Accounts in applicaties
Workday Slack koppeling: Slack-account op de eerste werkdag, manager en team uit Workday
Met een koppeling tussen Workday en Slack krijgt elke nieuwe medewerker uit Workday op zijn eerste werkdag een Slack-account met functie, team, manager en startdatum, in de tijdzone van zijn locatie. Inhuurkrachten uit Workday worden een gast die vanzelf verloopt op het einde van hun opdracht, en bij vertrek of herindiensttreding volgt Slack de datums in Workday.
Wat de koppeling doet
Wie HR in Workday voert en Slack als belangrijkste werkplek gebruikt, maakt accounts vaak met de hand aan op basis van een periodiek rapport, zodat nieuwe collega's soms hun eerste dag zonder Slack beginnen. Inhuurkrachten houden na hun laatste dag een volledig account, en na een reorganisatie kloppen de user groups niet meer.
- HR rondt in Workday de hire af, vaak weken voor de startdatum.
- Op de eerste werkdag, in de tijdzone van de locatie, maakt KoppelHet het Slack-account aan met startdatum, functie en manager, of heractiveert het oude account bij een rehire.
- De medewerker komt in de user group van zijn supervisory organization en verhuist mee bij een teamwissel.
- Een inhuurkracht wordt een gast voor meerdere kanalen, met de einddatum van zijn contract als vervaldatum.
- Aan het einde van de laatste werkdag deactiveert KoppelHet het account.
Waar je op let bij Workday en Slack
- Workday legt een hire vaak weken vooruit vast, maar Slack kent geen account dat klaarstaat zonder actief te zijn. KoppelHet maakt het account daarom pas aan op de startdatum, in de tijdzone van de Workday-locatie, zodat een collega in Toronto en een in Utrecht allebei op hun eigen eerste ochtend kunnen inloggen.
- Slack heeft een profielveld voor de startdatum. KoppelHet vult het met de hire date uit Workday, zodat in Slack zichtbaar is wie er net begonnen is, zonder dat iemand het met de hand invult.
- Workday beheert inhuurkrachten als contingent worker met een contracteinde. Slack kan via provisioning een gast voor meerdere kanalen maken met een vervaldatum. KoppelHet zet het contracteinde uit Workday als vervaldatum, zodat de toegang ook stopt als niemand de beëindiging afrondt.
- Bij een rehire houdt Workday het oude personeelsnummer. Slack weigert een nieuw account als het e-mailadres al bij een gedeactiveerde gebruiker hoort. KoppelHet vindt de oude Slack-gebruiker via het personeelsnummer en zet die weer aan.
- Slack verwacht als manager de Slack-ID van een bestaande gebruiker, terwijl Workday de manager als medewerker kent. Bij een nieuwe manager en een nieuw team op dezelfde dag maakt KoppelHet eerst de manager aan en zet daarna de verwijzing bij zijn medewerkers.
- Na een reorganisatie in Workday verhuizen medewerkers naar een andere supervisory organization. KoppelHet past het lidmaatschap van de user groups aan; de vermelding met @ zet de Slack-beheerder één keer zelf, omdat Slack die niet via provisioning laat instellen.
- Company, kostenplaats en divisie uit Workday worden in Slack eigen profielvelden. Slack staat er maximaal vijftig toe. KoppelHet stuurt alleen de velden die collega's in Slack echt nodig hebben, zodat er ruimte blijft voor velden die de organisatie zelf aanmaakt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Loopt Slack bij ons niet al via Entra ID of Okta?
Dat kan, en dan is die koppeling de plek waar HR-gegevens binnenkomen. Workday rechtstreeks naar Slack past als startdatum, inhuur met einddatum en teams uit Workday in Slack moeten kloppen en de identity provider die niet meegeeft.
Kan een nieuwe collega al voor zijn eerste dag in Slack?
Als jullie dat willen, ja, bijvoorbeeld een week vooraf voor een welkomstkanaal. Het account is dan wel meteen actief; dat spreken we per organisatie af.
Wat gebeurt er met berichten van een vertrekker?
Slack verwijdert gebruikers niet, het deactiveert ze. Berichten en bestanden blijven staan volgens het bewaarbeleid van jullie Slack-omgeving.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport of Workday Web Services met een Integration System User, op afgeronde business processes (Hire, Rehire, Change Job, Contract Contingent Worker, Terminate).
- Naar Slack schrijven we via de Slack SCIM API met een OAuth-token met de scope admin, gemaakt door een Owner of Admin; op een Enterprise-organisatie geïnstalleerd op organisatieniveau. Gebruikers met POST, PATCH en DELETE /Users (deactiveren), heractiveren met active = true; startDate via urn:scim:schemas:extension:slack:profile:1.0; gasten via urn:scim:schemas:extension:slack:guest:1.0 (type multi, expiration); user groups via /Groups.
- De SCIM API is alleen beschikbaar op Slack Business+ en Enterprise en geeft HTTP 429 bij te veel aanroepen; gebruikerslijsten worden opgehaald in pagina's van maximaal 1.000.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Slack | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | enterprise.employeeNumber | Vaste sleutel; bij rehire blijft hij gelijk |
Naamgevingsregel | userName | Maximaal 21 tekens |
Preferred_Name | name.givenName, name.familyName en displayName | |
Werk-e-mail | emails | |
Business_Title | title | |
Company en Cost_Center | enterprise.organization en enterprise.costCenter | |
Manager | enterprise.manager.managerId | Opgezocht als Slack-ID van de manager |
Hire_Date | profile.startDate | |
Location (tijdzone en land) | timezone en preferredLanguage | |
Supervisory_Organization | Lidmaatschap user group | |
Contract_End_Date (inhuur) | Gast met expiration |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors