Payroll naar finance
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
Met een koppeling tussen AFAS Profit en 4PS Construct staat de loonjournaalpost na elke goedgekeurde salarisperiode als dagboekbatch in de 4PS-administratie van de juiste werkgever, met kostenplaats en kostendrager als dimensie op elke regel. Finance controleert en boekt in 4PS, en niemand hoeft nog een exportbestand uit AFAS om te bouwen.
Wat de koppeling doet
Wie salarissen in AFAS Profit verwerkt en de financiële en projectadministratie in 4PS Construct voert, zet na elke periode een journaalrapport in Excel om naar het rekeningschema van 4PS. Met meerdere werkgevers gebeurt dat per werkgever, en een kostenplaats die in 4PS nog niet bestaat, valt pas op als de import mislukt.
- De salarisadministratie keurt de periode goed en journaliseert die in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt de loonjournaalpost van die werkgever op en vertaalt elke AFAS-rekening naar de grootboekrekening in 4PS.
- Voor het versturen controleert KoppelHet of elke kostenplaats en kostendrager in 4PS bestaat en of het journaal op nul sluit.
- Het journaal staat daarna als batch in een eigen salarisdagboek in de 4PS-administratie van die werkgever.
- Finance controleert de batch en boekt hem in 4PS. Ontbreekt er iets, dan staat de reden per regel in het platform.
Waar je op let bij AFAS Profit en 4PS Construct
- In AFAS hoort de loonjournaalpost bij een werkgever, in 4PS bij een administratie. Elke werkgever krijgt een vaste 4PS-administratie, zodat de loonkosten van de ene werkmaatschappij nooit in de boeken van de andere landen.
- AFAS zet bedragen in een debet- en een creditkolom, 4PS verwacht per regel één bedrag met plus of min. KoppelHet zet credit om naar een negatief bedrag en stuurt een journaal pas door als het op nul sluit.
- Kostenplaatsen en kostendragers uit AFAS komen in 4PS als dimensiewaarden op de regel. Nieuwe dimensiewaarden kunnen niet via de standaard-API worden aangemaakt; die legt finance in 4PS vast. KoppelHet meldt een ontbrekende code voordat de batch wordt verstuurd.
- Monteurs schrijven hun uren in 4PS op projecten. Het loonjournaal boekt daarom op grootboekrekening en kostenplaats, en niet nog eens op het project, zodat loonkosten niet dubbel in de projectresultaten komen.
- AFAS ondersteunt de oude exportdefinities voor externe boekhoudpakketten niet meer. Wie AFAS alleen voor HRM en Payroll gebruikt, zit vaak met een zelfgebouwd bestand; de koppeling zet het journaal rechtstreeks in een 4PS-dagboek.
- Het journaal komt in een eigen salarisdagboek in 4PS en wordt standaard niet automatisch geboekt. Finance boekt na controle; wil finance dat KoppelHet direct boekt, dan kan dat per administratie.
- Werkgever, jaar en periode gaan mee als documentnummer. Komt dezelfde periode na een correctie opnieuw uit AFAS, dan ziet KoppelHet dat er al een batch met dat nummer staat en zet de correctie apart klaar.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan 4PS het loonjournaal niet zelf importeren?
Met een bestand kan dat, maar dan moet iemand het per werkgever uit AFAS maken en omzetten naar het rekeningschema van 4PS. De koppeling doet die vertaling elke periode op dezelfde manier en controleert codes vooraf.
Gaan de uren uit 4PS ook naar AFAS?
Niet in deze koppeling. Uren en toeslagen uit 4PS naar de salarisverwerking is een aparte stroom die later als uitbreiding kan.
Wat als finance een periode in 4PS al heeft afgesloten?
Dan lukt het boeken op die datum niet. De batch blijft klaarstaan en finance kiest of de periode weer opengaat of de boekdatum verschuift.
Werkt dit ook met 4PS on-premises?
Ja, als de Business Central API in jullie omgeving bereikbaar is voor de koppeling. Dat stemmen we bij de start af met jullie 4PS-beheerder.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De loonjournaalpost wordt uit AFAS gelezen met een eigen GetConnector in een eigen app connector, met OAuth (client credentials). Het classic token van AFAS vervalt per 31 augustus 2027.
- 4PS Construct draait op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Naar 4PS schrijven we via de Business Central API v2.0, per company - journals (de batch), journalLines met accountNumber, postingDate, documentNumber, amount (één bedrag met teken) en dimensionSetLines. Boeken kan met de gebonden actie Microsoft.NAV.post op de journal.
- dimensionValues is in de API alleen te lezen (GET). Toegang via een app registration in Microsoft Entra ID met alleen de benodigde rechten in de 4PS-omgeving.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever | Company in 4PS | Vaste koppeling per werkgever |
Rekening in de loonjournaalpost | accountNumber | Via een vertaaltabel naar het rekeningschema van 4PS |
Debet en credit | amount | Eén bedrag met teken; credit wordt negatief |
Kostenplaats | dimensionSetLines (dimensie kostenplaats) | Code moet als dimensiewaarde in 4PS bestaan |
Kostendrager | dimensionSetLines (tweede dimensie) | Welke dimensie spreken we met finance af |
Periode en jaar | postingDate | Laatste dag van de periode, tenzij finance anders wil |
Werkgever, jaar en periode | documentNumber | Zo is elke batch terug te vinden en niet dubbel te boeken |
Omschrijving looncomponent | description |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit
AFAS Profit → AG5
AFAS AG5 koppeling: medewerkers, dienstverbanden en afwezigheid uit AFAS Profit in de skillsmatrix