Payroll koppeling
BambooHR Visma YouServe koppeling: de Nederlandse vestiging automatisch naar de salarisservice
Met een koppeling tussen BambooHR en Visma YouServe gaan nieuwe medewerkers van de Nederlandse vestiging, wijzigingen in functie, uren en salaris en uitdiensttredingen uit BambooHR automatisch naar de salarisservice van Visma, met de ingangsdatum uit de BambooHR-tabellen. Het hoofdkantoor blijft in BambooHR werken, en de salarisspecialisten van YouServe hoeven niets meer na te vragen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die BambooHR wereldwijd gebruiken en de Nederlandse salarissen door Visma YouServe laten verwerken, exporteren elke maand de wijzigingen en zetten ze in een formulier voor YouServe. Een loonsverhoging die met een datum in de toekomst is ingevoerd, wordt daarbij vaak vergeten.
- HR of het hoofdkantoor voegt in BambooHR een regel toe, bijvoorbeeld een nieuw salaris per volgende maand.
- KoppelHet haalt de gewijzigde regels op en kijkt of de medewerker bij de Nederlandse vestiging hoort.
- De wijziging gaat met de ingangsdatum van die regel naar YouServe, ook als die in de toekomst ligt.
- Nederlandse gegevens uit een eigen tabel in BambooHR gaan mee in de geplande ronde voor de aanleverdatum.
- Wat YouServe weigert, staat met de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij BambooHR en Visma YouServe
- BambooHR bewaart functie, salaris en dienstverband als tabellen met een datum per regel, en een regel kan in de toekomst liggen. YouServe wil bij elke wijziging een ingangsdatum. KoppelHet stuurt de datum van de regel mee, zodat een loonsverhoging per volgende maand ook pas dan ingaat.
- Directe meldingen uit BambooHR werken niet voor eigen tabellen. Staan cao, loonheffingskorting of pensioenregeling voor YouServe in zo'n tabel, dan haalt KoppelHet ze op in een geplande ronde die we voor de aanleverdatum van de salarisservice zetten.
- Een nieuwe medewerker komt in YouServe alleen binnen met een cao. Het hoofdkantoor kent dat begrip niet. KoppelHet haalt de cao uit de eigen Nederlandse tabel in BambooHR, of leidt hem af uit de divisie als de BV maar één cao heeft.
- In BambooHR staat een salaris per uur, maand of jaar, vaak in de valuta van het hoofdkantoor. YouServe rekent in euro's per maand of op een cao-schaal. Per klant spreken we af of de koppeling een bedrag doorgeeft of alleen schaal en uren.
- De koppeling kijkt in BambooHR mee met de rechten van één gebruiker. We laten een gebruiker aanmaken die alleen de Nederlandse divisie ziet, zodat gegevens van Amerikaanse collega's nooit bij YouServe komen.
- BambooHR heeft standaard geen veld voor het IBAN. We leggen het vast in een eigen veld; bij een wijziging krijgt YouServe de datum van de wijziging mee als ingangsdatum, omdat YouServe die ook voor een bankrekening verplicht stelt.
- BambooHR meldt een medewerker als gewijzigd bij elke aanpassing in het dossier, ook buiten de salarisgegevens. KoppelHet stuurt alleen wat voor YouServe telt, zodat de salarisservice geen lege wijzigingen te zien krijgt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet het hoofdkantoor iets anders gaan doen in BambooHR?
Nauwelijks. Alleen de Nederlandse gegevens, zoals de cao, komen in een eigen tabel die HR Nederland bijhoudt.
Wat als een wijziging na de aanleverdatum binnenkomt?
Dan gaat ze met de juiste ingangsdatum naar YouServe, en verwerkt de salarisservice haar met terugwerkende kracht in de volgende periode.
Werkt dit ook als we meer Nederlandse BV's hebben?
Ja. De divisie of vestiging in BambooHR bepaalt bij welke werkgever in YouServe de medewerker hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via de REST API, met webhooks op gewijzigde velden en het endpoint voor gewijzigde tabeldata (jobInfo, compensation, employmentStatus) op tijdstempel. Webhooks werken niet voor custom tables. Salaris uit payRate en paidPer; BSN uit nationalId. De API-key hoort bij een gebruiker en krijgt diens rechten.
- Naar YouServe schrijven we via de API for HR Core and Payroll (api.youserve.nl/hrp/v1.0). POST employees maakt de indiensttreding aan, met collectiveLaborAgreement als enig verplicht contractveld. PATCH op contract en bankrekening vraagt een startdatum en negeert velden die niet zijn meegestuurd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personeelsnummer of extern nummer | |
firstName, lastName | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
nationalId | BSN | |
hireDate | Datum in dienst | |
division of location | Werkgever en cao | Bepaalt ook of iemand bij de Nederlandse vestiging hoort |
jobInfo: jobTitle, department, date | Functie en organisatie-eenheid met ingangsdatum | Via een vertaaltabel |
compensation: payRate, paidPer, date | Salaris met ingangsdatum | Omgerekend naar maand, of alleen de schaal |
IBAN (eigen veld) | Bankrekening | |
employmentStatus en terminationDate | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll