Leren en certificaten
AFAS LinkedIn Learning koppeling: licenties per functie en eenheid, ingetrokken na de datum uit dienst
Met een koppeling tussen AFAS Profit en LinkedIn Learning krijgt een medewerker uit AFAS automatisch een LinkedIn Learning-licentie volgens de regels die jullie per functie, eenheid of werkgever vastleggen, met zijn eenheid en werkgever als groepen voor de rapporten. Op de dag na de datum uit dienst zet de koppeling de licentie op inactief, zodat er geen betaalde plek blijft hangen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in AFAS Profit doen en LinkedIn Learning aan een deel van hun medewerkers aanbieden, beheren licenties vaak met een lijst die HR en IT naast AFAS bijhouden. Nieuwe collega's wachten op een uitnodiging, en wie vertrekt houdt zijn licentie tot iemand de lijst opschoont.
- Jullie leggen vast welke functies, eenheden of werkgevers een licentie krijgen.
- KoppelHet leest de wijzigingen uit AFAS en maakt een bestand in het formaat van LinkedIn Learning.
- Nieuwe medewerkers staan al voor de start in LinkedIn Learning, zonder licentie en zonder welkomstmail; op de datum in dienst gaat de licentie aan.
- KoppelHet stuurt het bestand naar LinkedIn, volgt de verwerking en meldt afgekeurde regels aan HR.
- De dag na de datum uit dienst gaat de licentie op inactief.
Waar je op let bij AFAS Profit en LinkedIn Learning
- LinkedIn Learning ondersteunt SCIM alleen vanuit Entra ID en Okta, en AFAS levert geen SCIM. Zonder identity provider ertussen gebruikt KoppelHet de bestandsaanlevering van LinkedIn over HTTPS. In de handmatige modus van die aanlevering kan KoppelHet de verwerking volgen en het aantal fouten per bestand uitlezen.
- LinkedIn stuurt een welkomstmail zodra een learner met een actieve licentie wordt toegevoegd, en niet bij een inactieve. AFAS kent de datum in dienst vaak vooruit. KoppelHet zet nieuwe medewerkers daarom eerst als inactief in het bestand en zet de licentie op de eerste werkdag aan, zodat de uitnodiging dan pas komt.
- Volgens LinkedIn moet de unieke ID exact overeenkomen met de ID die single sign-on gebruikt, inclusief hoofdletters. Logt jullie organisatie in met het e-mailadres uit Entra ID, dan stemt KoppelHet de unieke ID daarop af in plaats van het AFAS-medewerkernummer te sturen, zodat inloggen en aanlevering dezelfde learner raken.
- Een groep in LinkedIn Learning ontstaat vanzelf zodra een kolom group/<naam> in het bestand staat. Krijgt een organisatorische eenheid in AFAS een nieuwe naam, dan zou er dus een tweede groep naast de oude ontstaan. KoppelHet zet in dat geval iedereen in de oude groep op 0 en meldt de nieuwe groep aan de beheerder.
- LinkedIn wil voor elke learner een waarde in elke meegestuurde kolom en een e-mailadres per regel. In AFAS ontbreekt E-mail werk soms bij medewerkers zonder computerwerkplek. KoppelHet houdt zulke regels tegen en meldt ze aan HR, zodat de rest van het bestand gewoon verwerkt wordt.
- Een licentieregel in AFAS-termen, bijvoorbeeld alleen medewerkers met een vast dienstverband of alleen bepaalde functies, past KoppelHet elke dag opnieuw toe. Gaat iemand van een tijdelijk naar een vast contract, dan krijgt hij zonder handwerk een licentie als jullie regel dat zegt.
- Het token voor de HTTPS-aanlevering maakt een beheerder met volledige rechten in LinkedIn Learning aan, en LinkedIn toont het maar één keer. KoppelHet bewaart het versleuteld in het platform; verloopt het of wordt het ingetrokken, dan meldt de koppeling dat bij de eerste mislukte upload.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen afgeronde cursussen terug in AFAS?
Niet in de eerste versie. LinkedIn heeft een API voor leeractiviteit; afgeronde cursussen als cursus bij de medewerker in AFAS kan later als uitbreiding.
Waarom niet via Entra ID met SCIM?
Dat kan als AFAS al via Entra ID loopt en de licentieregels daar passen. Zonder die tussenstap levert KoppelHet rechtstreeks uit AFAS, met de regels in AFAS-termen.
Wat als we al learners in LinkedIn Learning hebben?
Dan zetten we eerst bij bestaande learners de unieke ID, op basis van het e-mailadres, in een aparte upload. Daarna begint de dagelijkse aanlevering.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum, via een app connector met alleen die connector.
- LinkedIn Learning HTTPS Org Sync - upload naar api.linkedin.com/media/upload met media_type=enterprise_csv_upload en auto_notify=false, verwerken via enterpriseUploadJobs?action=processFile, status en resultStats (updatedCount, errorCount) via enterpriseUploadJobs/{id}, resultaatbestand via resultMedia. CSV in UTF-8 met kleine-letterkoppen, group/<naam> met 0 of 1 en de licentiekolom van het product.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in LinkedIn Learning | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker | unique_user_id | Of de waarde die jullie single sign-on als ID gebruikt; hoofdlettergevoelig |
E-mail werk | primary_email_address | |
Roepnaam | preferred_first_name | |
Voorvoegsel + Achternaam | preferred_last_name | |
Functie (omschrijving) | work_title | |
Organisatorische eenheid | group/<eenheid> | 0 of 1 |
Werkgever | group/<werkgever> | |
Licentieregel, Datum in dienst, Datum uit dienst | Licentiekolom van het product (active of inactive) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit