Accounts in applicaties
AFAS Somtoday koppeling: personeel uit AFAS Profit via de HRM-webservice in Somtoday
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Somtoday komt elke nieuwe medewerker uit AFAS automatisch als personeelslid in Somtoday, met afkorting, functie, vestigingen en datum in dienst. Een einde dienstverband in AFAS wordt in Somtoday een datum en reden uit dienst, zodat het personeelslid daar niet actief blijft.
Wat de koppeling doet
Scholen en besturen die hun personeel in AFAS Profit administreren en Somtoday als leerlingadministratie gebruiken, voeren elke nieuwe docent twee keer in. Somtoday noemt AFAS Profit zelf als voorbeeld van een HRM-systeem voor de HRM-webservice, maar zonder koppeling blijft vertrokken personeel vaak actief in Somtoday staan.
- De school maakt in Somtoday een rol met het recht HRM Service en een account voor KoppelHet, en zet functies en redenen uit dienst klaar.
- HR legt de indiensttreding vast in AFAS, met functie en organisatorische eenheid.
- KoppelHet leest de gewijzigde medewerker uit AFAS en vertaalt functie, eenheid en reden einde dienstverband naar de codes van Somtoday.
- KoppelHet stuurt de volledige gegevens van het personeelslid naar Somtoday.
- Bij een einde dienstverband krijgt het personeelslid in Somtoday een datum en reden uit dienst.
Waar je op let bij AFAS Profit en Somtoday
- Somtoday noemt AFAS Profit zelf als voorbeeld van een HRM-systeem dat via de HRM-webservice personeel aanlevert. De webservice gaat ervan uit dat het HRM-systeem leidend is; met AFAS als bron klopt die rolverdeling precies.
- Bij een nieuw personeelslid blijft het medewerkernummer in Somtoday leeg, omdat Somtoday dat zelf uitdeelt. Het AFAS-medewerkernummer gaat mee als extern medewerkernummer, en daarmee vindt Somtoday het personeelslid bij elke volgende wijziging terug.
- AFAS legt bij een einde dienstverband een reden vast, en Somtoday accepteert een datum uit dienst alleen samen met een reden die in de eigen tabel staat. KoppelHet vertaalt de AFAS-reden naar een Somtoday-reden; een reden zonder vertaling houdt de wijziging tegen en komt als melding bij HR.
- Een docent die op twee locaties lesgeeft, staat in Somtoday op meerdere vestigingen, waarvan de eerste de hoofdvestiging is. In AFAS hoort een dienstverband bij één organisatorische eenheid; extra vestigingen komen uit een vrij veld of uit een tweede dienstverband, en de eenheid van het hoofddienstverband gaat vooraan.
- Somtoday maakt een veld leeg als het bij een wijziging ontbreekt, ook een geboortedatum of datum uit dienst. KoppelHet leest daarom bij elke mutatie in AFAS de hele medewerker opnieuw uit en stuurt alles mee, niet alleen het gewijzigde veld.
- AFAS kent een einddatum vaak al weken van tevoren. KoppelHet stuurt die datum direct mee als datum uit dienst, zodat het personeelslid in Somtoday precies op de laatste werkdag uit dienst gaat, ook als HR de einddatum lang vooraf vastlegt.
- Een adres is in Somtoday niet verplicht, maar een Nederlands adres vraagt wel postcode en huisnummer. KoppelHet leest geen privéadressen uit AFAS en laat het adres leeg, zodat de koppeling niet meer persoonsgegevens deelt dan Somtoday nodig heeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waar komt de afkorting vandaan?
Uit een vrij veld in AFAS dat HR vult volgens de regel van de school. KoppelHet controleert of hij ingevuld is voordat de medewerker naar Somtoday gaat.
Gaan ook vrije velden naar Somtoday?
Nee. De HRM-webservice neemt alleen vaste velden van Somtoday over.
Maakt de koppeling ook het schoolaccount in Entra ID aan?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding, met dezelfde gegevens uit AFAS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS Profit wordt gelezen met een eigen app connector en een GetConnector op medewerkers en dienstverbanden (medewerkernummer, naam, geslacht, functie, organisatorische eenheid, datum in dienst, einddatum en reden einde), gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of adres.
- Somtoday wordt beschreven via de HRM-webservice (SOAP, alleen CreatePerson) met WS-Security en een account in een rol met het recht HRM Service. WSDL https://oop.somtoday.nl/services/HRMService?wsdl, test oop.test.somtoday.nl. Velden onder meer afkorting, achternaam, geslacht, functie, vestigingen, externMedewerkerNummer, datumInDienst, datumUitDienst en redenUitDienst; wachtwoord alleen bij een nieuw personeelslid. Lezen kan alleen via Somtoday Connect.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Somtoday | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | externMedewerkerNummer | Sleutel voor bijwerken; Somtoday maakt een eigen medewerkernummer |
Afkorting volgens schoolregel (vrij veld in AFAS) | afkorting | Verplicht en uniek |
Roepnaam en achternaam | voornaam en achternaam | Achternaam is verplicht |
Geslacht | geslacht (MAN, VROUW, ONBEKEND) | |
Functie in het dienstverband | functie | Vertaaltabel; moet in Somtoday bestaan |
Organisatorische eenheid of standplaats | vestigingen (afkorting en vestigingscode) | |
Datum in dienst | datumInDienst | |
Einddatum en reden einde dienstverband | datumUitDienst en redenUitDienst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit