HiBob Visma YouServe koppeling: Bob-wijzigingen met de juiste ingangsdatum bij de salarisservice

Wat de koppeling doet

Werkgevers die alle medewerkers in HiBob beheren en de Nederlandse salarissen door Visma YouServe laten verwerken, zetten de mutaties uit Bob vaak elke maand in een spreadsheet voor de salarisservice. Een salarisverhoging die met terugwerkende kracht in Bob wordt ingevoerd, ziet YouServe dan pas een maand later.

1. HR voegt in Bob een regel toe aan de historie van een Nederlandse medewerker, bijvoorbeeld een nieuw salaris per de eerste van de maand.
2. Bob meldt welke regel is toegevoegd; KoppelHet haalt precies die regel op.
3. KoppelHet stuurt de wijziging naar YouServe, met de ingangsdatum uit Bob en alleen de gegevens die veranderd zijn.
4. Een nieuwe medewerker komt in YouServe met de cao die bij de Nederlandse entiteit hoort.
5. Voor de aanleverdatum legt KoppelHet de Nederlandse medewerkers in Bob naast YouServe en toont verschillen in het KoppelHet platform.

Waar je op let bij HiBob en Visma YouServe

• Bob meldt bij een wijziging in werk, dienstverband of salaris de ingangsdatum van de nieuwe regel. YouServe wil bij elke wijziging juist een ingangsdatum en laat niet meegestuurde gegevens staan. Die twee passen op elkaar, zodat KoppelHet één regel stuurt en de rest van het dossier in YouServe ongemoeid blijft.
• Een nieuwe medewerker kan YouServe pas aanmaken met een cao erbij. Bob kent geen Nederlandse cao's. KoppelHet leidt de cao af uit de Nederlandse entiteit of afdeling in Bob, via een tabel die we bij de start met de salarisservice vaststellen.
• Verwijdert HR in Bob een salarisregel die per ongeluk was ingevoerd, dan stuurt Bob daar geen melding van. De vergelijking voor de aanleverdatum vangt dat op, zodat YouServe niet doorrekent met een salaris dat in Bob niet meer bestaat.
• Een bankrekening heeft in Bob geen ingangsdatum, terwijl YouServe er bij een wijziging wel een vraagt. KoppelHet gebruikt de datum van de melding uit Bob, zodat het nieuwe rekeningnummer vanaf de eerstvolgende salarisbetaling geldt.
• Bob slaat een salaris op als bedrag per jaar, maand of uur, soms in een andere valuta. YouServe rekent in euro's per maand of op een cao-schaal. Per klant spreken we af of de koppeling een omgerekend maandbedrag doorgeeft of alleen schaal en uren, en een bedrag in vreemde valuta gaat nooit ongemerkt door.
• Ziet de salarisservice een leeg veld in YouServe, dan ligt de oorzaak meestal bij de rechten van de koppeling in Bob. Die zijn per veld ingesteld, en voor eerdere salarisregels is een apart recht op historie nodig. We zetten die rechten bij de start alleen open voor Nederlandse medewerkers.
• Bob heeft geen standaardveld voor het BSN. Voor YouServe leggen we het vast in een eigen veld dat alleen HR Nederland ziet, of de salarisservice vult het zelf in YouServe in.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Payroll koppeling
• HiBob koppelen
• Visma YouServe koppelen

→

Ashby → HiBob

Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob

→

Bullhorn → HiBob

Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob

→

Carerix → HiBob

Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob

→

Greenhouse → HiBob

Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob