Accounts in applicaties
AFAS Slack koppeling: Slack-accounts en user groups uit AFAS Profit
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Slack krijgt elke nieuwe medewerker uit AFAS op de eerste werkdag een Slack-account met roepnaam, functie en afdeling, en komt hij in de user groups van zijn organisatorische eenheid. Na de datum uit dienst in AFAS wordt het Slack-account gedeactiveerd, en bij herindiensttreding wordt hetzelfde account weer actief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in AFAS beheren en Slack als chatplatform gebruiken, maken accounts met de hand aan en vergeten ze bij vertrek uit te zetten. User groups als @finance lopen achter op de afdelingen in AFAS, zodat vermeldingen de verkeerde mensen bereiken.
- HR voert in AFAS een nieuwe medewerker in, met werkmail, functie en organisatorische eenheid.
- Op de startdatum maakt KoppelHet het Slack-account aan, of zet een bestaand gedeactiveerd account met hetzelfde personeelsnummer weer aan.
- De medewerker komt in de user groups van zijn eenheid; de Slack-beheerder heeft die groepen eenmalig aan kanalen gekoppeld.
- Wijzigt de functie of eenheid in AFAS, dan volgen profiel en groepslidmaatschap.
- Na de datum uit dienst deactiveert KoppelHet het account; berichten blijven bewaard.
Waar je op let bij AFAS Profit en Slack
- Slack gebruikers zijn niet te verwijderen, alleen te deactiveren. Een nieuw account met een e-mailadres dat al bij een gedeactiveerde gebruiker hoort, mislukt. Komt een oud-medewerker terug in AFAS, dan zoekt KoppelHet het oude account op personeelsnummer en zet het weer aan, in plaats van een nieuw account te proberen.
- AFAS legt een nieuwe medewerker vaak weken voor de startdatum vast, en Slack kent geen account dat klaarstaat zonder actief te zijn. KoppelHet maakt het Slack-account daarom pas op de startdatum aan, zodat een nieuwe collega niet al meeleest voordat hij in dienst is.
- AFAS houdt naast de officiële voornamen een roepnaam bij. In Slack zien collega's elkaar bij naam in elk bericht. KoppelHet gebruikt de roepnaam als voornaam en weergavenaam, met voorvoegsel en achternaam als familienaam.
- Slack neemt de leidinggevende aan als Slack-ID, e-mailadres of gebruikersnaam van een bestaande gebruiker. AFAS kent de leidinggevende als medewerker; KoppelHet stuurt diens werkmail uit AFAS mee. Begint een nieuwe leidinggevende op dezelfde dag als zijn team, dan maakt KoppelHet eerst zijn account aan.
- User groups volgen de organisatorische eenheden in AFAS, maar de vermelding met @ is niet via provisioning in te stellen. Bij een nieuwe eenheid maakt KoppelHet de groep aan; de Slack-beheerder kiest eenmalig de naam waarmee collega's de groep noemen.
- Slack staat maximaal vijftig eigen profielvelden toe, inclusief velden die via provisioning komen. Is één profielveld bij het aanmaken ongeldig, dan laat Slack alle profielvelden vallen. KoppelHet stuurt daarom alleen functie, afdeling, personeelsnummer en leidinggevende, en controleert ze vooraf.
- Het token voor de koppeling werkt alleen voor accounts met dezelfde of minder rechten dan het account dat het maakte, en dat account moet beheerder blijven. Wij laten het token aanmaken door een vaste Owner, zodat een vertrekkende beheerder in AFAS de koppeling niet stillegt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook op een gratis of Pro-abonnement van Slack?
Nee. Slack biedt de SCIM API alleen op Business+ en Enterprise. Op andere abonnementen blijft uitnodigen en deactiveren handwerk.
We koppelen Slack al via Entra ID. Hebben we dit dan nodig?
Waarschijnlijk niet. Houd Entra ID dan als bron voor Slack en laat AFAS de accounts en groepen in Entra ID vullen. Twee bronnen voor dezelfde Slack-accounts geven conflicten.
Wat gebeurt er met gasten en externe partijen?
Die blijven buiten de koppeling, tenzij ze in AFAS staan. Hun bestaande toegang verandert niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector, met medewerkers, roepnaam, functie, organisatorische eenheid, leidinggevende, werkmail, datum in en uit dienst, gefilterd op wijzigingsdatum. AFAS meldt wijzigingen in medewerkers niet uit zichzelf; daarom op een vast interval.
- Naar Slack via de SCIM API met een OAuth-token met de scope admin, alleen op Business+ en Enterprise. POST, PATCH en DELETE /Users (DELETE deactiveert), heractiveren met active = true; /Groups voor user groups. Bij te veel aanroepen geeft Slack HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Slack | Toelichting |
|---|---|---|
E-mail werk | userName en emails | |
Roepnaam | name.givenName en displayName | |
Voorvoegsel + Achternaam | name.familyName | |
Functie | title | |
Organisatorische eenheid | department (enterprise-extensie) | |
Medewerkernummer | employeeNumber (enterprise-extensie) | Sleutel om het account bij herindiensttreding terug te vinden |
Leidinggevende (E-mail werk) | manager.managerId (werkmail van de leidinggevende) | |
Organisatorische eenheid | Groups (user groups) | |
Datum uit dienst | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit