Leren en certificaten
AFAS Moodle koppeling: medewerkers in cohorten per eenheid en functie, voltooide cursussen in AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Moodle krijgt elke medewerker uit AFAS automatisch een Moodle-account, in de cohorten van zijn organisatorische eenheid en zijn functie, en wordt hij na de datum uit dienst geschorst. Een voltooide verplichte cursus in Moodle komt terug in AFAS als cursus bij de medewerker, zodat HR in AFAS ziet wie de training heeft gehaald.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in AFAS Profit doen en hun eigen Moodle gebruiken voor introductie en verplichte scholing, zetten nieuwe collega's vaak met een CSV-bestand in Moodle. Wie van functie wisselt, blijft in het oude cohort hangen, en behaalde cursussen typt HR met de hand over in AFAS.
- HR voert de nieuwe medewerker in AFAS in, met functie, organisatorische eenheid en datum in dienst.
- KoppelHet maakt de Moodle-gebruiker aan en houdt hem geschorst tot de datum in dienst.
- De medewerker komt in het cohort van zijn eenheid en in dat van zijn functie; Moodle schrijft hem via cohortsynchronisatie in op de bijbehorende cursussen.
- Voltooit hij een verplichte cursus, dan zet KoppelHet die als cursus met certificaat bij de medewerker in AFAS.
- Na de datum uit dienst wordt het account geschorst. Komt de medewerker terug, dan gaat dezelfde gebruiker weer open.
Terug: Voltooide verplichte cursussen met datum
Waar je op let bij AFAS Profit en Moodle
- Moodle laat een gebruiker in meerdere cohorten tegelijk zitten. KoppelHet gebruikt dat om een AFAS-medewerker zowel in het cohort van zijn organisatorische eenheid als in dat van zijn functie te zetten. Een cursus voor één afdeling en een cursus voor één functie komen dan elk bij de juiste groep.
- AFAS legt een cursus bij een medewerker vast met een eigen cursuscode, en een Moodle-cursus heeft een vrij in te vullen idnumber. Zet de beheerder daar de AFAS-code in, dan weet KoppelHet bij elke voltooiing welke AFAS-cursus hij moet vullen, zonder aparte vertaaltabel.
- Moodle wil bij elke nieuwe gebruiker een geldig en uniek e-mailadres. In AFAS ontbreekt het veld E-mail werk vaak bij medewerkers zonder computerwerkplek. KoppelHet maakt voor hen geen account met een privéadres aan, maar zet ze op een lijst voor HR, die per groep kiest hoe ze toegang krijgen.
- AFAS kent de datum in dienst vaak weken vooruit, maar de Moodle-webservice kan bij aanmaken geen schorsing meegeven. KoppelHet maakt het account daarom aan en schorst het direct, zodat de medewerker pas op zijn eerste werkdag kan inloggen en zijn introductiecursus ziet.
- Binnen één AFAS-omgeving kunnen meerdere werkgevers zitten. De werkgever gaat naar het Moodle-profielveld instelling, zodat rapporten in Moodle per werkgever te filteren zijn, terwijl het medewerkernummer de vaste sleutel blijft.
- Een oud-medewerker die terugkomt, houdt in AFAS hetzelfde medewerkernummer. KoppelHet vindt de geschorste Moodle-gebruiker dan terug op idnumber en zet hem weer open, met zijn eerdere cursusresultaten, in plaats van een tweede account aan te maken.
- AFAS kan bij de cursus van een medewerker vastleggen dat het certificaat behaald is, met een periode waarin het geldt. Moodle geeft bij voltooiing alleen een datum. Voor cursussen die jaarlijks terugkomen, vult KoppelHet de geldigheid met de termijn die HR per cursus opgeeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan alle Moodle-cursussen terug naar AFAS?
Nee, alleen cursussen met een AFAS-cursuscode in het idnumber. Zo blijft het AFAS-dossier beperkt tot scholing die HR wil bijhouden.
Wat moet onze AFAS-beheerder regelen?
Een app connector met de GetConnector voor medewerkers en eenheden en de UpdateConnector voor cursussen per medewerker. De cursussen zelf moeten in AFAS bestaan.
Moet Moodle bij ons op een eigen server draaien?
Nee. Het werkt met een eigen installatie en met een Moodle bij een hostingpartner, zolang de webservice aan kan en bereikbaar is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden, functies en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum, via een app connector met alleen die connectoren. Voltooiingen gaan terug via de UpdateConnector HrEmpCourse (Certificaat behaald, Geldig van, Geldig tot).
- Naar Moodle via de REST-webservice met een token voor een eigen externe service - core_user_create_users, core_user_update_users (suspended), core_user_get_users_by_field (idnumber), core_cohort_create_cohorts, core_cohort_add_cohort_members en core_cohort_delete_cohort_members.
- Voltooiing per gebruiker en cursus via core_completion_get_course_completion_status; de cursuscode komt uit het idnumber van de Moodle-cursus.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Moodle | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker | idnumber en username | Gebruikersnaam in kleine letters |
Roepnaam | firstname | |
Voorvoegsel + Achternaam | lastname | |
E-mail werk | email | Leeg? Dan geen account maar een melding aan HR |
Organisatorische eenheid | Cohort (idnumber) en department | |
Functie | Cohort (idnumber) | |
Werkgever | institution | |
Datum in dienst / Datum uit dienst | suspended | |
Cursusvoltooiing | Cursussen per medewerker (HrEmpCourse) | Moodle-cursus en AFAS-cursus verbonden via de cursuscode |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit