HR naar ITSM
Visma Peple koppelen met ServiceNow: gebruikers en catalogusverzoeken uit de Peple-exports
Met een koppeling tussen Visma Peple en ServiceNow staat elke medewerker uit Peple als gebruiker in ServiceNow, met organisatie-eenheid, functie en leidinggevende, en bestelt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd contract een verzoek uit de servicecatalogus van ServiceNow. KoppelHet leest Peple via de Reporting API met incrementele exports, en zet de gebruiker na de einddatum op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die van Visma Raet naar Peple zijn overgestapt en ServiceNow als servicedesk gebruiken, missen vaak de koppeling die ze met het oude systeem hadden. Nieuwe medewerkers komen dan pas in ServiceNow als hun account in Active Directory bestaat.
- KoppelHet start exports van medewerkers, contracten, organisatie-eenheden en gebruikers in Peple, met alleen wijzigingen sinds de vorige ronde.
- Zodra een export klaar is, haalt KoppelHet het resultaat op met het job-ID.
- Organisatie-eenheden gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers op personeelsnummer.
- Valt de startdatum van een contract binnen de afgesproken termijn, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem met de medewerker als requested for.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Visma Peple en ServiceNow
- Peple levert gegevens niet direct maar via een export die KoppelHet eerst start en daarna ophaalt met een job-ID. ServiceNow krijgt de wijzigingen dus in pakketten per ronde, wat goed past bij de Import Set API met insertMultiple.
- Per endpoint en per tenant staat Peple twee volledige exports per 24 uur toe. KoppelHet doet de volledige export alleen bij de start en daarna incrementeel met changeTimestampAfter, zodat er ruimte blijft voor een herstelronde.
- De leidinggevende staat in Peple als gebruikers-ID en komt uit de gebruikersexport. KoppelHet vertaalt dat ID naar het personeelsnummer van de manager, zodat ServiceNow het veld manager naar de juiste sys_user laat wijzen.
- Een wijziging op bedrijfsniveau in Peple kan alle medewerkers als gewijzigd laten meekomen in de incrementele export. KoppelHet vergelijkt de waarden met de vorige ronde en stuurt alleen echte verschillen naar ServiceNow.
- Een medewerker kan in Peple meer dan één contract hebben, bijvoorbeeld een tijdelijke uitbreiding naast het vaste contract. We spreken af welk contract de afdeling en functie in ServiceNow bepaalt, en een tweede contract levert geen tweede onboardingverzoek op.
- Tijdens onderhoud antwoordt Peple met een 503 en een Retry-After. KoppelHet wacht die tijd af en hervat de ronde, zodat ServiceNow geen halve set gebruikers krijgt.
- Toegang tot Peple loopt via Visma Connect met client credentials per tenant, en scopes per groep van velden. KoppelHet vraagt alleen de scopes voor medewerkers, contracten, organisatie-eenheden en gebruikers; salarisvelden blijven buiten bereik.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een wijziging uit Peple in ServiceNow?
Bij de volgende ronde, enkele keren per dag. Peple werkt met exports en niet met meldingen per wijziging.
Wat als een medewerker twee contracten heeft?
Dan bepaalt het afgesproken hoofdcontract de afdeling en functie. Er komt één gebruiker en één onboardingverzoek.
Hoe krijgt KoppelHet toegang tot Peple?
Via Visma Connect, met een eigen client voor jullie tenant en alleen de scopes die deze koppeling nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Peple via de Visma.net HRM & Payroll Reporting API met Visma Connect (client credentials, per tenant). Exports met POST /v1/command/nl/hrm/{employees, contracts, organization/units, users}, ophalen met GET /v1/query/nl/hrm/.../{jobId}; incrementeel met changeTimestampAfter. Twee volledige exports per endpoint per tenant per 24 uur; 503 met Retry-After bij onderhoud.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple) met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after eerst cmn_department, daarna sys_user. insertMultiple geeft alleen import set-ID's terug; KoppelHet controleert de transformresultaten daarop.
- Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variabelen en sysparm_requested_for. KoppelHet bewaart per contract het RITM-nummer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Peple | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | employee_number | Coalesce |
Voornaam | first_name | |
Tussenvoegsel + achternaam | last_name | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Functie (contract) | title | |
Organisatie-eenheid (contract) | department (cmn_department) | |
Leidinggevende (via users) | manager (sys_user) | |
Einddatum contract | active = false | |
Nieuw of beëindigd contract | Catalogusitem voor onboarding of offboarding | |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | |
Startdatum of einddatum contract | Variabele startdatum of laatste werkdag |
Gerelateerd
Visma Peple → Active Directory
Visma Peple Active Directory koppeling: accounts vanuit Peple HRM & Payroll
ASVisma Peple → Arbodienst (SIVI)
Visma Peple arbodienst koppeling via SIVI: ziek- en herstelmeldingen uit Peple naar de arbodienst
Visma Peple → Microsoft Entra ID
Visma Peple Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Peple HRM & Payroll
Visma Peple → Exact Online
Visma Peple Exact Online koppeling: kostenplaatsen klaar in Exact en medewerkerswijzigingen op een werklijst