Commerciële en projectapplicaties
Medewerkers in Simplicate vanuit HR of Entra ID
Een koppeling naar Simplicate zet elke nieuwe medewerker uit het HR-systeem of Microsoft Entra ID automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en rooster, en sluit het rooster af bij vertrek. KoppelHet bouwt dat vanuit AFAS, Loket, Personio, Workday, HiBob en andere HR-systemen, of vanuit Entra ID als er geen HR-systeem is dat de bron kan zijn.
Wat het is
In Simplicate schrijven medewerkers uren, en zonder rooster zijn die uren niet te verantwoorden. Projectleiders zoeken collega's op naam en team, en goedkeuringen lopen via de leidinggevende.
Zonder koppeling voert de officemanager elke nieuwe collega een tweede keer in. Een vertrekker blijft in de planning staan, en bij een reorganisatie past iemand alle leidinggevenden een voor een aan.
Hoe de koppeling het regelt
- De medewerker komt in Simplicate met roepnaam als voornaam, voorletters apart, leidinggevende, team en rooster.
- Bij AFAS wacht KoppelHet tot de workflow voor indiensttreding is afgerond, want een medewerker met historie is in Simplicate niet meer te verwijderen.
- Was de nieuwe collega eerder stagiair of contactpersoon bij een klant, dan gebruikt KoppelHet die bestaande persoon in het CRM van Simplicate en maakt geen tweede aan.
- Wisselt een eenheid in AFAS van manager, dan krijgen alle medewerkers van die eenheid in Simplicate de nieuwe leidinggevende.
- Vrije velden in AFAS, zoals declarabel werk of discipline, komen in eigen velden bij de Simplicate-medewerker, zodat een projectleider kan filteren zonder AFAS te openen.
- Met Entra ID als bron krijgt elke nieuwe medewerker een standaardrooster per afdeling. Een aangepast rooster voor een parttimer overschrijft de koppeling niet.
Randgevallen die we meenemen
- Teams in Simplicate kunnen via de API alleen worden toegewezen, niet aangemaakt. Een nieuwe eenheid of groep zonder team komt als melding bij de beheerder.
- Iemand met twee dienstverbanden is in Simplicate één medewerker. Pas als het laatste dienstverband eindigt, sluit KoppelHet het rooster af.
- Elke actieve gebruiker kost een licentie. Met Entra ID als bron gaan alleen accounts van het type medewerker mee, geen gasten of servicesaccounts.
- Simplicate verlaagt het aantal licenties niet vanzelf. De beheerder blokkeert de gebruiker en kiest of het abonnement omlaag gaat.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet zet de medewerker klaar in Simplicate; het uitnodigen als gebruiker doet de beheerder, omdat de API van Simplicate dat niet kent en de licentie dan ingaat. Kostprijs en salaris blijven buiten de koppeling. Reken op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Simplicate
AFAS Simplicate koppeling: nieuwe medewerkers uit AFAS klaar in Simplicate, rooster en leidinggevende inbegrepen
Microsoft Entra ID → Simplicate
Entra ID Simplicate koppeling: Microsoft-accounts als medewerker in Simplicate, zonder licenties voor gasten
Loket → Simplicate
Loket Simplicate koppeling: medewerkers en werkroosters uit de salarisadministratie in Simplicate
Personio → Simplicate
Personio Simplicate koppeling: medewerkers uit Personio in Simplicate, met contracturen en einddatum
Workday → Simplicate
Workday Simplicate koppeling: Nederlandse workers uit Workday als medewerker in Simplicate
HiBob → Simplicate
HiBob Simplicate koppeling: medewerkers en werkpatronen uit Bob in Simplicate
Veelgestelde vragen
Wordt de nieuwe collega ook gebruiker in Simplicate?
De koppeling zet alles klaar. Het uitnodigen als gebruiker doet de beheerder, omdat de API van Simplicate dat niet kent en de licentie dan ingaat.
Kan de koppeling ook de kostprijs per medewerker vullen?
Niet standaard. Daarvoor is salaris uit HR nodig, en die gegevens houden we buiten de koppeling. Het kostprijstarief stelt de controller in Simplicate in.
Kunnen we niet gewoon met Microsoft inloggen in Simplicate?
Hoe collega's inloggen, staat los van deze koppeling. De koppeling zorgt dat de medewerker in Simplicate bestaat, met de juiste leidinggevende, het juiste team en een rooster.
Meer over Accounts in applicaties
Accounts in applicaties: het overzicht
Commerciële en projectapplicaties
- CRM-gebruikers en licentiesSalesforce- en HubSpot-gebruikers met profiel, team en seat uit HR of Entra ID.
- Projectadministratie en urenMedewerkers met leidinggevende, team en rooster in Simplicate.