Accounts in applicaties
AFAS Zenya koppeling: gebruikers, functies en organisatie-eenheden uit AFAS Profit in Zenya
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Zenya krijgt elke nieuwe medewerker uit AFAS een Zenya-gebruiker met functie, leidinggevende en de organisatie-eenheden waarop protocollen en meldingen zijn ingericht. Na de datum uit dienst in AFAS wordt de gebruiker inactief, zodat zijn leesbevestigingen en meldingen bewaard blijven maar hij niet meer kan inloggen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in AFAS beheren en kwaliteitsdocumenten, meldingen en risico's in Zenya, houden gebruikers en hun afdeling in Zenya met de hand bij. Een nieuwe collega ziet dan niet de protocollen van zijn team, en een melding gaat naar een leidinggevende die er al weg is.
- HR voert in AFAS een nieuwe medewerker in, met functie, organisatorische eenheid en leidinggevende.
- KoppelHet zoekt de Zenya-gebruiker op extern ID; bestaat die niet, dan maakt KoppelHet hem aan met het medewerkernummer als extern ID.
- Functie en eenheid uit AFAS bepalen positie, organisatie-eenheden en gebruikersgroepen in Zenya.
- Wijzigt de leidinggevende in AFAS, dan wordt de manager in Zenya bijgewerkt, zodat meldingen goed lopen.
- Na de datum uit dienst zet KoppelHet de gebruiker op inactief; verwijderen gebeurt niet.
Waar je op let bij AFAS Profit en Zenya
- Zenya vraagt bij een nieuwe gebruiker alleen een inlogcode en een naam verplicht. KoppelHet zet daarnaast het medewerkernummer uit AFAS als extern ID. Zoeken op dat ID werkt ook als de werkmail of inlogcode van een medewerker later verandert, bijvoorbeeld na een naamswijziging.
- Organisatorische eenheden in AFAS hebben een bovenliggende eenheid, en in Zenya kan een organisatie-eenheid een ouder en een eigen extern ID hebben. KoppelHet bouwt de boom van AFAS na in Zenya, met de AFAS-code als extern ID, zodat een hernoemde eenheid dezelfde Zenya-eenheid blijft.
- In Zenya wijst de manager naar een andere Zenya-gebruiker, en AFAS kent de leidinggevende als medewerker. KoppelHet zoekt de Zenya-gebruiker van de leidinggevende op via zijn medewerkernummer. Begint een leidinggevende op dezelfde dag als zijn team, dan komt hij als eerste in Zenya.
- Zenya kent persoonlijke accounts en groepsaccounts, zoals een account voor een afdelingscomputer. Groepsaccounts staan niet in AFAS. KoppelHet raakt alleen gebruikers met een extern ID uit AFAS aan, zodat groepsaccounts en externe auditors blijven zoals ze zijn.
- Bij een gebruikersgroep in Zenya zijn leden toe te voegen en te verwijderen zonder de hele ledenlijst te vervangen. KoppelHet past alleen de leden aan die uit AFAS komen, zodat iemand die een beheerder met de hand aan een werkgroep toevoegde daar blijft staan.
- Zenya kan een gebruiker verwijderen, maar dan verdwijnt de koppeling met zijn eerdere leesbevestigingen en meldingen. Bij een vertrek in AFAS zet KoppelHet de gebruiker daarom op inactief. Komt iemand terug in dienst, dan wordt dezelfde gebruiker weer actief.
- Infoland biedt zelf een AFAS-koppeling voor gebruikers vanuit AFAS Online. Gebruiken jullie die al, dan bouwt KoppelHet die niet na. Maatwerk is vooral zinvol als functies, organisatie-eenheden en leidinggevenden ook uit AFAS moeten komen, of als AFAS niet in de cloud draait.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We koppelen Zenya al via Entra ID met SCIM. Hebben we dit dan nodig?
Voor accounts niet. Laat Entra ID dan de bron voor gebruikers blijven. Alleen positie, organisatie-eenheden of manager uit AFAS kunnen een aanvulling zijn; twee bronnen voor dezelfde gebruikers voorkomen we.
Werkt inloggen met single sign-on daarna nog?
Ja. De inlogcode volgt de afspraak die jullie voor single sign-on gebruiken, bijvoorbeeld de werkmail. Dat stemmen we bij de start af.
Wat gebeurt er met inhuurkrachten en stagiairs?
Staan ze in AFAS, dan kunnen ze mee met een eigen groep. Staan ze er niet in, dan blijven ze buiten de koppeling en beheert Zenya ze zoals nu.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector, met medewerkers (medewerkernummer, roepnaam, voorvoegsel, achternaam, werkmail, functie, organisatorische eenheid, leidinggevende, datum uit dienst) en organisatorische eenheden met bovenliggende eenheid, gefilterd op wijzigingsdatum.
- Naar Zenya via de REST API v5 met een token via POST /tokens (api_key en username). POST /users (login_code en name verplicht; email_address, external_id, position_id, manager_id, organization_unit_ids, user_group_ids, active, account_type), PATCH /users/{user_id}, GET /users met external_ids. POST /organization_units (name verplicht; parent_id, external_id), POST /positions, PATCH /user_groups/{id} met add_user_ids en remove_user_ids.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | external_id | Vaste sleutel, ook bij een nieuwe werkmail |
Gebruikersnaam of E-mail werk | login_code | Verplicht; volgt de inlogafspraak met single sign-on |
Roepnaam + Voorvoegsel + Achternaam | name | |
E-mail werk | email_address | |
Functie | position_id | Positie opgezocht of aangemaakt op naam |
Organisatorische eenheid (met bovenliggende eenheid) | organization_unit_ids | Eenheid met external_id en parent_id |
Leidinggevende (Medewerkernummer) | manager_id | |
Organisatorische eenheid of functie | user_group_ids | |
Datum uit dienst | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit