ACAccounts in applicaties
AFAS Atlassian koppeling: medewerkers uit AFAS Profit als beheerde accounts in Jira en Confluence
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Atlassian Cloud krijgt elke nieuwe medewerker uit AFAS een beheerd Atlassian-account met functie, afdeling en werkgever, en komt hij in de groepen die toegang geven tot Jira en Confluence. Op de datum uit dienst in AFAS wordt het account gedeactiveerd en verdwijnt de toegang, terwijl pagina's en issues van de medewerker blijven staan.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in AFAS beheert en Jira en Confluence in Atlassian Cloud gebruikt, nodigt nieuwe collega's met de hand uit en zet ze in groepen. Na een vertrek blijft het Atlassian-account vaak actief tot iemand de licentielijst nakijkt, en functie en afdeling in de profielen raken verouderd.
- HR voert een nieuwe medewerker in AFAS in, met functie, afdeling en werkadres.
- KoppelHet maakt het account aan in de Atlassian-directory van jullie organisatie, of koppelt een bestaand account met hetzelfde werkadres.
- De medewerker komt in de groepen van zijn afdeling en functie. Aan die groepen hebben jullie in Atlassian de apps toegekend.
- Wijzigt de functie of afdeling in AFAS, dan volgen profiel en groepen.
- Op de datum uit dienst deactiveert KoppelHet het account. Pagina's, issues en historie blijven bestaan.
Waar je op let bij AFAS Profit en Atlassian Cloud (Jira en Confluence)
- Atlassian staat het automatisch aanmaken van accounts vanuit een externe bron alleen toe met een Atlassian Guard Standard-abonnement. Zonder Guard kan KoppelHet geen beheerde accounts in jullie directory zetten; dat checken we voor de start.
- Bestaat er al een Atlassian-account met hetzelfde werkadres op een geverifieerd domein, dan koppelt Atlassian dat aan de medewerker uit AFAS. KoppelHet controleert daarom eerst of de werkadressen in AFAS kloppen, zodat oude accounts en hun pagina's bij de juiste persoon terechtkomen.
- Een groep die via deze koppeling ontstaat, is in Atlassian alleen-lezen en kan niet worden hernoemd. Krijgt een organisatorische eenheid in AFAS een nieuwe naam, dan maakt KoppelHet een nieuwe groep, verhuist de leden en ruimt de oude op. De code van de eenheid in de groepsnaam voorkomt dat bij kleine naamswijzigingen.
- Een groep met dezelfde naam als een standaardgroep van Atlassian lijkt aan te komen, maar wordt niet naar de site gesynchroniseerd. KoppelHet geeft groepen uit AFAS daarom een vast voorvoegsel, zodat een afdeling die toevallig zo heet niet stil wegvalt.
- Een volledige update in Atlassian maakt elk veld leeg dat niet wordt meegestuurd. KoppelHet past alleen de velden aan die uit AFAS komen, zodat een tijdzone of taal die de medewerker zelf koos blijft staan.
- Verwijderen via de koppeling betekent in Atlassian deactiveren; het account blijft bestaan. Dat past bij een vertrek in AFAS, want Confluence-pagina's en Jira-issues van de vertrekker blijven leesbaar en aan hem gekoppeld.
- Het Atlassian-profiel kent functie, afdeling en organisatie, maar geen leidinggevende. De leidinggevende uit AFAS gaat dus niet mee; wil een team per manager werken, dan kan een groep per leidinggevende.
- Wie in Atlassian toegang heeft, bepalen de groepen. Omdat de groepen uit de afdeling of functie in AFAS komen, krijgen alleen medewerkers die Jira of Confluence nodig hebben een licentie, en niet automatisch de hele organisatie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben Entra ID al gekoppeld aan Atlassian. Hebben we dit dan nodig?
Waarschijnlijk niet. Laat Entra ID dan de bron voor Atlassian blijven en zorg dat AFAS de accounts en groepen in Entra ID vult. Dat is één koppeling in plaats van twee bronnen voor dezelfde accounts.
Kunnen we profielen nog zelf aanpassen in Atlassian?
Nee. Accounts en groepen uit de koppeling beheer je volgens Atlassian alleen vanuit de bron. Wijzigingen doe je in AFAS; de rechten binnen Jira en Confluence blijven jullie zelf instellen.
Wat gebeurt er met externe gebruikers en freelancers?
Die blijven buiten de koppeling, tenzij ze in AFAS staan. Hun bestaande toegang verandert niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector (medewerkers met functie, organisatorische eenheid, werkgever, werkadres en datum uit dienst) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- Naar Atlassian via de User provisioning REST API (SCIM 2.0) op https://api.atlassian.com/scim/directory/{directoryId}, met de API-key van de directory als bearer token. Users: POST voor aanmaken (409 als de gebruiker al bestaat), PATCH voor wijzigingen; PUT wist niet meegestuurde attributen. DELETE deactiveert, net als active op false.
- Groups via dezelfde API: een bestaande naam geeft 409, hernoemen wordt niet ondersteund, en namen van standaardgroepen worden niet naar de site gesynchroniseerd. Limieten volgens Atlassian: 150.000 gebruikers per directory en 35.000 per groep. employeeNumber via de enterprise-extensie (urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Atlassian Cloud (Jira en Confluence) | Toelichting |
|---|---|---|
E-mail werk | userName en emails | Ook de koppeling met een bestaand account |
Roepnaam | name.givenName | |
Voorvoegsel + Achternaam | name.familyName | |
Roepnaam + Voorvoegsel + Achternaam | displayName | |
Functie | title | |
Organisatorische eenheid | department | |
Werkgever | organization | |
Medewerkernummer | employeeNumber (enterprise-extensie) | |
Organisatorische eenheid of functie | Groepslidmaatschap (Groups) | Groepsnaam met vast voorvoegsel en de code van de eenheid |
Datum uit dienst | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit