Verlof, verzuim en uren
AFAS Inplanning koppeling: gewerkte diensten en toeslaguren terug naar de salarisrun
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Inplanning van Intus gaan de gewerkte diensten en toeslaguren uit de dienstroosterplanning terug naar AFAS, klaar voor de salarisrun. KoppelHet vertaalt elke uursoort naar een looncomponent in AFAS en meldt een uursoort zonder looncomponent, in plaats van hem over te slaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris in AFAS Profit draaien en diensten in Inplanning roosteren, laten de salarisadministratie na elke maand onregelmatige uren en meeruren uit een urenoverzicht met de hand in AFAS invoeren.
- HR legt een nieuwe medewerker of contractwijziging vast in AFAS; in Inplanning staat de medewerker onder hetzelfde personeelsnummer.
- Planners roosteren in Inplanning met het contract en rooster uit AFAS, en zien wie ziek is gemeld.
- Medewerkers werken hun diensten en de afdeling sluit de periode af in Inplanning.
- KoppelHet haalt de gewerkte diensten met de toeslaguren op en vertaalt elke uursoort naar een looncomponent in AFAS.
- De uren staan in AFAS klaar voor de salarisrun, in de periode die de salarisadministratie hanteert.
Terug: Gewerkte uren per uursoort als loonmutatie · Toeslaguren voor avond, nacht en weekend · Meeruren van deeltijders
Waar je op let bij AFAS Profit en Inplanning
- AFAS verwerkt uursoorten alleen per dag voor medewerkers met een rooster per dag. Staat een deeltijder in AFAS op een rooster in uren per week, dan kunnen diensten uit Inplanning niet per dag via de nacalculatie in de salarisrun. KoppelHet boekt voor die groep loonmutaties per periode.
- Ziekenhuizen en zorgorganisaties werken met onregelmatigheidstoeslag per tijdvak. Elk tijdvak dat Inplanning onderscheidt, krijgt in AFAS een eigen looncomponent. Een uursoort zonder looncomponent wordt niet stil overgeslagen maar gemeld.
- De urenstroom gebruikt het personeelsnummer uit AFAS als sleutel, het nummer waaronder de medewerker ook in Inplanning staat. Zo komt elke dienst bij het juiste dienstverband terecht, zonder dubbele medewerkers.
- Inplanning kan uren ook als CSV- of XML-bestand leveren. Dat bestand moet dan in AFAS worden ingelezen. Met de koppeling vervalt die stap en ziet de salarisadministratie per dienst wat wel en niet is geboekt.
- AFAS neemt bij het toevoegen van een loonmutatie een meegegeven GUID over als die uniek is. KoppelHet geeft elke dienst uit Inplanning zo een vaste GUID, zodat een dienst die later wordt aangepast of geschrapt precies die regel in AFAS corrigeert.
- Een loonmutatie in AFAS verwijst naar een medewerkercode die al in Profit moet bestaan. Een dienst van iemand die wel in Inplanning staat maar niet in AFAS, komt dus niet aan. KoppelHet zet zo'n dienst op een lijst voor de salarisadministratie in plaats van hem te laten vallen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een dienst niet in AFAS terechtkomt?
Elke geboekte dienst staat in de logging van het KoppelHet-platform, met een melding als een regel niet kon worden geboekt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Inplanning koppelt volgens Intus via webservices, waaronder een REST API, of via CSV- en XML-bestanden. Openbare API-documentatie van Inplanning hebben we niet gevonden; de uitvraag van gewerkte diensten stemmen we af met Intus.
- In AFAS boeken we de uren via de UpdateConnector HrCompMut (HrCompMutGUID voor correcties). Loopt de organisatie via de projectnacalculatie, dan via PtRealization met urensoorten die per cao aan een looncomponent hangen; dat werkt niet voor medewerkers met een rooster in uren per week.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Inplanning | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Personeelsnummer in Inplanning | Sleutel van de urenstroom |
Dienstverband | Contract in Inplanning | |
Organisatorische eenheid | Afdeling in Inplanning | |
Uursoort in Inplanning (terug) | Looncomponent in HrCompMut | Via een vertaaltabel die de salarisadministratie beheert |
Aantal uren per dienst (terug) | Aantal in de loonmutatie | |
Datum van de dienst (terug) | Periode van de loonmutatie |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit