Identity en access management
AFAS Omada koppeling: AFAS Profit als gezaghebbende bron voor Omada Identity
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Omada Identity leest Omada elke medewerker uit AFAS als identiteit, met functiecode, organisatorische eenheid, leidinggevende, werkgever en een status die volgt uit de datum uit dienst. KoppelHet levert per medewerker één kloppende regel aan, zodat Omada rollen toekent, toegang intrekt en reviews bij de juiste leidinggevende legt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS als HR-systeem gebruiken en Omada voor rollen, toegangsaanvragen en hercertificering, laten Omada vaak een export uit AFAS inlezen die ooit door iemand is gemaakt. Komt er een veld bij of verandert een functienaam, dan klopt de rol in Omada niet meer, en een vertrek komt pas binnen als de export weer draait.
- De AFAS-beheerder maakt een eigen app connector voor KoppelHet, met alleen de GetConnector voor deze koppeling.
- KoppelHet leest medewerkers, functieregels en organisatorische eenheden en bepaalt per medewerker de geldende functie, eenheid en leidinggevende.
- KoppelHet biedt per medewerker één regel aan op een eigen beveiligd adres, met een status die uit de datum uit dienst volgt.
- De REST-collector van Omada leest dat adres als gezaghebbende bron, en Omada kent rollen toe op functiecode en eenheid.
- Na de datum uit dienst wordt de status inactief en trekt Omada de toegang in volgens het eigen beleid.
Waar je op let bij AFAS Profit en Omada
- Omada weigert een identiteit zonder business key, unieke ID, naam of status. AFAS heeft geen statusveld dat dat precies zegt. KoppelHet leidt de status af uit de datum uit dienst en levert een vertrekker niet meer als actief aan zodra die datum voorbij is.
- Omada houdt de status van een identiteit zelf bij en raadt aan om de status uit de HR-bron niet zonder meer door te zetten naar het portaal. Wij spreken met jullie af welke kant leidend is, zodat een blokkade die security in Omada zet niet door een AFAS-import wordt opgeheven.
- Een functie in AFAS heeft een code en een omschrijving. Rollen in Omada horen op de code te staan, want HR past omschrijvingen weleens aan. KoppelHet levert beide, zodat een nieuwe functienaam in AFAS geen rollen in Omada laat vervallen.
- Een functie- of afdelingswissel staat in AFAS vaak weken vooruit, met een begindatum. Omada leest alleen wat de bron op het moment van importeren levert. KoppelHet geeft de nieuwe functie pas vanaf de begindatum door, zodat Omada de rol op de juiste dag wisselt.
- In AFAS staat de werkgever bij het contract, niet bij de medewerker. Stapt iemand over naar een andere bv van de groep, dan blijft het medewerkernummer gelijk. KoppelHet levert de werkgever van het geldende contract mee, zodat Omada bij die overstap dezelfde identiteit houdt en alleen de rollen per werkgever wisselt.
- De REST-collector van Omada kan geneste gegevens ophalen, maar gebruikt dan alleen het eerste element van een lijst. Iemand met twee functieregels zou zo een willekeurige rol krijgen. KoppelHet kiest daarom vooraf de geldende functie en levert één platte regel per medewerker.
- KoppelHet leest AFAS met een eigen GetConnector die alleen de velden voor Omada bevat. BSN, salaris en bankgegevens zitten er niet in, dus de identiteitsomgeving krijgt ze ook niet te zien.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet Omada zelf rechten in AFAS hebben?
Nee. Omada leest alleen het adres van KoppelHet, met een eigen sleutel. De toegang tot AFAS blijft bij de app connector van KoppelHet.
Wat als een import ineens veel vertrekkers laat zien?
Dan stopt Omada als jullie een drempel voor verwijderingen hebben ingesteld. Die staat standaard uit; we raden aan hem bij livegang aan te zetten.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector (OAuth of token; het classic token vervalt per 31 augustus 2027), gefilterd op wijzigingsdatum, inclusief functieregels met begindatum en de boom van organisatorische eenheden.
- Omada leest via de REST-collector (Content: Identity data) met OAuth2 Client Credentials. Verplichte identiteitsvelden Business key, Unique ID, Name en Status. Paginering via continuation token (alleen in een JSON-body) of zonder totaal tot een lege set terugkomt. Thresholds voor nieuwe, gewijzigde en verwijderde objecten in procenten, standaard 0 (uit); timeout standaard 3600 seconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Business key en Unique ID | Verplicht in Omada |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Name | Verplicht in Omada |
Datum uit dienst | Status | Verplicht in Omada; afgeleid door KoppelHet |
Functiecode | Functie voor rollen | Omschrijving gaat apart mee |
Organisatorische eenheid met pad | Afdeling | |
Leidinggevende | Manager | |
Werkgever van het geldende contract | Bedrijf | |
Datum in dienst | Startdatum |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit