HR naar ITSM

YouServe koppelen met Freshservice: serviceverzoeken voor onboarding en offboarding

Met een koppeling tussen Visma YouServe en Freshservice dient KoppelHet bij elke nieuwe medewerker en elk vertrek een serviceverzoek in uit de Freshservice-catalogus, op naam van de medewerker, met startdatum, einddatum en de middelen die HR in YouServe heeft aangevraagd. Draait ook de koppeling met Active Directory, dan start het verzoek op hetzelfde moment dat die het account van de nieuwe medewerker voorbereidt, zodat IT laptop, telefoon en account in één verzoek ziet.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie nieuwe collega's en vertrek in Visma YouServe vastlegt en IT-zaken via Freshservice regelt, mailt zonder koppeling de servicedesk, die er zelf een verzoek van maakt. IT moet daarna nog navragen of er een laptop of telefoon nodig is.

HR voert een nieuwe medewerker in in YouServe, met de aanvraag voor laptop, telefoon en account.
De koppeling met Active Directory bereidt het account voor en meldt dat er een nieuwe medewerker aankomt.
KoppelHet haalt de medewerker op in YouServe, met datum in en uit dienst en de aangevinkte middelen.
In Freshservice komt een serviceverzoek uit het onboardingitem, op naam van de medewerker, met de velden gevuld volgens de afgesproken vertaling.
Meldt de koppeling met Active Directory een vertrekker, dan komt er een serviceverzoek uit het offboardingitem, met de einddatum.

Heen: Serviceverzoek voor onboarding uit een catalogusitem · Serviceverzoek voor offboarding uit een tweede catalogusitem · Medewerker als aanvrager, op basis van het zakelijke e-mailadres · Startdatum, einddatum, functie, afdeling, locatie en leidinggevende in de velden van het item · Aanvraag laptop, telefoon en account uit YouServe

Waar je op let bij Visma YouServe en Freshservice

Het serviceverzoek start op het moment dat de koppeling van YouServe naar Active Directory een nieuwe medewerker als aankomend meldt, of een vertrekker. Freshservice en Active Directory lopen daardoor gelijk op: het verzoek komt als het account wordt voorbereid.
HR vinkt in YouServe in extra velden bij de medewerker aan of er een laptop, mobiele telefoon of account nodig is. KoppelHet zet die keuzes als ja of nee in het serviceverzoek, zodat IT niet meer hoeft na te vragen.
Onboarding en offboarding zijn twee aparte catalogusitems. De servicedesk kiest ze in het KoppelHet-platform uit de items die Freshservice heeft, en bepaalt in Freshservice zelf welke taken en goedkeuringen erbij horen.
Welke gegevens in welk veld van het item komen, leggen we per item vast: bijvoorbeeld functie, afdeling, locatie, leidinggevende, datum in dienst en datum uit dienst. Een veld dat IT later aan het item toevoegt, is zonder nieuwe bouw te vullen.
Het verzoek staat op naam van de medewerker, op basis van het zakelijke e-mailadres uit Entra ID of YouServe. Zo hangt het verzoek aan dezelfde persoon als het account dat de koppeling met Active Directory maakt.
In de proefstand logt de koppeling welk verzoek er zou komen, met alle velden, zonder het in Freshservice in te dienen. Zo controleert IT de vertaling voordat de koppeling live gaat.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Klantcase

Zo draait het bij Farmplus

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

Farmplus

Groothandel

Farmplus gebruikt Visma YouServe als bron voor Active Directory. Bij een nieuwe medewerker of een vertrek komt er een serviceverzoek in Freshservice, en mobiele nummers uit TOPdesk komen via Joinly in Active Directory.

Lees het klantverhaal

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja, dat is precies wat deze koppeling doet. Voor elke nieuwe medewerker komt een serviceverzoek uit het onboardingitem en voor elke vertrekker een uit het offboardingitem, met de middelen die HR heeft aangevinkt.

Maakt KoppelHet ook het account in Active Directory?

Dat is een aparte koppeling op dezelfde bron. Draaien beide, dan start de melding van die koppeling het serviceverzoek in Freshservice.

Kunnen we de taken zelf blijven inrichten?

Ja. KoppelHet dient alleen het verzoek in en vult de velden. Welke taken en goedkeuringen volgen, regelen jullie in het catalogusitem in Freshservice.

Wat als een startdatum verschuift?

Het verzoek wordt één keer ingediend, bij de melding van een aankomende medewerker. Een latere verschuiving past de servicedesk nu in het verzoek zelf aan; een automatische notitie spreken we af als jullie die willen.

Hoe zit het met de AVG?

Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen de velden die in het verzoek zijn vastgelegd, gaan naar Freshservice.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

De melding komt van de lifecycle-webhook van de koppeling YouServe naar Active Directory op het KoppelHet-platform (fasen pre-joiner en leaver), beveiligd met een webhooksleutel. De medewerker en zijn extra velden worden daarna opgehaald uit YouServe.
Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2: POST /api/v2/service_catalog/items/{display_id}/place_request met email en custom_fields; de lijst met catalogusitems via de service catalog-API. Rate limits per minuut per abonnement, met Retry-After bij HTTP 429.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Visma YouServe	Veld in Freshservice	Toelichting
`Aankomende medewerker of vertrekker`	`Catalogusitem voor onboarding of offboarding (display_id)`	Het item kiest de servicedesk uit een lijst die KoppelHet uit Freshservice leest
`User principal name of zakelijk e-mailadres`	`email van het serviceverzoek`	Het verzoek staat op naam van de medewerker
`Datum in dienst`	`custom_fields: startdatum`
`Datum uit dienst`	`custom_fields: einddatum`
`Voornaam, achternaam, functie, afdeling en locatie`	`custom_fields van het item`	Per veld in te stellen
`Leidinggevende (naam en e-mailadres)`	`custom_fields: leidinggevende`
`Aanvraag laptop (extra veld in YouServe)`	`custom_fields: laptop ja of nee`
`Aanvraag mobiele telefoon (extra veld)`	`custom_fields: telefoon ja of nee`
`Aanvraag account (extra veld)`	`custom_fields: account ja of nee`

Bronnen