OIIdentity en access management
AFAS One Identity koppeling: AFAS Profit als HR-bron voor One Identity Manager
Met een koppeling tussen AFAS Profit en One Identity Manager komen medewerkers, organisatorische eenheden en leidinggevenden uit AFAS in vaste bestanden klaar, die de CSV-connector van One Identity Manager inleest. Zo maakt One Identity Manager accounts en rechten aan op basis van AFAS, en ziet het een vertrek op de datum uit dienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS gebruiken voor HR en One Identity Manager voor accounts en rechten, werken vaak met een export uit AFAS die op een netwerkschijf wordt gezet. Verandert de export, bijvoorbeeld een extra kolom of een andere datumnotatie, dan stopt de synchronisatie of leest One Identity Manager verkeerde waarden in.
- De AFAS-beheerder maakt een eigen app connector voor KoppelHet met alleen de GetConnectors voor deze koppeling.
- KoppelHet leest medewerkers, contracten, functieregels en organisatorische eenheden uit AFAS.
- KoppelHet zet een medewerkerbestand en een afdelingsbestand klaar op een plek die de synchronisatieserver van One Identity Manager kan lezen.
- One Identity Manager leest de bestanden in met de CSV-connector, eerst de afdelingen en dan de medewerkers.
- Accounts, groepen en rechten volgen uit de regels in One Identity Manager; na de datum uit dienst ziet One Identity Manager het vertrek.
Waar je op let bij AFAS Profit en One Identity
- AFAS bewaart het voorvoegsel los van de achternaam. Een CSV-bestand met "van der Berg" in twee kolommen geeft in One Identity Manager een andere naam dan HR bedoelt. KoppelHet levert de achternaam met voorvoegsel in één kolom en laat de losse velden ernaast staan voor wie ze nodig heeft.
- De organisatorische eenheden in AFAS vormen een boom. De CSV-connector kan precies één kolom als pad in een hiërarchie lezen en laadt dan bovenliggende afdelingen eerst. KoppelHet levert dat pad voor elke eenheid, zodat een nieuwe afdeling onder een nieuw cluster in één ronde goed staat.
- Een medewerker kan in AFAS tegelijk meer dan één functieregel of contract hebben. Bij dubbele sleutels kiest de CSV-connector naar instelling de eerste, de laatste, geen enkele regel of een foutmelding. KoppelHet voorkomt die keuze door per medewerker één regel te leveren met het hoofdcontract.
- De CSV-connector leest datums volgens de taal die bij het bestand is ingesteld. Een Nederlandse datum als 03-04 betekent bij een Engelse instelling 4 maart. KoppelHet schrijft datums altijd als jaar-maand-dag, zodat een datum uit dienst nooit als een andere maand wordt gelezen.
- Werkt One Identity Manager met een bestand uit een andere bron, dan kan het ontbrekende personen niet als openstaand markeren. KoppelHet laat een vertrekker daarom met zijn datum uit dienst in het bestand staan tot na de afgesproken termijn, zodat het vertrek zichtbaar is en geen lege plek.
- AFAS-velden als omschrijving of notitie kunnen een puntkomma of regelovergang bevatten. KoppelHet zet elke tekstkolom tussen aanhalingstekens en verdubbelt aanhalingstekens in de tekst, zoals de CSV-connector verwacht, zodat een regel niet in twee stukken breekt.
- Een functiewissel staat in AFAS vaak al weken vooruit. KoppelHet zet de nieuwe functie pas in het bestand vanaf de begindatum, zodat One Identity Manager rechten niet te vroeg wisselt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waar komen de bestanden te staan?
Op een plek die de synchronisatieserver van One Identity Manager kan lezen, meestal een map op die server. KoppelHet zet ze daar met een uitgaande verbinding neer.
Kan One Identity Manager ook iets terugschrijven naar AFAS?
Niet via de bestanden; die staan op alleen lezen. Moet het werkadres terug naar AFAS, dan doet KoppelHet dat apart via een UpdateConnector.
Wat als het bestand een keer ontbreekt?
Dan meldt KoppelHet dat voor de synchronisatie start. We raden aan de synchronisatie in dat geval niet te laten draaien, zodat One Identity Manager geen oude stand opnieuw inleest.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors onder een eigen app connector (OAuth of token; het classic token vervalt per 31 augustus 2027), gefilterd op wijzigingsdatum, met contracten, functieregels met begindatum en organisatorische eenheden.
- One Identity Manager leest via de CSV-connector: een systeemverbinding met twee bestanden (medewerkers en afdelingen), UTF-8, puntkomma als scheidingsteken met tekstbegrenzers, één kopregel, sleutelkolommen per bestand, Hierarchical sort order op het afdelingspad, Uniqueness violation behavior op Throw error en Read-only access. De synchronisatieserver leest de bestanden direct of via een remote connection server.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in One Identity | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Sleutelkolom PersonnelNumber | Uniek per regel |
Roepnaam | FirstName | |
Voorvoegsel + achternaam | LastName | |
Functiecode en -omschrijving | Kolommen functiecode en functie | |
Organisatorische eenheid met bovenliggende eenheden | Afdelingspad (hiërarchische sortering) | |
Leidinggevende van de eenheid | Manager in het afdelingsbestand | |
Werkgever | Kolom bedrijf | |
Datum in en uit dienst | EntryDate en ExitDate | Altijd JJJJ-MM-DD |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit