Payroll naar finance
AFAS Sage Intacct koppeling: het loonjournaal van elke AFAS-werkgever als journal entry in Intacct
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Sage Intacct komt het loonjournaal van elke afgesloten salarisperiode automatisch als journal entry in Sage Intacct, op de entity die bij de AFAS-werkgever hoort en verdeeld over afdeling en rekening. Finance krijgt het journaal als concept te zien en boekt het zelf, in plaats van een AFAS-export om te zetten naar het importformaat van Intacct.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de Nederlandse salarisadministratie in AFAS Profit voeren en onderdeel zijn van een groep die in Sage Intacct boekt, sturen na elke periode een loonjournaal naar de groepscontroller. Die zet debet en credit om, zoekt de juiste entity en afdeling erbij en leest het bestand in, vaak dagen na de salarisrun.
- De salarisadministratie sluit de periode af in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt de journaalpost van die werkgever op en telt de regels op per rekening en kostenplaats.
- KoppelHet controleert of elke rekening en afdeling in Intacct bestaat en boekbaar is.
- Het journaal gaat als concept naar Intacct, op de entity van de werkgever en met periode en werkgever in de titel.
- Finance controleert en boekt het journaal in Intacct.
Waar je op let bij AFAS Profit en Sage Intacct
- AFAS zet debet en credit in aparte kolommen. Sage Intacct wil per regel een positief bedrag met een teken dat aangeeft of het debet of credit is. KoppelHet maakt van elke AFAS-regel één Intacct-regel met het juiste teken, en slaat regels over die na het optellen op nul uitkomen.
- Werkt de groep in Intacct met meerdere entities, dan vraagt Intacct per journaalregel de entity. KoppelHet legt per AFAS-werkgever vast welke entity dat is, zodat het loonjournaal van de Nederlandse BV nooit op de boeken van een zusterbedrijf komt.
- Een journal entry die via de API binnenkomt, boekt Intacct standaard direct. KoppelHet stuurt het loonjournaal als concept, zodat finance het eerst ziet en zelf boekt. Wil finance direct boeken, dan is dat een instelling in de koppeling.
- Een afdeling in Intacct kan actief, inactief of actief maar niet boekbaar zijn. KoppelHet haalt de afdelingen vooraf op en houdt het journaal tegen als een AFAS-kostenplaats verwijst naar een afdeling die niet boekbaar is, met een melding aan de salarisadministratie.
- Sage Intacct waarschuwt dat een journal entry met duizenden regels kan vastlopen. Het loonjournaal komt daarom opgeteld per rekening, afdeling en kostendrager, niet per medewerker. Dat houdt het journaal klein en zet geen salarissen van personen in het financiële systeem van de groep.
- Laat een regel de omschrijving leeg, dan neemt Intacct de titel van het journaal over. KoppelHet zet werkgever, jaar en periode in de titel, en het AFAS-journaalnummer als referentie, zodat elke boeking in Intacct terug te vinden is in AFAS.
- Staat multi-currency aan in Intacct, bijvoorbeeld omdat de moeder in dollars of ponden rapporteert, dan vraagt Intacct per regel een valuta. KoppelHet geeft de AFAS-bedragen mee in euro; de omrekening gebeurt in Intacct met het koerstype dat finance kiest.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet finance in Intacct wat individuele medewerkers verdienen?
Nee. In Intacct staan alleen totalen per rekening en afdeling. Het detail per medewerker blijft in AFAS.
Kunnen afdelingen uit Intacct ook naar AFAS?
Dat kan later als uitbreiding. In deze koppeling controleert KoppelHet alleen of de AFAS-kostenplaatsen in Intacct bestaan.
Kan finance het journaal nog aanpassen voor het boeken?
Ja. Het journaal staat als concept in Intacct. Finance kan het bekijken en aanpassen voordat het geboekt wordt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op de loonjournaalpost per werkgever en periode, met rekening, verbijzondering (kostenplaats en kostendrager) en bedrag debet of credit.
- Naar Sage Intacct via de XML API, functie create op object GLBATCH met JOURNAL, BATCH_DATE (mm/dd/yyyy), BATCH_TITLE, REFERENCENO, STATE (Draft of Posted, standaard Posted) en ENTRIES met GLENTRY (ACCOUNTNO, TR_TYPE 1 of -1, TRX_AMOUNT absoluut, DESCRIPTION, DEPARTMENT, LOCATION, PROJECTID of CLASSID, CURRENCY en EXCH_RATE_TYPE_ID bij multi-currency). Minimaal twee regels; BASELOCATION_NO als het journaal niet per entity sluit.
- Afdelingen via query op object DEPARTMENT (DEPARTMENTID, TITLE, STATUS active, active non-posting of inactive).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Sage Intacct | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening | ACCOUNTNO | Via een vertaaltabel als de rekeningschema's verschillen |
Debet of credit | TR_TYPE (1 of -1) en TRX_AMOUNT | Bedrag altijd positief |
Kostenplaats (verbijzondering) | DEPARTMENT | |
Kostendrager | PROJECTID of CLASSID | Per klant afspreken |
Werkgever | LOCATION (entity) per regel | |
Laatste dag van de periode | BATCH_DATE (mm/dd/yyyy) | |
Werkgever, jaar en periode | BATCH_TITLE en REFERENCENO |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit