Payroll naar finance
AFAS Workday Financial Management koppeling: het AFAS-loonjournaal als accounting journal met worktags
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Workday Financial Management gaat het loonjournaal van elke afgesloten AFAS-periode automatisch als accounting journal naar Workday, op de company van de werkgever en met kostenplaats en project als worktag. KoppelHet volgt de import in Workday tot het einde en meldt een geweigerd journaal direct, zodat finance niet in de importprocessen hoeft te zoeken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de Nederlandse salarissen in AFAS Profit verwerken en hun grootboek in Workday Financial Management voeren, zetten na elke periode het AFAS-journaal om naar een Workday-sjabloon. Kostenplaatsen moeten daarbij worktags worden, en een fout komt pas aan het licht als iemand de importprocessen in Workday doorzoekt.
- De salarisadministratie sluit de periode af in AFAS.
- KoppelHet haalt de journaalpost op, telt op per rekening en kostenplaats en vertaalt naar ledger accounts en worktags.
- Het journaal gaat naar Workday met een vaste ID per werkgever en periode.
- KoppelHet volgt het importproces tot het klaar is; bij een fout krijgt finance de melding uit Workday.
- Het journaal doorloopt in Workday het gewone goedkeuringsproces voor accounting journals.
Waar je op let bij AFAS Profit en Workday Financial Management
- Workday neemt een journaal aan en verwerkt het daarna op de achtergrond. Het antwoord op de aanlevering is alleen een ontvangstbevestiging. KoppelHet vraagt de status van het importproces op en markeert een AFAS-periode pas als geboekt als Workday het journaal echt heeft aangemaakt.
- Een journaalregel in Workday mag niet tegelijk een debet- en een creditbedrag hebben, en ook niet twee keer nul. AFAS houdt debet en credit apart. KoppelHet zet per regel één van beide en laat regels weg die na optellen op nul uitkomen.
- Workday accepteert per regel maar één worktag van elk type. Is een AFAS-kostenplaats in de vertaaltabel aan twee Cost Centers gekoppeld, dan houdt KoppelHet het journaal tegen in plaats van Workday te laten weigeren. Medewerkers als worktag gaan niet mee; het journaal is opgeteld per kostenplaats.
- Een valuta op het journaal moet in Workday gelijk zijn aan de standaardvaluta van de company. De AFAS-werkgever boekt in euro, dus de Nederlandse company in Workday moet ook in euro staan. Dat controleren we bij de start, omdat een company in dollars elk loonjournaal zou weigeren.
- Workday weigert een journaal als de boekdatum in een periode valt die niet open staat, en een journaal in een correctieperiode moet als adjustment journal worden gemarkeerd. KoppelHet boekt een AFAS-correctieperiode daarom pas na afstemming met finance over datum en soort journaal.
- Workday kan het goedkeuringsproces van een journaal automatisch laten afronden. KoppelHet doet dat niet. Het loonjournaal gaat door dezelfde goedkeuring als andere accounting journals, zodat finance de loonkosten ziet voordat ze in de cijfers staan.
- Elk journaal krijgt een vaste ID uit werkgever, jaar en periode. Biedt KoppelHet dezelfde AFAS-periode opnieuw aan, bijvoorbeeld na een fout in de vertaaltabel, dan werkt Workday het bestaande journaal bij in plaats van een tweede aan te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Draait er naast Workday Financials ook Workday HCM?
Vaak wel, maar deze koppeling gaat ervan uit dat de Nederlandse salarisverwerking in AFAS zit. Kostenplaatsen uit Workday naar AFAS kunnen later als uitbreiding.
Komen salarissen per medewerker in Workday?
Nee. Het journaal is opgeteld per rekening en worktag. Het detail per medewerker blijft in AFAS.
Wie keurt het journaal goed?
Finance, via het gewone goedkeuringsproces voor accounting journals in Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op de loonjournaalpost per werkgever en periode.
- Naar Workday via Workday Web Services (SOAP), operatie Import_Accounting_Journal met Accounting_Journal_Data - verplicht Company_Reference, Currency_Reference, Ledger_Type_Reference, Accounting_Date en Journal_Source_Reference; verder Accounting_Journal_ID, Submit, Journal_Entry_Memo, Adjustment_Journal en regels in Journal_Entry_Line_Replacement_Data (Ledger_Account_Reference, Debit_Amount, Credit_Amount, Memo, Worktags_Reference). Business process parameters zonder Auto_Complete.
- De verwerking is asynchroon; het antwoord is Put_Web_Service_Background_Process_Runtime_Response. Status via Get_Import_Processes en Get_Import_Process_Messages. Toegang via een Integration System User met een eigen security group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Workday Financial Management | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever | Company_Reference | |
Grootboekrekening | Ledger_Account_Reference | Via een vertaaltabel |
Bedrag debet of credit | Debit_Amount of Credit_Amount | Nooit beide op één regel |
Kostenplaats (verbijzondering) | Worktags_Reference (Cost Center) | |
Kostendrager | Worktags_Reference (bijvoorbeeld Project) | Per klant afspreken |
Laatste dag van de periode | Accounting_Date | |
Werkgever, jaar en periode | Accounting_Journal_ID en Journal_Entry_Memo | |
Vaste waarde | Journal_Source_Reference en Ledger_Type_Reference (Actuals) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit