Payroll naar finance
AFAS Rydoo koppeling: declaranten en kostenplaatsen uit AFAS, goedgekeurde onkosten terug naar de salarisrun
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Rydoo staat elke medewerker uit AFAS automatisch in Rydoo, in de groep van zijn kostenplaats, en gaan gecontroleerde declaraties uit Rydoo als onkostenvergoeding naar de eerstvolgende salarisrun in AFAS. Na de run staat de declaratie in Rydoo op terugbetaald, zodat de medewerker ziet dat het geld onderweg is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in AFAS Profit verwerken en onkosten in Rydoo laten declareren, zetten nieuwe collega's met de hand in Rydoo en tikken goedgekeurde bedragen elke maand over als mutatie in AFAS. Wie van afdeling wisselt, declareert nog weken op de oude kostenplaats, en een vertrekker houdt toegang.
- Een nieuwe medewerker in AFAS wordt een Rydoo-gebruiker met personeelsnummer en werkmail, in de groep van zijn kostenplaats.
- Een andere kostenplaats in AFAS sluit de oude groep in Rydoo af en opent de nieuwe op de ingangsdatum. Na de laatste werkdag wordt de gebruiker uitgeschakeld.
- Rydoo meldt een goedgekeurde of gecontroleerde declaratie; KoppelHet haalt die op en neemt alleen voorgeschoten bedragen mee.
- Per medewerker gaat het totaal als looncomponent naar AFAS, in de lopende periode; de declaratie staat daarna in Rydoo als verwerkt.
- Na de salarisrun zet KoppelHet de declaraties in Rydoo op terugbetaald, met de periode als betaalreferentie.
Terug: Gecontroleerde declaraties gaan per medewerker als looncomponent naar AFAS · Na de salarisrun krijgt Rydoo de status terugbetaald
Waar je op let bij AFAS Profit en Rydoo
- Rydoo maakt per aanroep één gebruiker aan en begrenst het aantal aanroepen per minuut. Bij de eerste vulling zet KoppelHet alle AFAS-medewerkers in Rydoo met de status uit, zodat niet iedereen tegelijk een activatiemail krijgt. Daarna activeert de beheerder ze in één keer; nieuwe collega's krijgen de mail meteen.
- In Rydoo werkt een groep als kostenplaats, en een declaratie hoort bij de groep waarin de medewerker op de declaratiedatum zat. KoppelHet geeft bij een wissel in AFAS de oude groep een einddatum en de nieuwe een begindatum, zodat een etentje van vorige week nog op de oude kostenplaats komt.
- Rydoo laat via de API geen gebruikers verwijderen. Een vertrekker wordt uitgeschakeld, zodat declaraties uit de laatste maand nog kunnen worden afgehandeld en uitbetaald in de eindafrekening van AFAS.
- Rydoo kent per declaratie of die voor terugbetaling is. Uitgaven met een bedrijfskaart zijn al betaald; KoppelHet neemt alleen terug te betalen declaraties mee naar AFAS, zodat niemand een kaartbetaling nog een keer op de loonstrook krijgt.
- Rydoo meldt goedgekeurde en gecontroleerde declaraties via een webhook, die Rydoo zelf aanzet op verzoek. Na verwerking in AFAS markeert KoppelHet de declaratie in Rydoo als gerapporteerd, zodat een tweede melding geen tweede vergoeding wordt.
- Een bon met meerdere btw-tarieven is in Rydoo een hoofddeclaratie met een deel per tarief, en Rydoo stuurt daarvoor één melding. KoppelHet neemt het bedrag van de hoofddeclaratie, zodat de medewerker het hele bedrag krijgt en niet alleen één deel.
- Rydoo ondersteunt Nederlands alleen als Belgisch Nederlands. Medewerkers uit AFAS krijgen die taal of Engels, afhankelijk van wat de organisatie kiest; de Nederlandse landcode gaat wel gewoon mee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een declaratie die na de afsluitdatum binnenkomt?
Die gaat mee met de volgende salarisperiode. KoppelHet houdt per declaratie bij in welke periode die is verwerkt.
Komen de declaraties ook in het grootboek?
Via het loonjournaal van AFAS, als onderdeel van de salarisrun. Een aparte boeking per declaratie kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een GetConnector op medewerkers en dienstverbanden, gefilterd op wijzigingsdatum. Onkostenvergoedingen gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut, als looncomponent in de lopende periode.
- Naar Rydoo via de REST API met OAuth 2.0 client credentials (token via accounts.rydoo.com/connect/token, scopes api_xpd2 en openid, token tot 5 minuten herbruikbaar). Gebruikers via POST /v2/users en PUT /v2/users/{id} (email, firstName, lastName, refId tot 36 tekens, enabled, country, languageCountryCode), zoeken via GET /v2/users?externalId= of email; groepen via PUT /v2/users/{id}/groups met startDate en endDate. Limieten 500 verzoeken per minuut, 25 voor het token, daarna 429.
- Declaraties via de expense webhook (ExpenseApproved, ExpenseControlled), GET /v3/expenses/{id} (amount, currency, isReimbursable, category.accountingCode, user.refId), daarna PUT /v3/expenses/{id}/report en na de run PUT /v2/expenses/reimburse met expenseId en paymentReference; het antwoord geeft per declaratie een status.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Rydoo | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | refId | Hoogstens 36 tekens |
E-mail werk | email | Uniek binnen het Rydoo-account |
Roepnaam en achternaam | firstName en lastName | |
Kostenplaats met ingangsdatum | groepstoewijzing met startDate en endDate | |
Datum uit dienst | enabled = false | |
user.refId en amount uit Rydoo | Looncomponent onkostenvergoeding (HrCompMut) | Per medewerker en periode opgeteld |
category.accountingCode | Keuze van de looncomponent | Bijvoorbeeld onbelaste reiskosten of een andere vergoeding |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit