Accounts in applicaties
AFAS Magister koppeling: personeelsaccounts in Magister vanuit AFAS Profit, met vervaldatum bij vertrek
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Magister krijgt elke nieuwe medewerker uit AFAS automatisch een personeelsaccount in Magister, gekoppeld aan zijn personeelsnummer en de juiste afdeling. De einddatum van het dienstverband in AFAS wordt de vervaldatum van het account, en op de laatste werkdag blokkeert KoppelHet het account.
Wat de koppeling doet
Scholen en besturen in het voortgezet onderwijs die het personeel in AFAS Profit administreren, maken een nieuwe docent in Magister vaak pas aan als die op de eerste dag niet kan inloggen. Bij vertrek houdt het Magister-account toegang tot leerlinggegevens tot iemand het met de hand blokkeert.
- KoppelHet vraagt als partner van Magister een client met alleen de scopes voor personeelsaccounts aan, en de school geeft toestemming.
- HR legt de indiensttreding vast in AFAS, met organisatorische eenheid en werkmail.
- KoppelHet maakt het personeelsaccount in Magister aan, met naam, werkmail, personeelsnummer en afdeling.
- Staat er een einddatum in AFAS, dan zet KoppelHet die als vervaldatum op het account.
- Op de einddatum blokkeert KoppelHet het account; wijzigingen die Magister niet via de API aanneemt, gaan als melding naar de Magister-beheerder.
Waar je op let bij AFAS Profit en Magister
- Het AFAS-medewerkernummer wordt in Magister het personeelsnummer van het account. Bestaat er nog geen personeelsregistratie, dan maakt Magister die bij het aanmaken van het account. Zo hoort elke nieuwe docent direct bij een personeelslid, en niet bij een los account.
- Magister accepteert maar één e-mailadres per account, en alleen bij het aanmaken. In AFAS wordt de werkmail vaak pas ingevuld nadat IT het account heeft gemaakt. KoppelHet wacht daarom met aanmaken tot de werkmail in AFAS staat, zodat het Magister-account niet met een privéadres begint.
- AFAS kent de einddatum van een dienstverband meestal weken vooraf, en Magister kent per account een vervaldatum. KoppelHet zet de einddatum direct als vervaldatum, zodat de toegang op tijd stopt, ook als de blokkade later een dag vertraging heeft.
- Afdeling en naam kun je in Magister via de API alleen bij het aanmaken zetten. Gaat een docent in AFAS naar een andere organisatorische eenheid of verandert de achternaam, dan stuurt KoppelHet een melding aan de Magister-beheerder met de oude en nieuwe waarde.
- Zodra een koppeling mag schrijven, geldt de toestemming in Magister voor de hele omgeving. Draait een bestuur meerdere werkgevers in één AFAS-omgeving, dan filtert KoppelHet in AFAS op de werkgevers die bij deze Magister-omgeving horen.
- Een wachtwoord kan bij het aanmaken niet worden meegegeven, en KoppelHet vraagt ook geen recht om wachtwoorden te beheren. Medewerkers loggen in via de identity provider van de school; het account krijgt daarvoor een extern authenticatietype.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Worden leerlingen ook gekoppeld?
Nee. Via de SCIM-API kunnen alleen personeelsaccounts worden aangemaakt.
Wat als een docent terugkomt na vertrek?
Dan vindt KoppelHet het bestaande account op personeelsnummer en heft de blokkade op, in plaats van een tweede account te maken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS Profit wordt gelezen met een eigen app connector en een GetConnector op medewerkers en dienstverbanden (medewerkernummer, naam, werkmail, organisatorische eenheid, werkgever, datum in dienst en einddatum), gefilterd op wijzigingsdatum.
- Magister via de SCIM-API (SCIM v2.0, accounts.magister.net/scim, test accounts.zenacc.nl) - POST User (alleen personeel) met name, emails, employeeCode en organizationalUnits, PATCH User voor active/blocked, expiresOn en authenticationType, SEARCH en GET User. Scopes iam.scim.user.read, iam.scim.user.create, iam.scim.user.manage en iam.scim.user.attributes.manage; niet iam.scim.user.password.manage. Client via magister.nl/partners.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Magister | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | employeeCode | Alleen bij aanmaken; koppelt account aan personeelsregistratie |
Roepnaam en achternaam | name | Alleen bij aanmaken |
E-mail werk | emails | Eén adres, alleen bij aanmaken |
Organisatorische eenheid | organizationalUnits | Vertaaltabel; alleen bij aanmaken |
Einddatum dienstverband | expiresOn | |
Uit dienst op of na einddatum | MagisterIamUser.blocked |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit