Identity en access management

YouServe Active Directory koppeling: accounts die de personeelsadministratie volgen

Met een koppeling tussen Visma YouServe en Active Directory krijgt een nieuwe medewerker in YouServe automatisch een account in Active Directory, met functie, afdeling, leidinggevende en groepen. Na de laatste werkdag kan niemand meer met het account inloggen, en IT hoeft niet langer te wachten op losse berichten van HR.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die nieuwe collega's, functiewissels en vertrek in Visma YouServe vastleggen, geven die wijzigingen zonder koppeling via losse berichten door aan IT, die ze zelf in Active Directory zet. Of accounts en groepen kloppen, hangt dan af van wie er een mail stuurt.

IT installeert eenmalig een klein programma van KoppelHet op een server in het domein.
HR voert een nieuwe medewerker in in YouServe. KoppelHet kijkt of die volgens de afspraken een account krijgt.
Voor de eerste werkdag staat het account in de juiste map, met personeelsnummer, functie, afdeling en leidinggevende.
Bij een nieuwe functie of afdeling worden de gegevens bijgewerkt en de groepen gewisseld.
Op de datum uit dienst wordt het account uitgeschakeld en apart gezet, zodat IT mailbox en bestanden nog kan overdragen.

Heen: Account met gebruikersnaam, e-mailadres en weergavenaam · Personeelsnummer · Functie, afdeling en leidinggevende · Map op basis van vestiging of afdeling · Beveiligingsgroepen per functie

Waar je op let bij Visma YouServe en Active Directory

Voedt YouServe naast Active Directory ook Freshservice en TOPdesk, dan komt een fout in een afdelingsnaam op drie plekken terug; daarom corrigeren we in YouServe en niet in Active Directory.
YouServe draait op het HR-platform van Visma. Welke gegevens beschikbaar zijn, hangt af van dat platform; per klant stellen we vast of vestiging, kostenplaats en leidinggevende meekomen.
Nederlandse medewerkers kiezen vaak of ze hun eigen achternaam, die van hun partner of een combinatie gebruiken. De koppeling neemt het naamgebruik uit YouServe over, zodat de adreslijst toont wat HR heeft vastgelegd.
Niet elke medewerker van een groothandel werkt achter een pc. Per functie of afdeling leggen we vast wie een account krijgt, zodat er geen ongebruikte accounts ontstaan.
Naast het uitschakelen krijgt het account ook een vervaldatum gelijk aan de datum uit dienst. Valt het programma een dag uit, dan is het account na die datum toch niet meer bruikbaar.
Het personeelsnummer uit YouServe komt op het account. Daarmee vindt de koppeling een bestaand account terug, ook als iemand van naam verandert.
Een medewerker met twee dienstverbanden krijgt één account. Het dienstverband met de meeste uren bepaalt functie en afdeling, en het account blijft actief tot het laatste dienstverband eindigt.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Klantcase

Zo draait het bij Farmplus

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

Farmplus

Groothandel

Farmplus gebruikt Visma YouServe als bron voor Active Directory. Bij een nieuwe medewerker of een vertrek komt er een serviceverzoek in Freshservice, en mobiele nummers uit TOPdesk komen via Joinly in Active Directory.

Lees het klantverhaal

Veelgestelde vragen

Moet er iets open in onze firewall?

Nee. Het programma van KoppelHet legt zelf een uitgaande verbinding met het platform. Er komt geen verkeer van buiten naar binnen.

Kan dezelfde YouServe-koppeling ook onze servicedesk voeden?

Ja. Dezelfde medewerkergegevens kunnen ook naar Freshservice en TOPdesk gaan. Dat zijn aparte koppelingen op dezelfde bron.

Wat gebeurt er met accounts die al in Active Directory staan?

Voor livegang koppelen we bestaande accounts aan medewerkers in YouServe via het personeelsnummer. Accounts die we niet kunnen koppelen, komen op een lijst die IT eerst beoordeelt.

Werkt dit ook als we later alleen Entra ID gebruiken?

Ja. Dan schrijft de koppeling rechtstreeks naar Entra ID. De afspraken over naamgeving en groepen blijven staan.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

YouServe wordt gelezen via de API's van het Visma-platform (HR Core), op laatste wijziging.
Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein voert de wijzigingen uit via een uitgaande verbinding. AD-attributen onder meer employeeID (maximaal 16 tekens), sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, mail, givenName, sn, displayName, title, department, manager en accountExpires; organizational unit (OU) per vestiging of afdeling.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Visma YouServe	Veld in Active Directory	Toelichting
`Personeelsnummer`	`employeeID`	Maximaal 16 tekens in AD; dient ook als koppelsleutel
`Roepnaam`	`givenName`
`Achternaam volgens naamgebruik`	`sn en displayName`	Eigen naam of naam van de partner, zoals HR het vastlegt
`Naamgevingsregel`	`sAMAccountName`	Maximaal 20 tekens, met volgnummer bij dubbelen
`Naamgevingsregel`	`userPrincipalName en mail`
`Functie`	`title`
`Afdeling`	`department en OU`	Via een vertaaltabel naar de OU-structuur
`Leidinggevende`	`manager`	Distinguished name van het account van de leidinggevende
`Datum uit dienst`	`accountExpires`	Vangnet naast het uitschakelen door de agent

Bronnen