Payroll naar finance
AFAS IFS Cloud koppeling: het loonjournaal als externe boeking in IFS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en IFS Cloud komt het loonjournaal na elke goedgekeurde salarisperiode automatisch als externe boeking in IFS, gecontroleerd tegen de codestring en klaar in de hold table. Finance werkt de boeking daarna bij in het grootboek zoals bij elke andere externe boeking, zonder importbestand op te bouwen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met salarisverwerking in AFAS Profit en financiën in IFS Cloud bouwen het loonjournaal na elke run om tot een bestand voor de externe boekingen van IFS. Pas bij het controleren in IFS blijkt dan of een kostenplaats of rekening niet klopt, en dan staat de hele boeking stil.
- Bij de start maken we in IFS een eigen load type voor de payroll, met de parameters voor boekingstype en datum.
- De salarisadministratie keurt de periode goed in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt het journaal van die werkgever op, vertaalt rekening en verbijzondering naar de codedelen van IFS en levert de regels aan als externe boeking.
- IFS controleert de regels. Zijn ze goed, dan staat de boeking in de hold table; zo niet, dan krijgt finance een melding met de foutregel.
- Finance werkt de boeking in IFS bij in het grootboek. In het KoppelHet platform staat per AFAS-periode de load-ID van IFS.
Waar je op let bij AFAS Profit en IFS Cloud
- IFS laadt externe boekingen volgens een load type dat per bedrijf is vastgelegd, en zonder load type kan er niets binnenkomen. We maken er een voor de payroll, zodat loonboekingen in IFS herkenbaar los staan van andere externe bronnen.
- Zonder load group item maakt IFS van alle aangeleverde regels één boeking. KoppelHet vult dat veld altijd met werkgever en periode, zodat elke AFAS-werkgever een eigen boeking krijgt en een correctieperiode niet in de gewone periode opgaat.
- IFS controleert externe regels tegen de codestring, de boekingsregels en de gebruikersgegevens. Heeft één regel een fout, dan blijft de hele boeking met hetzelfde load group item op geladen staan. Daarom vergelijkt KoppelHet de kostenplaatsen uit AFAS vooraf met de codedelen in IFS en noemt een ontbrekende code al vóór het aanleveren.
- Goedgekeurde externe boekingen komen in IFS in de hold table, niet direct in het grootboek. Finance houdt zo de laatste stap zelf in de hand, en ziet het loonjournaal naast andere boekingen die nog moeten worden bijgewerkt.
- Parameters per load type, zoals boekingstype en datumafhandeling, gaan in IFS voor de standaardwaarden. We leggen ze bij de start vast voor de payroll, zodat elk loonjournaal op dezelfde manier binnenkomt, wie de salarisrun ook goedkeurt.
- In AFAS kan een rekeningnummer zijn verlengd met een kostenplaatscode, terwijl IFS rekening en kostenplaats als aparte codedelen van de codestring wil. De koppeling leest het oorspronkelijke rekeningnummer en zet de verbijzondering in het juiste codedeel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Boekt de koppeling ook direct in het grootboek?
Nee. De boeking staat in de hold table, en finance werkt haar bij zoals andere externe boekingen. Zo blijft de controle bij finance.
Wat als een kostenplaats nog niet in IFS bestaat?
Dan levert de koppeling het journaal niet aan en meldt welke code ontbreekt. Na aanmaken in IFS gaat het hele journaal alsnog.
Kunnen medewerkers ook van AFAS naar IFS?
Dat kan later als uitbreiding, bijvoorbeeld voor uren op werkorders. Deze koppeling gaat over het loonjournaal.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op de journaalgegevens per werkgever en verwerkingsregel, opgeteld per rekening en verbijzondering.
- Naar IFS Cloud via de interface voor externe boekingen (External Voucher). Aanlevering als bestand volgens een external file template, in batch via IFS Connect met een reader en routing rule op bestandsnaam, of via de voucher-projection van IFS als die in de omgeving beschikbaar is. Daarna de stappen Load, Check en Create Voucher; statussen Loaded, Checked, PartlyChecked en Created.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in IFS Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening | Codedeel rekening | Via een vertaaltabel |
Kostenplaats (verbijzondering) | Codedeel kostenplaats | |
Kostendrager | Codedeel project of ander codedeel | Keuze bij de start, volgens de codestring van het bedrijf |
Werkgever | Company in IFS | |
Bedrag debet of credit | Bedrag op de transactieregel | |
Werkgever, jaar en periode | Load group item | Eén boeking per werkgever en periode |
Laatste dag van de salarisperiode | Boekingsdatum |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit