Leren en certificaten
AFAS Cornerstone koppeling: medewerkers en organisatie-eenheden uit AFAS, behaalde trainingen terug
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Cornerstone OnDemand staan medewerkers uit AFAS automatisch in Cornerstone, met leidinggevende en met werkgever, eenheid, kostenplaats en functie als organisatie-eenheden. Behaalde verplichte trainingen komen terug in AFAS als cursus bij de medewerker, met de periode waarin het certificaat geldt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in AFAS Profit voeren en verplichte scholing in Cornerstone organiseren, laden medewerkers vaak met een bestand dat iemand periodiek uit AFAS exporteert. Na een reorganisatie wijst Cornerstone trainingen toe op de oude indeling, en behaalde certificaten staan niet in het AFAS-dossier.
- HR verwerkt de nieuwe medewerker of de wijziging in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet leest de wijzigingen en zet nieuwe eenheden, kostenplaatsen, functies en medewerkers samen in één opdracht voor Cornerstone.
- Cornerstone verwerkt de opdracht en wijst trainingen toe op basis van de organisatie-eenheden.
- KoppelHet haalt het resultaat per regel op en meldt afgewezen medewerkers aan HR.
- Behaalde verplichte trainingen komen als cursus bij de medewerker in AFAS; na de datum uit dienst wordt de gebruiker inactief.
Terug: Behaalde trainingen met datum en geldigheid
Waar je op let bij AFAS Profit en Cornerstone OnDemand
- AFAS kent werkgever, organisatorische eenheid, kostenplaats en functie als aparte indelingen, en Cornerstone heeft voor elk een eigen soort organisatie-eenheid. Elke AFAS-indeling krijgt zo een vaste plek, en een opleidingscoördinator kan een training bijvoorbeeld alleen toewijzen aan één functie binnen één werkgever.
- Cornerstone zet een medewerker zonder geldige manager onder de gebruiker van de koppeling zelf. In AFAS is niet bij elke medewerker een leidinggevende ingevuld. KoppelHet neemt dan de leidinggevende van de bovenliggende eenheid, zodat aanvragen voor trainingen niet bij een technisch account blijven liggen.
- Met de standaardinstelling slaat Cornerstone lege velden van bestaande medewerkers over. Haalt HR in AFAS bijvoorbeeld een kostenplaats weg, dan blijft de oude in Cornerstone staan. KoppelHet stuurt een weggehaalde waarde daarom expliciet mee, zodat Cornerstone niet op verouderde gegevens toewijst.
- Cornerstone accepteert maar vijf lopende imports per soort tegelijk, en die ruimte deelt de koppeling met handmatige imports via Edge Import. KoppelHet bundelt daarom alle AFAS-wijzigingen van een ronde in één opdracht, zodat er ruimte blijft voor de beheerder.
- AFAS levert datums als jaar-maand-dag. Cornerstone leest datums volgens de cultuur die per opdracht wordt opgegeven en verwisselt anders dag en maand. KoppelHet zet de opdracht op de Britse notatie met jaar vooraan, zodat 3 april niet als 4 maart binnenkomt.
- Velden die Cornerstone als beveiligd of als gevoelig persoonsgegeven aanmerkt, laadt de Bulk API niet. Dat past bij wat KoppelHet uit AFAS leest - alleen naam, werkadres, indeling en contractdatums; BSN, geboortedatum en salaris blijven in AFAS.
- Zodra de koppeling medewerkers laadt, moet de oude laadwizard voor HR-gegevens in Cornerstone blijvend uit. Het periodieke exportbestand uit AFAS stopt dus op de dag van livegang.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan alle trainingen terug naar AFAS?
Nee, alleen de trainingen die HR als verplicht aanwijst en die als cursus in AFAS bestaan. De rest blijft in het transcript in Cornerstone.
Kunnen we Edge Import blijven gebruiken?
Ja, voor andere gegevens. Wel delen Edge Import en de koppeling dezelfde importcapaciteit, en medewerkers en organisatie-eenheden komen daarna alleen nog uit de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden, organisatorische eenheden, kostenplaatsen en functies, gefilterd op wijzigingsdatum, via een app connector. Trainingen gaan terug via de UpdateConnector HrEmpCourse (Certificaat behaald, Geldig van, Geldig tot).
- Naar Cornerstone via de Bulk API (OAuth 2.0, asynchroon) - één job met imports voor Legal Entity, Division, Cost Center, Position en Employee, datetime_culture en-GB, resultaten per import via report, warnings en errors (30 dagen bewaard). Capaciteit 50 jobs en 5 imports per soort per omgeving, gedeeld met Edge Import.
- Trainingsresultaten worden gelezen via de Reporting API (OData, alleen-lezen, op het Real-time Data Warehouse).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Cornerstone OnDemand | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker | User ID | Vaste sleutel in Cornerstone |
Roepnaam, Voorvoegsel + Achternaam | Voornaam en achternaam | |
E-mail werk | E-mail | |
Leidinggevende | Manager (User ID) | Leeg? Dan de leidinggevende van de bovenliggende eenheid |
Werkgever | Legal Entity-OU | |
Organisatorische eenheid | Division-OU | Met de bovenliggende eenheid als parent |
Kostenplaats | Cost Center-OU | |
Functie | Position-OU | |
Datum in dienst / Datum uit dienst | Status actief of inactief | |
Behaalde training | Cursussen per medewerker (HrEmpCourse) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit