Accounts in applicaties
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Adobe Creative Cloud krijgt een nieuwe medewerker uit AFAS een Adobe-gebruiker in de Admin Console, met het productprofiel dat bij zijn functie of afdeling hoort. Wisselt hij van functie of gaat hij uit dienst, dan haalt de koppeling de productprofielen weg en komt de licentie vrij, zonder dat zijn bestanden direct verdwijnen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in AFAS beheren en Creative Cloud-licenties in de Adobe Admin Console toewijzen, houden de licentielijst met de hand bij. Na een functiewissel of vertrek blijft een dure licentie vaak toegewezen aan iemand die hem niet meer gebruikt.
- HR voert in AFAS een nieuwe medewerker in met functie, organisatorische eenheid en werkmail.
- KoppelHet kijkt in de tabel welke productprofielen bij die functie of eenheid horen; geen regel betekent geen licentie.
- De gebruiker komt in de Admin Console met het identiteitstype van jullie organisatie en de juiste productprofielen.
- Bij een functiewissel haalt KoppelHet de oude profielen weg en zet de nieuwe.
- Na de datum uit dienst haalt KoppelHet alle profielen weg en verwijdert de gebruiker uit de organisatie, zonder het account te wissen.
Waar je op let bij AFAS Profit en Adobe Creative Cloud
- Adobe kent drie soorten accounts, Adobe ID, Enterprise ID en Federated ID, met elk een eigen opdracht om aan te maken. Bij single sign-on via jullie identity provider is het Federated ID, en dan vraagt Adobe naast naam en e-mail ook verplicht het land. KoppelHet leidt het land af van de werkgever of vestiging in AFAS.
- Het land van een Adobe-gebruiker is na het aanmaken niet meer te wijzigen via de API. KoppelHet controleert het land daarom vóór het aanmaken. Gaat een medewerker in AFAS naar een werkgever in een ander land, dan meldt KoppelHet dat aan de beheerder in plaats van een fout land te laten staan.
- Een licentie hangt in Adobe aan een productprofiel. In AFAS bepalen functie en organisatorische eenheid wie welk pakket nodig heeft. Een tabel koppelt ze aan productprofielen, zodat bijvoorbeeld alleen communicatie en marketing de volledige Creative Cloud krijgen.
- Adobe kan een gebruiker uit de organisatie halen en het account desgewenst ook definitief wissen, met alle bestanden. Dat is niet terug te draaien. KoppelHet wist bij vertrek nooit; het haalt de gebruiker alleen uit de organisatie, zodat bestanden nog over te dragen zijn.
- Adobe meldt het verwijderen uit de organisatie altijd als geslaagd, ook als de gebruiker niet bestond. KoppelHet controleert daarom na afloop of de gebruiker echt weg is, zodat een tikfout in een werkmail niet stil een licentie laat staan.
- Per aanvraag mag Adobe maximaal tien gebruikers bijwerken, en per gebruiker maximaal tien groepen toevoegen. Bij de eerste vulling vanuit AFAS verdeelt KoppelHet de medewerkers over aanvragen van tien en houdt rekening met de limieten van Adobe.
- Beheerrollen zoals systeembeheerder laat Adobe niet via de API toekennen of intrekken. Een vertrekkende medewerker met zo'n rol meldt KoppelHet aan de Adobe-beheerder, die de rol zelf intrekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de User Sync Tool van Adobe?
Die synchroniseert vanuit LDAP of Active Directory, Okta, een andere Admin Console of een csv-bestand, niet rechtstreeks vanuit AFAS. Staan jullie medewerkers al goed in Active Directory of Okta, dan kan die route volstaan; deze koppeling is voor organisaties waar AFAS de bron is.
Wat gebeurt er met de bestanden van een vertrekker?
Die blijven bestaan, omdat KoppelHet het account niet wist. De beheerder kan ze in de Admin Console overdragen.
Krijgen alle medewerkers een Adobe-account?
Nee. Alleen functies of eenheden die in de tabel staan, krijgen een account en een productprofiel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector (medewerkers met roepnaam, achternaam, functie, organisatorische eenheid, werkgever, werkmail en datum uit dienst), gefilterd op wijzigingsdatum.
- Naar Adobe via de User Management API (UMAPI) met een integratie in de Adobe Developer Console. Acties createFederatedID (firstname, lastname, email en country verplicht) of createEnterpriseID, update (country niet te wijzigen), add en remove group voor productprofielen en gebruikersgroepen (remove all voor alles), removeFromOrg met deleteAccount false. Maximaal tien gebruikers per aanvraag; _org_admin niet via de API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Adobe Creative Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
E-mail werk | email en username | |
Roepnaam | firstname | |
Voorvoegsel + Achternaam | lastname | |
Land (vestiging of werkgever) | country | Twee letters, na aanmaken niet meer te wijzigen |
Functie of Organisatorische eenheid | add/remove group (productprofiel) | Via een tabel; geen regel is geen licentie |
Organisatorische eenheid | add/remove group (gebruikersgroep) | |
Datum uit dienst | remove all en removeFromOrg (deleteAccount false) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → AG5
AFAS AG5 koppeling: medewerkers, dienstverbanden en afwezigheid uit AFAS Profit in de skillsmatrix