Payroll naar finance
ADP iHCM SAP Concur koppeling: voorgeschoten onkosten uit Concur via de salarisrun van ADP iHCM NL terugbetaald
Met een koppeling tussen ADP iHCM en SAP Concur komen uitgaven die een medewerker zelf heeft voorgeschoten automatisch uit Concur als variabel looncomponent in ADP iHCM NL, in de lopende periode van zijn paygroup. Na de salarisrun meldt KoppelHet de betaling terug aan Concur, zodat de declaratie daar op betaald staat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die reizen en onkosten in SAP Concur laten declareren en de Nederlandse salarisadministratie bij ADP iHCM hebben, willen voorgeschoten bedragen met het salaris terugbetalen. Zonder koppeling gaat er per periode een lijst van finance naar de salarisadministratie, en ziet de medewerker in Concur nooit dat zijn declaratie is uitbetaald.
- De medewerker declareert in Concur en de goedkeuring loopt daar.
- KoppelHet haalt de klaargezette declaraties op, legt ze vast in het eigen logboek en bevestigt de ontvangst aan Concur.
- Alleen regels die de medewerker zelf betaalde, gaan per soort uitgave en per medewerker opgeteld naar ADP iHCM NL.
- Neemt ADP de batch aan, dan stuurt KoppelHet een geslaagde boekingsbevestiging naar Concur; anders een fout met de melding van ADP.
- Na de salarisrun meldt KoppelHet de betaling aan Concur, met de betaaldatum.
Terug: Boekingsbevestiging na aanname door ADP · Betaalbevestiging na de salarisrun
Waar je op let bij ADP iHCM en SAP Concur
- Concur haalt een declaratie uit de wachtrij zodra de ontvangst is bevestigd, en raadt aan dat direct na het ophalen te doen. KoppelHet schrijft de declaratie eerst weg in het eigen logboek. Weigert ADP daarna de batch, dan is de declaratie niet kwijt, ook al staat hij niet meer in de wachtrij van Concur.
- Concur geeft per uitgave de betaalwijze, en per journaalregel of de medewerker of het bedrijf betaler is. Een hotel op de bedrijfscreditcard heeft de werkgever al betaald. KoppelHet stuurt alleen de uitgaven die de medewerker zelf voorschoot naar ADP.
- ADP iHCM NL neemt via de Pay Data Input API alleen variabele velden aan, en alleen velden die voor de paygroup aanstaan. Een soort uitgave uit Concur zonder V-veld in een paygroup wordt een melding aan de salarisadministratie, niet een bedrag op een willekeurig veld.
- Stuurt de koppeling niet exact de periodedatums van de paygroup mee, dan neemt ADP de bedragen aan zonder ze aan een salarisrun te hangen. KoppelHet leest de periode per paygroup uit, omdat een maand- en een vierwekengroep in dezelfde omgeving andere datums hebben.
- Eén foute regel laat bij ADP de hele aanlevering mislukken. KoppelHet bouwt daarom een batch per paygroup en meldt per Concur-declaratie een fout terug, zodat alleen de declaraties met het probleem in Concur op fout komen te staan.
- Concur kent naast de boekingsbevestiging een aparte betaalbevestiging voor declaraties; met de juiste statuscode komt de declaratie op betaald. KoppelHet stuurt die pas na de salarisrun van ADP, zodat de medewerker in Concur ziet wanneer het geld echt op zijn rekening staat.
- Een correctie op een bedrag dat al bij ADP staat, gaat als verschil, of als vervanging van de batch zolang ADP die nog niet verwerkt heeft. Daarom bewaart KoppelHet per Concur-declaratie het batch-ID van ADP waarin het bedrag meeging.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan uitgaven met de bedrijfscreditcard ook naar ADP?
Nee. Die heeft de werkgever al betaald. Alleen wat de medewerker zelf voorschoot, komt via de salarisrun terug.
Ziet de medewerker in Concur dat er is betaald?
Ja. Na de salarisrun stuurt KoppelHet een betaalbevestiging, en Concur zet de declaratie dan op betaald.
Maakt de koppeling ook Concur-gebruikers aan vanuit ADP?
Niet in de eerste versie. Concur heeft daar een eigen API voor, dus dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP Concur via de Financial Integration Service v4: GET /financialintegration/fi/v4/companies/transactiontypes/expense/transactions (docStatus READY, standaard 25 per pagina), POST .../acknowledgements, POST .../postingconfirmations (overallPostingStatusCode, systemMessages) en POST .../paymentconfirmations (clearingReference met unieke paymentRef, clearingDate, processingStatusCode CP). Scope FISVC met een company-level access token. JSON-velden op naam lezen; de volgorde ligt niet vast.
- ADP iHCM NL via de Pay Data Input API: pay-data-input.add (batch-ID in events/data/output/payDataInput/itemId) en pay-data-input.replace, met payrollGroupCode, payeeID, payPeriodStartDate, payPeriodEndDate, earningCode, rate en earnedPayPeriodStartDate. Paygroup en payrollfilenumber via de Worker Management API; beide canonicals in de Consumer Application Registry.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP iHCM | Veld in SAP Concur | Toelichting |
|---|---|---|
employee.employeeId | payeeID | Personeelsnummer in iHCM (payrollfilenumber) |
Paygroup uit de ADP worker-API | payrollGroupCode | |
Soort uitgave | earningCode | Vertaaltabel per paygroup naar een V-veld |
entryApprovedAmount, alleen bij betaling door de medewerker | rate | Opgeteld per V-veld en medewerker |
Lopende periode van de paygroup | payPeriodStartDate en payPeriodEndDate | |
Uitkomst van de aanlevering | overallPostingStatusCode | success of error, met systemMessages |
Betaaldatum van de salarisrun | clearingDate in de betaalbevestiging |
Gerelateerd
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP iHCM → Coupa
ADP iHCM Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als variabel looncomponent in ADP iHCM NL
DyADP iHCM → Dyflexis
ADP iHCM Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten in de planning, uren terug naar ADP
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie