Payroll naar finance
AFAS Oracle Fusion ERP koppeling: het loonjournaal als Journal Import in Oracle General Ledger
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Oracle Fusion ERP gaat het loonjournaal na elke goedgekeurde salarisperiode automatisch als Journal Import naar Oracle General Ledger, verdeeld over de segmenten van het rekeningschema. KoppelHet volgt de import in Oracle tot het einde, zodat een geweigerde regel direct bij finance terechtkomt in plaats van ongemerkt in de interfacetabel te blijven staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in AFAS Profit verwerken en hun grootboek in Oracle Fusion Cloud ERP voeren, vullen na elke salarisrun met de hand het Excel-template van Oracle voor journals. Gaat er een regel mis, dan blijft die in de interfacetabel hangen tot iemand in Oracle het foutenoverzicht opent.
- De salarisadministratie keurt de periode goed in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt het journaal van die werkgever op en zet elke regel om naar de segmentcombinatie van Oracle, met een vaste journal source en category voor de payroll.
- Het journaal gaat als bestand naar Oracle en wordt daar in de interfacetabel geladen en geïmporteerd.
- KoppelHet volgt de importjob. Lukt de import, dan staat het journaal in General Ledger; mislukt een regel, dan krijgt finance een melding met de Group ID om de fout in Oracle op te zoeken.
- In het KoppelHet platform staat per AFAS-periode het request-ID en de status van de import.
Waar je op let bij AFAS Profit en Oracle Fusion ERP
- Oracle importeert een journaal in twee stappen. Eerst komt het bestand in de interfacetabel, daarna maakt het proces Import Journals er een journaal van. KoppelHet markeert een AFAS-periode pas als geboekt als beide stappen zijn gelukt, en niet al na het uploaden.
- De import in Oracle loopt asynchroon. Oracle geeft bij het aanbieden een request-ID terug en kan na afloop een callback sturen. KoppelHet bewaart dat ID bij de AFAS-periode, zodat finance in Oracle precies de job terugvindt die bij die salarisrun hoort.
- Finance verbetert mislukte journaalregels in Oracle via een correctiewerkblad, dat zoekt op source en Group ID. De koppeling gebruikt daarom een eigen journal source voor AFAS en een Group ID per werkgever en periode, zodat een fout in het loonjournaal in één zoekactie te vinden is.
- In AFAS hangt de kostenplaats als verbijzondering aan de journaalregel. Oracle wil per regel een volledige segmentcombinatie, met onder meer company, cost centre en account. KoppelHet stelt die combinatie samen uit rekening, verbijzondering en werkgever, en controleert vooraf of elke combinatie in Oracle bestaat.
- Heeft een organisatie meerdere AFAS-werkgevers die in Oracle in verschillende ledgers zitten, dan importeert KoppelHet per ledger apart. Zo wacht het journaal van de ene werkgever nooit op een fout bij de andere.
- Is een bestand verkeerd geladen terwijl de regels nog op status nieuw staan, dan kan Oracle ze uit de interfacetabel verwijderen zonder dat er iets in het grootboek komt. De koppeling biedt finance die route aan voordat een AFAS-periode opnieuw wordt aangeboden, zodat er nooit twee keer hetzelfde loonjournaal in staat.
- Het journaaltemplate van Oracle heeft een vaste kolomvolgorde; kolommen mogen leeg blijven, maar niet verdwijnen. KoppelHet maakt het bestand in die vorm aan en zet werkgever en AFAS-periode in de descriptive flexfield van de journaalregel, zodat een boeking in Oracle herleidbaar blijft naar AFAS.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen er salarissen per medewerker in Oracle?
Nee. KoppelHet telt op per segmentcombinatie. Het detail per medewerker blijft in AFAS.
Wat als een kostenplaats nog niet als segmentwaarde in Oracle bestaat?
Dan biedt de koppeling het journaal niet aan en meldt welke combinatie ontbreekt. Na aanpassing in Oracle gaat het hele journaal alsnog.
Draait er naast Oracle ERP ook Oracle HCM?
Bij veel organisaties wel, maar deze koppeling gaat ervan uit dat de Nederlandse payroll in AFAS zit. Kostenplaatsen van Oracle naar AFAS kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op de journaalgegevens per werkgever en verwerkingsregel, opgeteld per rekening en verbijzondering.
- Naar Oracle via de ERP Integrations REST-resource (POST /fscmRestApi/resources/11.13.18.05/erpintegrations met OperationName importBulkData, DocumentContent als Base64-zip, ContentType zip, JobName en ParameterList); het antwoord bevat een ReqstId. Daarna Load Interface File for Import met Import Journals op GL_INTERFACE, en Import Journals per ledger. Fouten in GL_INTERFACE via Correct Import Errors op source en Group ID; regels met status NEW via Purge Interface Tables.
- Een integratiegebruiker in Oracle met rechten om bestanden te importeren en het journaalproces te starten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening | Natural account-segment | Via een vertaaltabel |
Kostenplaats (verbijzondering) | Cost centre-segment | |
Werkgever | Ledger en company- of balancing-segment | Vaste koppeling per werkgever |
Bedrag debet of credit | Entered debit of entered credit | |
Laatste dag van de salarisperiode | Accounting date | |
Vaste waarde | Journal source en journal category | Bijvoorbeeld een eigen source voor AFAS-payroll |
Werkgever, jaar en periode | Group ID en descriptive flexfield op de journaalregel |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit