ShVerlof, verzuim en uren
AFAS Shiftbase koppeling: medewerkers en roosters naar de planning, uren en verlof terug naar AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Shiftbase komen nieuwe medewerkers, contracten en roosteruren uit AFAS automatisch in Shiftbase, en gaan goedgekeurde uren, toeslagen en verlof terug naar AFAS voor de salarisverwerking. KoppelHet boekt de uren zonder handmatige verzendstap, houdt meerdere werkgevers uit elkaar en neemt roosters per dag over, ook als ze niet in gelijke weken lopen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR en salaris in AFAS Profit voeren en in Shiftbase roosteren, versturen de uren vaak per administratie met de hand naar AFAS. Parttimers met een wisselend weekrooster staan in Shiftbase met een gemiddelde, waardoor plus- en min-uren niet kloppen.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in AFAS, met contract, rooster en afdeling.
- KoppelHet zet de medewerker in Shiftbase in het team dat bij de afdeling of kostenplaats hoort, met het rooster zoals het in AFAS staat.
- Medewerkers werken hun diensten en vragen verlof aan in Shiftbase; de leidinggevende keurt goed.
- KoppelHet haalt de goedgekeurde uren op en boekt ze per looncomponent als loonmutatie in AFAS, zonder dat iemand een rapportage verstuurt.
- Goedgekeurd verlof komt als verlofboeking in AFAS. Een correctie in Shiftbase landt op de eerder geboekte regel.
Terug: Gewerkte uren per looncomponent als loonmutatie · Toeslagen, kilometers en maaltijden · Verlofboekingen
Waar je op let bij AFAS Profit en Shiftbase
- Worden uren per week gelijk over de werkdagen verdeeld, dan krijgt wie op maandag acht uur en op vrijdag vier uur werkt in Shiftbase twee keer zes. KoppelHet neemt het rooster per dag over uit AFAS, zodat plus- en min-uren kloppen.
- KoppelHet boekt goedgekeurde uren als loonmutatie zonder dat iemand in Shiftbase een rapportage verstuurt, en toont vóór de afsluiting welke medewerkers nog niet-goedgekeurde uren hebben.
- Wordt een medewerker op e-mailadres of BSN gekoppeld, dan kan een gewijzigd e-mailadres of een tweede dienstverband een nieuwe medewerker in Shiftbase opleveren. KoppelHet gebruikt alleen het personeelsnummer met het dienstverband als sleutel.
- In Shiftbase moet een personeelsnummer uniek zijn over alle administraties. Nummert elke werkmaatschappij in AFAS vanaf 1, dan botst dat. KoppelHet maakt de sleutel uit werkgever en personeelsnummer, zonder dat AFAS anders hoeft te nummeren.
- Een oproepkracht met minimumuren is geen gewone uurloner en geen vaste kracht. KoppelHet legt per soort contract in AFAS vast hoe de uren in Shiftbase worden behandeld.
- AFAS neemt verlof aan als boeking met een duur in minuten, Shiftbase rekent per verloftype in uren of in dagen. Een verlofdag in Shiftbase wordt in AFAS het aantal minuten dat bij het rooster van die dag hoort.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wordt een uur niet twee keer geboekt als we een periode opnieuw sturen?
Nee. KoppelHet houdt per regel bij wat al in AFAS staat en gebruikt de unieke sleutel van de loonmutatie, zodat een tweede levering de eerste aanpast in plaats van ernaast te komen.
Waar staat het verlofsaldo?
In de kleinste opzet in AFAS: Shiftbase levert het opgenomen verlof en AFAS houdt het saldo bij. Het saldo terug in Shiftbase tonen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden, roosters en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum. Loonmutaties gaan via HrCompMutGUID (unieke sleutel voor correcties), verlof via HrAbsence met duur in minuten. Toegang via een eigen app connector met token.
- Shiftbase wordt gelezen en beschreven via de Shiftbase API met een API-token voor de Public API, voor medewerkers, contracten, teams, goedgekeurde timesheets en afwezigheid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (AFAS) | Personeelsnummer (Shiftbase) | Vaste sleutel, uniek over alle werkgevers |
Werkgever | Shiftbase-account of afdelingen per werkgever | |
Afdeling of kostenplaats | Team (contractafdeling) | Via een vertaaltabel |
Contracttype (uurloner of vaste kracht) | Contracttype in Shiftbase | |
Rooster per dag of per week | Contracturen per dag | Ook bij roosters die per week verschillen |
Uursoort (Shiftbase) | Looncomponent via HrCompMutGUID | Elke uursoort een eigen looncomponent |
Afwezigheidstype (Shiftbase) | Verlofsoort via HrAbsence | Duur in minuten |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit