Identity en access management
Nmbrs koppelen met Okta: de salarisadministratie als HR-bron voor Okta
Met een koppeling tussen Nmbrs en Okta wordt Nmbrs de HR-bron van Okta, zodat een nieuwe medewerker in Nmbrs een Okta-gebruiker wordt met bedrijf, afdeling, functie en de groepen die toegang geven tot apps. Na de datum uit dienst in Nmbrs haalt KoppelHet de medewerker uit de bron en deactiveert Okta de gebruiker.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bv's in Nmbrs die Okta gebruiken voor toegang tot hun applicaties, maken Okta-gebruikers vaak met de hand aan na een mail van de salarisadministratie. Wie van bv wisselt, houdt dan vaak de toegang van de oude plek.
- Iemand met de juiste Nmbrs-login geeft de koppeling eenmalig leestoegang tot de bedrijven.
- KoppelHet levert de medewerkers van alle bedrijven aan Okta als HR-bron, met de afdelingen als groepen.
- Okta maakt de gebruikers aan en geeft via jullie groepsregels de apps van hun vestiging.
- Wisselt iemand van bv of afdeling, dan verhuist de gebruiker in Okta naar de groep van de nieuwe plek en vervalt de oude toegang.
- Na de datum uit dienst haalt KoppelHet de medewerker uit de bron en deactiveert Okta de gebruiker.
Waar je op let bij Nmbrs en Okta
- Okta biedt met Anything-as-a-Source een ingang om een eigen HR-bron aan te leveren. KoppelHet levert Nmbrs daar aan, met medewerkers, afdelingen als groepen en hun leden, zodat Okta de toegang bepaalt en niet een script van IT.
- Afdelingen zijn in Nmbrs lijsten per bedrijf, en dezelfde naam komt bij meerdere bv's voor. KoppelHet maakt per bedrijf een eigen groep in Okta, zodat een medewerker van de ene bv niet de apps van dezelfde afdeling bij een andere bv krijgt.
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf uniek. Okta heeft per gebruiker één vaste sleutel uit de bron; KoppelHet zet daarom de bedrijfscode voor het nummer.
- Een overstap naar een andere bv is in Nmbrs een uitdiensttreding bij het ene bedrijf en een indiensttreding bij het andere. KoppelHet herkent dezelfde persoon, zodat de Okta-gebruiker blijft bestaan en alleen de groepen wisselen.
- Okta bewaart gegevens uit zo'n HR-bron alleen als tekst. KoppelHet zet de datums uit Nmbrs in een vaste notatie, zodat regels in Okta op datum in of uit dienst kunnen werken.
- De koppeling gebruikt de nieuwe koppelvorm van Nmbrs, omdat de oude op 1 maart 2027 stopt, en leest alleen persoons-, dienstverband- en organisatiegegevens. Loon en BSN komen niet in Okta.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We gebruiken Nmbrs via ons administratiekantoor. Kan dat?
Ja. Het kantoor maakt een login op werkgeversniveau voor de koppeling.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Okta wordt gevoed via de Identity Sources API (custom identity source) met sessions, bulk-upsert voor gebruikers (profielattributen alleen als string), bulk-groups-upsert en bulk-group-memberships-upsert voor afdelingen per bedrijf, bulk-delete bij uit dienst en start-import.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf en personeelsnummer | externalId en employeeNumber | Bedrijfscode voor het nummer |
Roepnaam | firstName | |
Achternaam volgens naamstelling | lastName | |
Zakelijk e-mailadres of naamgevingsregel | login en email | |
Functie | title | |
Afdeling | department en groep | Groep per afdeling per bedrijf |
Bedrijf | organization | |
Leidinggevende | managerId | |
Datum in en uit dienst | Eigen attributen als tekst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning