Payroll koppeling
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers en wijzigingen van de Nederlandse entiteit uit ADP Workforce Now in AFAS, met de ingangsdatum uit ADP. AFAS rekent daarna het Nederlandse salaris met cao en loonheffing, en de salarisadministratie vult alleen de Nederlandse fiscale gegevens aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Amerikaans hoofdkantoor dat HR in ADP Workforce Now voert en een Nederlandse vestiging die in AFAS verloont, krijgen nieuwe Nederlandse medewerkers per mail of spreadsheet door. De salarisadministratie typt ze over in AFAS en hoort salariswijzigingen soms pas na de run.
- HR legt de Nederlandse medewerker vast in ADP Workforce Now, met Nederland als werklocatie.
- ADP stuurt een event notification; KoppelHet haalt de worker op met de stand op de ingangsdatum.
- KoppelHet maakt de medewerker met contract, functie, rooster en salaris aan in AFAS, of werkt de bestaande bij.
- De salarisadministratie vult in AFAS de loonheffingskorting en de cao-inschaling aan.
- Een termination in ADP wordt de einddatum van het dienstverband in AFAS.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en AFAS Profit
- ADP Workforce Now maskeert geboortedatum, nationale nummers en salaris standaard in de API. Voor AFAS zijn die nodig, dus de koppeling vraagt ze ongemaskeerd op en de beheerder zet ze in het API Central-profiel in Workforce Now open, alleen voor deze koppeling.
- KoppelHet selecteert in ADP alleen workers met Nederland als werklocatie of met de payrollgroep van de Nederlandse entiteit. Amerikaanse collega's komen zo nooit in AFAS terecht.
- Een jaarsalaris is in Workforce Now altijd een berekend bedrag uit periodebedrag of uurloon en betaalfrequentie. KoppelHet gebruikt daarom het periodebedrag of het uurloon uit ADP en rekent dat om naar het maandsalaris of uurloon in AFAS.
- Een worker kan in Workforce Now meer posities tegelijk hebben, elk met een eigen positionID. Elke Nederlandse positie wordt een eigen contract onder dezelfde medewerker in AFAS, zodat uren en salaris per functie kloppen.
- Met een peildatum vraagt KoppelHet de stand van een worker op de ingangsdatum op. Een salarisverhoging die volgende maand ingaat, komt zo met die datum in AFAS en niet met de datum waarop HR hem invoerde.
- Loonheffingskorting, cao-inschaling en pensioenregeling bestaan niet in Workforce Now. AFAS start de indiensttreding daarom via het onboardingproces, zodat de salarisadministratie die gegevens aanvult met dezelfde controles als bij handmatige invoer.
- Een testomgeving in Workforce Now staat niet standaard klaar; die vraagt de klant aan bij ADP. Zonder testomgeving test KoppelHet met een Nederlandse testmedewerker in productie, die nooit in een AFAS-salarisrun komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staan Nederlandse medewerkers wel in ADP Workforce Now?
Dat verschilt per organisatie. Deze koppeling is voor organisaties die ook hun Nederlandse medewerkers in Workforce Now registreren, met Nederland als werklocatie. Staan ze daar niet, dan is AFAS de bron en is deze koppeling niet nodig.
Waarom ziet de koppeling geen geboortedatum of salaris?
ADP maskeert die standaard. De beheerder moet ze in het API Central-profiel in Workforce Now openzetten; daarna vraagt KoppelHet ze ongemaskeerd op.
Gaat er ook iets terug naar ADP?
Nee, ADP blijft de bron voor HR-gegevens. Loonstroken en jaaropgaven blijven in AFAS. Een stroom terug kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API - GET /hr/v2/workers met Accept application/json;masked=false, $filter op workAssignments/homeWorkLocation of payrollGroupCode, asOfDate (MM/DD/YYYY) en paginering met $top (maximaal 100) en $skip. Events worker.hire, worker.rehire en worker.terminate in het API Central-project; kies /hr/v2/workers en niet ook /hr/v2/worker-demographics. Welke workers de API-gebruiker ziet, regelt People Access in Workforce Now.
- Naar AFAS Profit via de UpdateConnector HrOnboarding voor een nieuwe medewerker en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasOrguniFunction, AfasSalary) voor wijzigingen; workerID in een vrij veld als sleutel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
workerID/idValue | Extra veld bij de medewerker in AFAS | Uniek per ADP-klant; vaste sleutel |
person/legalName | KnPerson (voornaam, voorvoegsel, achternaam) | Voorvoegsel afsplitsen |
person/birthDate | Geboortedatum | Alleen ongemaskeerd |
workAssignments/hireDate | AfasContract (begindatum) | |
workAssignments/jobCode | AfasOrguniFunction (functie) | Via een vertaaltabel |
workAssignments/homeOrganizationalUnits | AfasOrguniFunction (organisatorische eenheid) | |
workAssignments/standardHours | AfasTimeTable (uren per week) | |
workAssignments/baseRemuneration | AfasSalary | Periodebedrag of uurloon, geen jaarbedrag |
workAssignments/terminationDate | Einddatum dienstverband |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions
DyADP Workforce Now → Dyflexis
ADP Workforce Now Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten van de Europese vestigingen in de planning