Accounts in applicaties
Entra ID Slack koppeling: Slack-accounts en user groups vanuit Microsoft Entra ID, ook bij herindiensttreding
Met een koppeling tussen Microsoft Entra ID en Slack krijgt elke collega in de juiste Entra-groep automatisch een Slack-account met naam, functie, afdeling en manager, en wordt het account gedeactiveerd zodra hij uit de groep gaat of zijn account uitgaat. KoppelHet werkt ook voor een Slack Enterprise-organisatie, zet oud-collega's die terugkomen weer aan, maakt externen gast met een einddatum en zet de startdatum in het Slack-profiel.
Wat de koppeling doet
Organisaties die alle accounts in Entra ID beheren en in Slack werken, lopen bij het aanmaken van accounts tegen dezelfde dingen aan. Een collega die terugkomt, krijgt geen account omdat zijn oude e-mailadres nog bij een gedeactiveerde gebruiker hoort, een nieuwe achternaam komt niet vanzelf in Slack, en freelancers krijgen een volledig account in plaats van een gastaccount met einddatum.
- IT zet een nieuwe collega in de Entra-groep voor Slack en zijn afdelingsgroep.
- KoppelHet kijkt eerst of Slack al een gedeactiveerde gebruiker met dat e-mailadres of personeelsnummer heeft, en heractiveert die in plaats van een nieuwe aan te maken.
- Anders maakt KoppelHet het account aan met naam, functie, afdeling, manager en startdatum, en zet de collega in de user group van zijn afdeling.
- Externen worden een gast met een einddatum, zodat hun toegang vanzelf stopt.
- Schakelt IT het account uit, dan deactiveert KoppelHet de Slack-gebruiker.
Waar je op let bij Microsoft Entra ID en Slack
- Slack kan een gebruiker niet verwijderen, alleen deactiveren, en weigert een nieuw account met een e-mailadres dat al bij een gedeactiveerde gebruiker hoort. Komt een oud-collega terug, dan zoekt KoppelHet de oude Slack-gebruiker op en zet die weer aan, met zijn eerdere berichten en kanalen.
- Een nieuwe achternaam in Entra ID hoort ook in de weergavenaam in Slack, die collega's in elk kanaal zien. KoppelHet werkt de weergavenaam bij elke naamswijziging bij.
- Bij een Slack Enterprise-organisatie moet het token van de organisatie zelf komen, niet van één werkruimte, en worden groepen IDP-groepen. KoppelHet richt de koppeling op organisatieniveau in.
- Een Slack-gebruikersnaam is maximaal 21 tekens en deelt de naamruimte met kanaalnamen, dus een collega kan geen gebruikersnaam krijgen die al een kanaal is. KoppelHet maakt de gebruikersnaam uit Entra ID kort genoeg en kiest bij een botsing een afgesproken variant.
- Gasten voor één kanaal kunnen volgens Slack niet volledig via provisioning worden aangemaakt; gasten voor meerdere kanalen wel, met een vervaldatum. KoppelHet maakt externen uit Entra ID een gast met de einddatum van hun opdracht.
- Slack heeft een profielveld voor de startdatum, zodat collega's zien wie er net begonnen is. Entra ID kent wel een indiensttredingsdatum; KoppelHet zet die in het Slack-profiel.
- Een vermelding als @finance kan niet via provisioning worden ingesteld. De beheerder maakt de user group en de vermelding één keer aan in Slack; KoppelHet houdt daarna het lidmaatschap gelijk met de afdelingsgroep in Entra ID.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Slack Pro?
Nee. De SCIM API van Slack is alleen beschikbaar op Business+ en Enterprise. Op lagere abonnementen kan geen enkele koppeling accounts automatisch beheren.
Waarom Entra ID als bron en niet het HR-systeem?
Als IT de groepen in Entra ID al goed bijhoudt, is dat de kortste weg. Moeten startdatum en afdeling rechtstreeks uit HR komen, dan kan het HR-systeem de bron zijn; zie Workday naar Slack.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Entra ID wordt gelezen via Microsoft Graph met een delta-query op gebruikers en groepslidmaatschap, met een app registration met alleen leesrechten. Gebruikte velden onder meer employeeId, employeeHireDate, displayName, jobTitle, department, manager, userType en accountEnabled.
- Naar Slack schrijven we via de Slack SCIM API (v2) met een OAuth-token met de scope admin. DELETE /Users zet een gebruiker op gedeactiveerd; heractiveren gaat met active = true. De startdatum gaat via het schema urn:scim:schemas:extension:slack:profile:1.0, gasten via urn:scim:schemas:extension:slack:guest:1.0 met type multi en expiration.
- Slack staat matching alleen toe op userName en e-mail. Slack begrenst de SCIM API met HTTP 429 en maximaal 50 eigen profielvelden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Entra ID | Veld in Slack | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | enterprise.employeeNumber | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
mailNickname (ingekort) | userName | Maximaal 21 tekens, uniek en niet gelijk aan een kanaalnaam |
givenName en surname | name.givenName en name.familyName | |
displayName | displayName | Ook bij wijzigingen, niet alleen bij aanmaken |
mail | emails | |
jobTitle | title | |
department en companyName | enterprise.department en enterprise.organization | |
manager | enterprise.manager.managerId | Opgezocht als Slack-ID van de manager |
employeeHireDate | profile.startDate | |
userType = Guest of externe groep | Gast met einddatum | |
accountEnabled | active |
Gerelateerd
ADP GlobalView → Microsoft Entra ID
ADP GlobalView Entra ID koppeling: accounts per land uit de internationale payroll
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie
ADP Workforce Now → Microsoft Entra ID
ADP Workforce Now Entra ID koppeling: Microsoft-accounts uit ADP, met het werkadres terug in ADP
AFAS Profit → Microsoft Entra ID
AFAS koppelen met Microsoft Entra ID