revoke-portal-only-access |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst