BiAccounts in applicaties
AFAS Bitwarden koppeling: leden en groepen uit AFAS, ingetrokken na de laatste werkdag
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Bitwarden wordt elke medewerker uit AFAS lid van de Bitwarden-organisatie, in de groepen van zijn organisatorische eenheid en functie, en wordt hij na de laatste werkdag van zijn laatste dienstverband ingetrokken. De groepen bepalen tot welke gedeelde collecties iemand toegang heeft, zodat een overstap in AFAS ook de toegang tot wachtwoorden verandert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS Profit voor HR gebruiken en gedeelde inloggegevens in Bitwarden bewaren, voegen nieuwe collega's met de hand toe. Wie van team wisselt, blijft vaak in de groep van het oude team staan en houdt zo toegang tot collecties die niet meer bij zijn werk horen.
- HR voert een nieuwe medewerker in AFAS in, met eenheid, functie en datum in dienst.
- Op de datum in dienst nodigt KoppelHet de medewerker uit in Bitwarden, in de groepen van zijn eenheid en functie.
- Na het accepteren bevestigt een beheerder het lid, en de collecties van zijn groepen worden zichtbaar.
- Bij een andere eenheid of functie in AFAS verhuist het lid op de ingangsdatum naar de nieuwe groepen en verliest het de oude.
- Na de laatste werkdag wordt het lid ingetrokken. Na de termijn die jullie kiezen, verwijdert KoppelHet het lid uit de organisatie.
Waar je op let bij AFAS Profit en Bitwarden
- Organisatorische eenheden in AFAS zijn hiërarchisch, bijvoorbeeld een team onder een vestiging. KoppelHet zet een medewerker in de groep van zijn eigen eenheid en in die van de vestiging erboven, zodat een collectie voor de hele vestiging ook voor elk team geldt.
- Sommige collecties horen bij een functie en niet bij een team, zoals bankomgevingen voor de salarisafdeling. HR beheert een tabel van AFAS-functie naar extra Bitwarden-groep; een nieuwe functie vraagt geen aanpassing van de koppeling.
- Bij een overstap naar een andere eenheid haalt KoppelHet het lid op de ingangsdatum uit de oude groep. Het lid blijft in de organisatie en houdt zijn eigen kluis; alleen de collecties van het oude team verdwijnen.
- Een medewerker kan in AFAS meerdere dienstverbanden hebben. Het lid blijft actief zolang er één loopt, en wordt pas na de einddatum van het laatste ingetrokken.
- Ingetrokken leden tellen in Bitwarden niet als licentie en kunnen niet bij collecties. KoppelHet trekt eerst in en verwijdert pas na een termijn, zodat een te vroeg ingevoerde einddatum te herstellen is zonder dat de medewerker opnieuw moet worden uitgenodigd.
- Uit AFAS gaan alleen personeelsnummer, werkadres, eenheid en functie naar Bitwarden. KoppelHet leest met een eigen app connector zonder BSN, salaris of privéadres, en de Bitwarden-koppeling kan zelf niet bij de inhoud van de kluis.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben Entra ID. Is SCIM dan niet beter?
Als de groepen in Entra ID al kloppen met teams en functies, is de SCIM-koppeling van Bitwarden met Entra ID de eenvoudigste route. Deze koppeling is voor organisaties waar alleen AFAS de juiste eenheid en functie kent.
Maakt de koppeling ook collecties aan?
Nee. Collecties en welke groep er toegang toe heeft, richten jullie in Bitwarden in. De koppeling zorgt dat de juiste mensen in de groepen zitten.
Wat als het werkadres nog niet in AFAS staat?
Dan wacht KoppelHet met uitnodigen tot het er staat, en meldt het na de datum in dienst aan HR. Een uitnodiging naar een privéadres sturen we niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met GetConnectors voor medewerkers, dienstverbanden en organisatorische eenheden (met bovenliggende eenheid), gefilterd op wijzigingsdatum. Alleen de velden uit de mapping.
- Naar Bitwarden schrijven we via de Bitwarden Public API (api.bitwarden.com of api.bitwarden.eu) met de organisatie-API-sleutel (grant_type client_credentials, scope api.organization; token 3600 seconden). Leden en groepen met externalId, intrekken en herstellen via de member-endpoints uit release 2026.2, lijsten met continuationToken. Beschikbaar voor Teams- en Enterprise-organisaties.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Bitwarden | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | externalId van het lid | |
E-mail werk | email | |
Organisatorische eenheid (code en omschrijving) | Groep: externalId en name | |
Functie | Extra groep via een tabel die HR beheert | |
Datum in dienst | Moment van uitnodigen | |
Einddatum laatste dienstverband | Lid intrekken | |
Einddatum plus termijn | Lid verwijderen |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit