Leren en certificaten
AFAS aNewSpring koppeling: deelnemers uit AFAS Profit in de juiste groep, resultaten terug
Met een koppeling tussen AFAS Profit en aNewSpring wordt elke medewerker uit AFAS automatisch deelnemer in aNewSpring, in de deelnemersgroep van zijn organisatorische eenheid, en worden leidinggevenden begeleider van hun team. Afgeronde cursussen gaan met datum, cijfer en geslaagd of gezakt terug naar AFAS; aNewSpring heeft hiervoor zelf een AFAS-koppeling, en KoppelHet komt erbij als die niet past.
Wat de koppeling doet
Organisaties die eigen e-learnings en blended trajecten in aNewSpring maken en personeel in AFAS Profit registreren, lezen nieuwe medewerkers met een CSV-bestand in. Leidinggevenden zien de voortgang van hun team niet, en vertrokken medewerkers blijven licenties kosten.
- HR legt de nieuwe medewerker vast in AFAS, met functie en organisatorische eenheid.
- KoppelHet maakt de deelnemer aan in aNewSpring, met het medewerkernummer als extern ID, en zet hem in de groep van zijn eenheid.
- Via die groep wordt hij ingeschreven op de uitvoeringen die de beheerder aan de groep heeft gekoppeld.
- De leidinggevende staat in de begeleidersgroep van het team en ziet de voortgang.
- Rondt de medewerker een cursus af, dan staat het resultaat in AFAS. Na de uitdiensttreding wordt de deelnemer gearchiveerd.
Terug: Afgeronde cursus met datum, cijfer en geslaagd of gezakt
Waar je op let bij AFAS Profit en aNewSpring
- aNewSpring schrijft een licentie af zodra een deelnemer wordt ingeschreven, en verlengt die na een jaar als er nog een open inschrijving is. Een gearchiveerde deelnemer wordt niet verlengd. KoppelHet archiveert vertrekkers na de datum uit dienst, zodat ze geen tweede licentie kosten en hun resultaten bewaard blijven.
- Verwijderen kan in aNewSpring niet ongedaan worden gemaakt, en een gearchiveerde deelnemer is terug te halen. Komt een oud-medewerker in AFAS terug, dan haalt KoppelHet zijn account uit het archief, met zijn eerdere resultaten.
- Een leidinggevende kan in aNewSpring alleen via een begeleidersgroep aan een uitvoering worden gekoppeld. KoppelHet maakt per team een begeleidersgroep met de leidinggevende uit AFAS, zodat hij precies de voortgang van zijn eigen medewerkers ziet.
- Groepen in aNewSpring vormen een boom, en een bovenliggende groep die aan een uitvoering hangt, geeft alle subgroepen toegang. KoppelHet bouwt de boom na zoals de organisatorische eenheden in AFAS; de beheerder koppelt een uitvoering bewust op het niveau waarvoor die bedoeld is.
- Medewerkers die al met een CSV in aNewSpring staan, hebben nog geen extern ID. KoppelHet koppelt ze eenmalig op e-mailadres aan hun medewerkernummer, zodat er geen dubbele accounts ontstaan en de eerdere voortgang blijft.
- aNewSpring meldt een afgeronde cursus direct met cijfer en geslaagd of gezakt, en probeert een mislukte melding tot zestien uur later opnieuw. Zo komt een resultaat ook in AFAS als AFAS even niet bereikbaar is.
- aNewSpring heeft zelf een AFAS-koppeling die dagelijks medewerkers ophaalt en resultaten terugschrijft, met maximaal vijf eigen velden. Is dat genoeg, dan is die koppeling een goede keuze; KoppelHet komt erbij als dezelfde AFAS-mutatie ook naar andere systemen moet of er meer nodig is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de AFAS-koppeling van aNewSpring?
Voor veel organisaties volstaat die. KoppelHet is zinvol als jullie meer AFAS-koppelingen hebben die je op één plek wilt beheren, of als de groepsindeling meer vraagt dan vijf eigen velden.
Worden medewerkers automatisch ingeschreven voor verplichte cursussen?
Ja, via de deelnemersgroep. De beheerder koppelt in aNewSpring een uitvoering aan de groep; elke nieuwe medewerker in die groep wordt dan ingeschreven.
Kunnen medewerkers inloggen met hun Microsoft-account?
aNewSpring ondersteunt single sign-on. Dat richten jullie in aNewSpring in; de koppeling zorgt dat het account met het juiste e-mailadres klaarstaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS Profit wordt gelezen via een eigen GetConnector op mutatiedatum; resultaten gaan terug via een UpdateConnector, met een app connector met alleen de benodigde connectoren.
- Naar aNewSpring schrijven we via de aNewSpring API met een API key, eventueel beperkt tot IP-adres en tot de benodigde calls. Gebruikers met addOrUpdateUser/{userID} (onder meer login, firstName, middleName, lastName, function, custom1 tot custom5 en archived) en initializeId voor bestaande accounts; groepen met addGroup (type Student of Teacher, met parent), addGroupUsers en deleteGroupUsers. Resultaten komen binnen via de webhooks CourseCompleted en CoursePartCompleted (JSON, ondertekend met X-WebHook-Signature, HMAC-SHA1).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in aNewSpring | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Extern ID (userID) | Vaste sleutel; bestaande accounts krijgen het ID via het e-mailadres |
Roepnaam of voornaam | Voornaam | |
Voorvoegsel | middleName | aNewSpring gebruikt dit veld voor het tussenvoegsel |
Achternaam | Achternaam | |
E-mail werk | login | |
Organisatorische eenheid | Deelnemersgroep (groupID) | Met de bovenliggende eenheid als parent |
Leidinggevende van de eenheid | Begeleidersgroep | |
Functie | function | Plus een extra groep als de functie inschrijvingen bepaalt |
Datum uit dienst | archived | |
Cursusresultaat (terug) | Opleiding bij de medewerker in AFAS | Datum, cijfer en geslaagd of gezakt |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit