Accounts in applicaties
AFAS Zoom koppeling: Zoom-gebruikers en licentietype uit AFAS Profit
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Zoom Workplace krijgt elke nieuwe medewerker uit AFAS een Zoom-gebruiker met het licentietype dat bij zijn functie hoort, met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in het profiel. Na de datum uit dienst in AFAS wordt de gebruiker gedeactiveerd, gaan zijn opnames en vergaderingen naar een aangewezen collega en komt de licentie vrij.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in AFAS beheren en Zoom voor vergaderen of bellen gebruiken, wijzen licenties met de hand toe. Na een vertrek blijft een betaalde licentie vaak bezet, en niemand weet nog bij welke kostenplaats hij hoort.
- HR voert in AFAS een nieuwe medewerker in, met werkmail, functie en organisatorische eenheid.
- KoppelHet bepaalt via een tabel per functie of de medewerker een betaalde licentie krijgt.
- De gebruiker komt in Zoom met profiel, licentietype en de groep van zijn eenheid.
- Wijzigt de functie in AFAS, dan past KoppelHet het licentietype en de groep aan.
- Na de datum uit dienst deactiveert KoppelHet de gebruiker en wijst zijn gegevens toe aan de aangewezen collega.
Waar je op let bij AFAS Profit en Zoom Workplace
- Zoom laat provisioning via SCIM alleen toe op een Business- of Education-account met een goedgekeurde vanity URL en ingeschakelde single sign-on. Voor de start controleren we die drie voorwaarden, want zonder single sign-on kan KoppelHet geen gebruikers in Zoom zetten.
- Zoom kent licentietypes als Basic en Licensed. In AFAS bepaalt de functie wie een betaalde licentie nodig heeft. Een tabel per functie of per organisatorische eenheid zet het licentietype, zodat niet de hele organisatie automatisch een betaalde licentie krijgt.
- Zijn er geen betaalde licenties meer vrij, dan weigert Zoom een nieuwe Licensed-gebruiker. KoppelHet maakt de gebruiker dan als Basic aan en meldt het tekort aan de beheerder, zodat een nieuwe medewerker toch kan deelnemen aan vergaderingen.
- Zoom weigert een e-mailadres waarvan het domein niet bij het account hoort. AFAS-medewerkers met een werkmail op een ander domein, bijvoorbeeld van een dochteronderneming, gaan daarom pas door als dat domein in Zoom is toegevoegd; tot die tijd krijgt de beheerder een melding.
- Bij deactiveren of verwijderen kan Zoom de gegevens van de vertrekker overdragen aan een aangewezen gebruiker. KoppelHet zet de leidinggevende uit AFAS als ontvanger, zodat opnames en geplande vergaderingen niet verloren gaan als iemand uit dienst gaat.
- Zoom kent in het profiel een veld voor kostenplaats en een voor organisatie. KoppelHet vult die met de kostenplaats en de werkgever uit AFAS, zodat de licentiekosten per kostenplaats en per werkgever uit Zoom te halen zijn.
- Zoom laat beheerders en Zoom Rooms niet deactiveren via SCIM. Staat een beheerder in AFAS uit dienst, dan meldt KoppelHet dat aan de Zoom-eigenaar, die het account eerst de beheerrol ontneemt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We koppelen Zoom al via Entra ID of Okta. Hebben we dit dan nodig?
Meestal niet. Laat dan AFAS de accounts en groepen in Entra ID of Okta vullen en houd die als bron voor Zoom. Alleen als licentietype of kostenplaats via die route niet meekomen, kan een aanvulling zinvol zijn.
Gaat een Zoom-telefoonnummer ook mee?
Niet in deze eerste stap. Een belplan toewijzen en het nummer terugzetten in AFAS kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met externe deelnemers?
Die hebben geen gebruiker in jullie Zoom-account nodig en blijven buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector (medewerkers met roepnaam, functie, organisatorische eenheid, kostenplaats, werkgever, leidinggevende, werkmail en datum uit dienst), gefilterd op wijzigingsdatum.
- Naar Zoom via de SCIM2 API op https://api.zoom.us/scim2 (/Users en /Groups), met een server-to-server OAuth-app met scope scim2 en Accept application/scim+json. userType (Basic, Licensed), title, enterprise-extensie met department, costCenter, employeeNumber, organization en manager (e-mail). Deactiveren met PATCH active = false; foutcodes 409 Cannot add paid users en 409 bij een domein dat niet bij het account hoort.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Zoom Workplace | Toelichting |
|---|---|---|
E-mail werk | emails (primary) | Domein moet bij het Zoom-account horen |
Roepnaam | name.givenName | |
Voorvoegsel + Achternaam | name.familyName | |
Functie | title en userType | Licentietype via een tabel per functie |
Organisatorische eenheid | department (enterprise-extensie) en groep | |
Kostenplaats | costCenter (enterprise-extensie) | |
Medewerkernummer | employeeNumber (enterprise-extensie) | |
Werkgever | organization (enterprise-extensie) | |
E-mail werk van de leidinggevende | manager (enterprise-extensie) | |
Datum uit dienst | active = false, met transferee |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit