Gebruikers in 4PS Construct en ESIS vanuit Entra ID

Wat het is

In een vakapplicatie zit het werk zelf: boekingen en goedkeuringen in 4PS, leerlinggegevens in ESIS. Wie welke administratie of school ziet, hangt af van functie en vestiging, en dat is meer dan een account aan of uit.

Zonder koppeling kent een beheerder rechten met de hand toe, per administratie of per school. Een uitgeschakeld account kan in de vakapplicatie nog actief staan, terwijl daar juist gevoelige gegevens zitten.

Hoe de koppeling het regelt

• In 4PS kent KoppelHet de permission sets toe die bij functie en werkmaatschappij uit Entra ID horen, in plaats van groepen die IT met de hand bijhoudt.
• Business Central zet een uitgeschakeld Entra-account pas om als een beheerder de gebruikers bijwerkt. KoppelHet zet de 4PS-gebruiker op uitgeschakeld zodra Entra ID dat meldt, en verwijdert nooit.
• KoppelHet vergelijkt elke dag de toegekende rechten in 4PS met de rollentabel en meldt afwijkingen.
• In ESIS maakt de koppeling eerst de medewerker met aanstelling en taakstelling op de school die bij de groep in Entra ID hoort, en koppelt daarna de gebruiker.
• Werkt iemand op twee scholen, dan staat hij in twee schoolgroepen en krijgt hij in ESIS een taakstelling op beide vestigingen, met één gebruiker.
• Bij vertrek blokkeert KoppelHet de ESIS-gebruiker zodra het account in Entra ID wordt uitgeschakeld, niet pas bij een latere opschoning.

Randgevallen die we meenemen

• In de cloudversie van 4PS bestaat een gebruiker pas na aanmaken in Microsoft 365. Het aanmaken laat KoppelHet aan 4PS zelf; de koppeling begint zodra de gebruiker in 4PS staat.
• Draait 4PS on-premises, dan zijn Entra-groepen alleen vanaf bepaalde Business Central-versies als beveiligingsgroep te gebruiken. Op oudere versies kent KoppelHet de permission sets per gebruiker toe.
• ESIS geeft medewerkers door aan applicaties als Basispoort en het ouderportaal. Het e-mailadres uit Entra ID moet kloppen voordat de medewerker in ESIS komt.
• Voor invallers en stagiairs spreken we af welke groep in Entra ID hen in ESIS brengt.

Wat KoppelHet doet

KoppelHet bouwt de koppeling zo dat functie en werkmaatschappij of school uit Entra ID de rechten bepalen, en dat vertrek direct doorwerkt. Kan in plaats van Entra ID ook het HR-systeem de bron zijn, dan kan dat later als uitbreiding. Reken op twee tot vier weken tot livegang.

Veelvoorkomende koppelingen

→

Microsoft Entra ID → 4PS Construct

Entra ID 4PS Construct koppeling: gebruikers en rechten per administratie, uitgeschakeld bij vertrek

→

Microsoft Entra ID → ESIS

Entra ID ESIS koppeling: leerkrachten automatisch in ESIS, toegang weg bij vertrek

→

Microsoft Entra ID → Somtoday

Entra ID Somtoday koppeling: personeel automatisch in Somtoday, met vestiging, functie en datum uit dienst

→

Microsoft Entra ID → Magister

Entra ID Magister koppeling: personeelsaccounts in Magister via de SCIM-API, geblokkeerd bij vertrek

• 4PS Construct
• ESIS
• Microsoft Entra ID

• Identity en access management

Klantcases

Tabijn

Onderwijs

Tabijn gebruikt HR2Day als bron voor Entra ID, en Entra ID als bron voor ESIS. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een account, vertrekkers worden gedeactiveerd, en in ESIS krijgt iedereen toegang tot de scholen waar hij of zij werkt.

Lees het klantverhaal

Spaarnesant

Onderwijs

Spaarnesant gebruikt Entra ID als bron voor ESIS. Een actief account in Entra ID levert een ESIS-gebruiker op met single sign-on en toegang tot de juiste scholen; wordt het account uitgeschakeld, dan volgt ESIS automatisch.

Lees het klantverhaal

Veelgestelde vragen

Verder lezen

• 4PS Construct en ESIS koppelen aan Entra ID: rechten en vertrek

Meer over Accounts in applicaties

Accounts in applicaties: het overzicht