Payroll koppeling
Deel Visma YouServe koppeling: alleen eigen Nederlandse werknemers naar de salarisservice
Met een koppeling tussen Deel en Visma YouServe gaan werknemers van de eigen Nederlandse BV automatisch uit Deel naar de salarisservice van Visma, met startdatum, functie, uren en einddatum. Contractors en medewerkers via employer of record blijven bij Deel, zodat YouServe alleen verloont wie echt bij de BV in dienst is.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die Deel gebruiken voor contractors en EOR-medewerkers en in Nederland een eigen BV door Visma YouServe laten verlonen, houden met de hand bij wie van de Nederlandse mensen in Deel bij de BV hoort en wie nog via employer of record loopt.
- In Deel wordt een dienstverband bij de Nederlandse BV aangemaakt.
- Deel meldt de wijziging; KoppelHet controleert of de melding echt van Deel komt en of het om een eigen werknemer gaat.
- De werknemer komt in YouServe bij de werkgever en cao van die BV.
- Wijzigingen in functie, uren en de laatste werkdag gaan met ingangsdatum mee.
- Voor de aanleverdatum legt KoppelHet de werknemers in Deel naast YouServe.
Waar je op let bij Deel en Visma YouServe
- In Deel staan eigen werknemers, contractors en employer-of-record-medewerkers door elkaar. YouServe mag alleen de eigen werknemers verlonen. KoppelHet vraagt Deel daarom alleen om werknemers van de Nederlandse entiteit, zodat een contractor nooit als werknemer in YouServe komt.
- Gaat iemand van employer of record over naar de eigen BV, dan is dat in Deel een nieuw dienstverband. Voor YouServe is het een indiensttreding per de datum van de overstap. De maanden daarvoor zijn al door Deel verloond en gaan niet mee.
- YouServe maakt een werknemer alleen aan met een cao. Deel kent geen Nederlandse cao's. Omdat elke Nederlandse BV in Deel een eigen entiteit is, koppelt KoppelHet de cao en de werkgever in YouServe aan die entiteit.
- Of Deel salaris en uren van eigen werknemers via de koppeling geeft, hangt af van de inrichting. Rekent YouServe met cao-schalen, dan is dat geen probleem; dan stuurt KoppelHet functie en uren en kiest de salarisservice de schaal.
- De laatste werkdag uit Deel gaat met datum naar YouServe. De eindafrekening met vakantiegeld en verlof maakt de salarisservice; Deel heeft daar voor eigen werknemers geen rol in.
- KoppelHet accepteert alleen meldingen die aantoonbaar van Deel komen. Omdat een gemiste melding bij salaris direct geld kost, legt KoppelHet voor de aanleverdatum van YouServe alle Nederlandse werknemers in Deel nog eens naast YouServe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Deel niet zelf de Nederlandse salarissen doen?
Voor employer of record doet Deel dat. Voor de eigen BV hebben jullie voor YouServe gekozen; de koppeling zorgt dat beide naast elkaar kunnen bestaan.
Komen contractors in YouServe?
Nee. Alleen werknemers van de eigen Nederlandse entiteit gaan naar YouServe.
Waar staan BSN en loonheffingskorting?
Die blijven bij de salarisservice in YouServe. De koppeling raakt ze niet aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de Deel REST API (people-lijst gefilterd op hiring type hris_direct_employee, met employments en client_legal_entity) en via ondertekende webhooks bij contractgebeurtenissen. Laatste werkdag uit termination_last_day.
- Naar YouServe schrijven we via de API for HR Core and Payroll (POST employees met verplichte collectiveLaborAgreement; PATCH op contract met verplichte startdatum, niet meegestuurde velden blijven staan). De API staat in het YouServe developer portal als Controlled; toegang via Visma.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
id (Deel person) | Extern nummer of vrij veld | |
first_name en last_name | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
birth_date | Geboortedatum | |
start_date (employment) | Datum in dienst | |
client_legal_entity | Werkgever en cao | Eén Nederlandse entiteit in Deel is één werkgever in YouServe |
job_title | Functie | Via een vertaaltabel |
department | Organisatie-eenheid | |
termination_last_day | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie