Identity en access management
Workday Google Workspace koppeling: Google-accounts en bestandsoverdracht vanuit HR
Met een koppeling tussen Workday en Google Workspace krijgt elke nieuwe collega in Workday automatisch een Google-account, in de juiste organisatie-eenheid en met functie, afdeling, leidinggevende en groepen. Na de laatste werkdag wordt het account geschorst en gaan de Drive-bestanden naar de leidinggevende, zodat niemand meer hoeft uit te zoeken wie ze overneemt.
Wat de koppeling doet
Wie HR in Workday voert en Google Workspace voor mail en samenwerking gebruikt, laat IT Google-accounts aanmaken op basis van een melding uit Workday en ze met de hand in de juiste organisatie-eenheid zetten. Bij vertrek blijft onduidelijk wie de bestanden in Drive overneemt.
- HR rondt in Workday een indiensttreding af voor een bedrijf dat bij dit Google-domein hoort.
- Voor de startdatum staat het Google-account klaar, in de juiste organisatie-eenheid en met functie, afdeling en kostenplaats uit Workday.
- De leidinggevende staat erbij en de medewerker zit in de groepen van bedrijf, locatie en functie.
- Als jullie dat willen, gaat het nieuwe e-mailadres terug naar Workday als werkadres.
- Op de laatste werkdag wordt het account geschorst en gaan de Drive-bestanden naar de leidinggevende uit Workday.
Waar je op let bij Workday en Google Workspace
- Google legt de leidinggevende vast via diens e-mailadres. De leidinggevende moet dus al een Google-account hebben; KoppelHet verwerkt een nieuwe leidinggevende en zijn team in de juiste volgorde.
- Een vertrek staat in Workday vaak al weken voor de laatste dag vast. KoppelHet schorst het account pas op die dag, zodat de medewerker tot het einde bij mail en bestanden kan.
- Bij vertrek draagt KoppelHet de Drive-bestanden over aan de leidinggevende die Workday op de laatste dag van de medewerker aangeeft.
- Het werk-e-mailadres terugzetten in Workday loopt door het proces voor contactgegevens in Workday, inclusief eventuele goedkeuringsstappen die jullie daar hebben ingericht.
- Gegevens uit Workday die geen plek hebben in het standaardprofiel van Google, zoals het soort medewerker en het personeelsnummer, bewaren we in een eigen veld bij het account. Daar kunnen later groepen of uitzonderingen op worden gebaseerd.
- Een wereldwijde Workday-omgeving bedient vaak meerdere Google-domeinen of landen. Het bedrijf in Workday bepaalt het e-maildomein en de organisatie-eenheid, zodat een Nederlandse medewerker het Nederlandse beleid krijgt.
- Workday toont de roepnaam als die er is. Die gebruiken we voor de naam in Gmail en Meet; de officiële naam blijft in Workday voor contracten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers met hun Google-account inloggen bij Workday?
Dat is single sign-on en staat los van deze koppeling. De koppeling zorgt wel dat het e-mailadres in Workday en Google hetzelfde is, wat dat eenvoudiger maakt.
Wat gebeurt er met de mailbox na vertrek?
Het account wordt eerst geschorst. Wat daarna gebeurt, zoals doorsturen of archiveren, spreken we vooraf af.
Krijgen externe krachten ook een Google-account?
Als jullie dat willen. Ze krijgen dan een eigen organisatie-eenheid, zodat ander beleid voor ze kan gelden.
Werkt dit ook als niet heel Workday naar Google moet?
Ja. Het bedrijf of land in Workday bepaalt welke medewerkers de koppeling meeneemt. De rest blijft buiten Google.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via Workday Web Services (Get_Workers) of een RaaS-rapport met een Integration System User, op afgeronde Hire-, Change Job- en Terminate-processen. Terugschrijven van het werkadres via Maintain_Contact_Information.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (primaryEmail, name, organizations met title, department en costCenter, relations met type manager, orgUnitPath, customSchemas voor Employee_ID en worker type, suspended) en de Data Transfer API voor de Drive-overdracht.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Naamgevingsregel | primaryEmail | Verplicht en uniek; mag geen alias van een ander zijn |
Preferred_Name_Data | name.givenName en name.familyName | |
Business_Title | organizations[].title | |
Supervisory organization | organizations[].department | |
Cost center | organizations[].costCenter | |
Manager uit de supervisory organization | relations[] met type manager | De waarde is het e-mailadres van de manager |
Company en locatie | orgUnitPath | |
Employee_ID en worker type | customSchemas | Eigen schema voor Workday-gegevens |
Termination_Date | suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors