Verlof, verzuim en uren
ADP iHCM Protime koppeling: medewerkers en contract uit ADP in Protime, berekende uren per loonperiode terug naar ADP
Met een koppeling tussen ADP iHCM en Protime staat elke medewerker uit ADP automatisch in Protime, met contracturen, voltijdnorm en werklocatie op de datum die ADP noemt. De uren die Protime per dag berekent, gaan per loonperiode als variabele looncomponenten terug naar ADP, met hetzelfde personeelsnummer als sleutel.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlonen in ADP iHCM en hun medewerkers laten klokken in Protime, voeren elke nieuwe collega twee keer in. Uren die Protime berekent, gaan als export of handmatig naar ADP, en een wijziging in contracturen komt pas in Protime als iemand het opmerkt.
- HR legt in ADP iHCM een nieuwe medewerker, een wijziging of een vertrek vast.
- KoppelHet ontvangt de melding uit ADP en haalt de medewerker met zijn dienstverband op.
- Protime krijgt de persoon met het ADP-personeelsnummer als referentie, een contract in minuten en de werklocatie met de ingangsdatum.
- Na het einde van de loonperiode haalt KoppelHet de berekende uren per dag uit Protime en telt ze per medewerker en looncode op.
- ADP krijgt de uren als variabele velden op de loonperiode van de paygroup. Het resultaat per regel verschijnt als controle in het platform.
Terug: Berekende uren per looncode en medewerker, per loonperiode
Waar je op let bij ADP iHCM en Protime
- Het personeelsnummer uit ADP is in Protime de externe referentie van de persoon en bij het aanleveren van uren de sleutel richting ADP. Protime weigert een tweede persoon met dezelfde referentie, terwijl een verzoek zonder referentie die controle overslaat. KoppelHet stuurt het nummer daarom altijd mee, zodat een herhaald verzoek geen dubbele medewerker oplevert.
- ADP legt contracturen vast in uren met een FTE-factor ernaast. Protime rekent in minuten, met een contract van hoogstens 5999 minuten per periode en een aparte norm voor een voltijdweek. KoppelHet zet uren om naar minuten en leidt de voltijdnorm af door de contracturen door de FTE-factor te delen.
- Een nieuwe medewerker die HR in ADP nog niet compleet heeft, houdt ADP buiten de API met het vinkje 'Stop external processing'. Pas als dat vinkje uit staat, kan KoppelHet hem in Protime zetten. Wie op de eerste werkdag niet kan klokken, staat in ADP dus meestal nog niet compleet.
- Protime telt per persoon per dag de uren op, zoals de uren voor de loonperiode en de glijtijd. ADP koppelt aangeleverde uren alleen aan een verloning als de periode exact samenvalt met die van de paygroup. KoppelHet telt de dagtotalen uit Protime daarom op over precies die periode, per paygroup apart.
- Protime kan een dagtotaal later herberekenen, bijvoorbeeld na een vergeten klok die wordt aangevuld. Is de periode in ADP al verwerkt, dan neemt ADP alleen nog een verschilregel aan. KoppelHet vergelijkt de nieuwe totalen met wat al is aangeleverd en stuurt alleen het verschil.
- ADP stuurt een wijzigingsmelding als de datum in dienst verandert, bijvoorbeeld na een herindiensttreding. Protime houdt werklocatie en afdeling bij als historie met een startdatum. KoppelHet verschuift dan de bestaande regel in Protime naar de nieuwe datum, in plaats van er een tweede regel naast te zetten.
- Afwezigheid is in Protime alleen te lezen, en ADP publiceert voor iHCM geen verlof-API. Verlof blijft daarom in Protime. Moeten ziekte- of verlofuren in de verloning meetellen, dan gaan ze als eigen looncode mee, mits daar een variabel veld voor is ingericht.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke uren gaan naar ADP?
De totalen die jullie in Protime voor de verloning gebruiken, zoals uren voor de loonperiode of overuren. Per totaal leggen we vast in welk variabel veld van ADP het hoort.
Kunnen medewerkers verlof in ADP aanvragen?
Dan komt het niet automatisch in Protime, want Protime neemt afwezigheid niet via de API aan. We kiezen daarom Protime als plek voor verlof.
Werkt dit met meerdere paygroups?
Ja. Elke paygroup krijgt zijn eigen periodes en zijn eigen aanlevering.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP iHCM via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers) en de meldingen worker.hire, worker.workAssignment.modify en worker.terminate. Velden onder meer payrollFileNumber, payrollGroupCode, standardHours.hoursQuantity, fullTimeEquivalenceRatio en homeWorkLocation. Uren via de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add en .replace), met payPeriodStartDate en payPeriodEndDate exact gelijk aan de paygroup; alleen variabele velden.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier @employee-number (409 bij een bestaande referentie), POST contracts (contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes tussen 1 en 5999), PUT op work-location-history met originalFrom en updatedFrom. Uren via GET calculated-totals (datumbereik hoogstens een jaar, per 100 personen gepagineerd) met de scope calculated-totals.read.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
payrollFileNumber | employeeNumber en externalReferenceIdentifier (@employee-number) | Dezelfde sleutel als payeeID bij het aanleveren van uren |
legalName (givenName, familyName1) | firstName, lastName | |
hireDate en terminationDate | inServiceDate en outOfServiceDate | |
standardHours.hoursQuantity | contractHoursInMinutes | Uren maal zestig |
standardHours en fullTimeEquivalenceRatio | fullTimeEquivalentInMinutes | Contracturen gedeeld door de FTE-factor |
homeWorkLocation.nameCode | work-location-history | |
payrollGroupCode | Groepering van de aanlevering | Elke aanlevering hoort bij één paygroup |
payPeriodHoursDurationInMinutes en andere totalen (Protime, terug) | Variabel veld (Vxxx) in Pay Data Input | Via een tabel per looncode |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie