Werkplek- en vakapplicaties
Slack, Atlassian en Bitwarden koppelen met HR of Entra ID
Een koppeling met Slack, Atlassian Cloud of Bitwarden maakt gebruikers aan vanuit Microsoft Entra ID of het HR-systeem, zet ze in de juiste groepen en zet ze bij vertrek uit. KoppelHet bouwt dat vanuit Entra ID, AFAS of Workday, met geneste groepen in Bitwarden, terugkerende collega's en gasten met een einddatum in Slack, en groepen rechtstreeks uit HR als alleen HR de juiste afdeling en functie kent.
Wat het is
Samenwerkingstools en wachtwoordkluizen draaien op groepen. Wie in de groep van een team zit, ziet de kanalen, spaces en gedeelde collecties van dat team. Klopt de groep niet, dan klopt de toegang niet.
Het gaat mis op de randen: een groep van subgroepen die leeg blijft, een oud-collega die geen nieuw account kan krijgen, of een e-mailadres dat na een huwelijk verandert en een tweede uitnodiging oplevert.
Hoe de koppeling het regelt
- Bestaat een groep in Entra ID uit subgroepen, dan leest KoppelHet de geneste groepen uit en zet de leden zelf in de Bitwarden-groep.
- Bitwarden raadt aan te koppelen op het objectId uit Entra ID in plaats van het e-mailadres. KoppelHet zet dat eenmalig bij bestaande leden en meldt wie niet te koppelen is.
- Rechtstreeks uit AFAS komt een medewerker in de Bitwarden-groep van zijn eenheid en van de vestiging erboven, plus extra groepen per functie uit een tabel die HR beheert.
- Slack kan een gebruiker niet verwijderen, alleen deactiveren. Komt een oud-collega terug, dan zet KoppelHet de oude Slack-gebruiker weer aan, met zijn eerdere berichten en kanalen.
- Externen worden in Slack een gast met de einddatum van hun opdracht als vervaldatum.
- Groepen uit AFAS krijgen in Atlassian een vast voorvoegsel en de code van de eenheid, zodat een afdeling die zo heet als een standaardgroep niet stil wegvalt en kleine naamswijzigingen geen nieuwe groep vragen.
Randgevallen die we meenemen
- Atlassian staat het automatisch aanmaken van accounts vanuit een externe bron alleen toe met Atlassian Guard Standard. Dat checken we voor de start.
- Een volledige update in Atlassian maakt elk veld leeg dat niet wordt meegestuurd. KoppelHet past alleen de velden aan die uit HR komen, zodat een zelfgekozen tijdzone of taal blijft staan.
- Een Slack-gebruikersnaam is maximaal 21 tekens en deelt de naamruimte met kanaalnamen. Bij een botsing kiest KoppelHet een afgesproken variant.
- Uitschakelen in Entra ID trekt het lid in Bitwarden in. Pas na definitief verwijderen, na dertig dagen, verdwijnt het lid uit de organisatie, dus een vergissing is te herstellen zonder nieuwe uitnodiging.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet bouwt de koppeling vanuit Entra ID of rechtstreeks vanuit AFAS of Workday, afhankelijk van waar de juiste afdeling en functie staan. Geneste groepen, gasten, herindiensttreding en matching van bestaande leden nemen we mee in het ontwerp.
Veelvoorkomende koppelingen
BiMicrosoft Entra ID → Bitwarden
Entra ID Bitwarden koppeling: leden en groepen uit Entra ID, toegang dicht bij uitschakelen
BiAFAS Profit → Bitwarden
AFAS Bitwarden koppeling: leden en groepen uit AFAS, ingetrokken na de laatste werkdag
BiOkta → Bitwarden
Okta Bitwarden koppeling: leden en groepen uit Okta, ingetrokken bij deactiveren
Microsoft Entra ID → Slack
Entra ID Slack koppeling: Slack-accounts en user groups vanuit Microsoft Entra ID, ook bij herindiensttreding
Workday → Slack
Workday Slack koppeling: Slack-account op de eerste werkdag, manager en team uit Workday
ACAFAS Profit → Atlassian Cloud (Jira en Confluence)
AFAS Atlassian koppeling: medewerkers uit AFAS Profit als beheerde accounts in Jira en Confluence
Veelgestelde vragen
Werkt de koppeling ook met Slack Enterprise?
Ja. KoppelHet koppelt ook een Slack Enterprise-organisatie, met oud-collega's die terugkomen, gasten met een einddatum en de startdatum in het profiel.
Wat gebeurt er met berichten en pagina's van een vertrekker?
Slack en Atlassian deactiveren het account. Berichten, Confluence-pagina's en Jira-issues blijven staan en aan de vertrekker gekoppeld.
Wat gebeurt er als een oud-collega terugkomt?
Slack kan een gebruiker niet verwijderen, alleen deactiveren. KoppelHet zet de oude Slack-gebruiker weer aan, met zijn eerdere berichten en kanalen, in plaats van een tweede account te maken.
Meer over Accounts in applicaties
Accounts in applicaties: het overzicht
Commerciële en projectapplicaties
Werkplek- en vakapplicaties
- Samenwerken en wachtwoordbeheerSlack, Jira en Confluence, en Bitwarden met groepen uit HR of Entra ID.
- Vakapplicaties in bouw en onderwijsRechten in 4PS Construct en accounts in ESIS vanuit Entra ID.