DyVerlof, verzuim en uren
BambooHR Dyflexis koppeling: Nederlandse medewerkers en contracturen uit BambooHR in het rooster
Met een koppeling tussen BambooHR en Dyflexis komen medewerkers van de Nederlandse locaties uit BambooHR automatisch in Dyflexis, met vestiging, contracttype, uren per week en datum uit dienst. Een vertrek of een andere locatie in BambooHR staat daarna ook in de planning, zodat niemand meer wordt ingeroosterd op een contract dat HR al heeft aangepast.
Wat de koppeling doet
Organisaties met BambooHR als HR-systeem voor alle landen en Dyflexis als planning voor de Nederlandse vestigingen zetten nieuwe roosterkrachten nu met de hand in Dyflexis. Een urenwijziging of vertrek in BambooHR bereikt de planner pas als die het toevallig hoort.
- HR legt in BambooHR een medewerker vast op een Nederlandse locatie, met employment status en uren per week.
- BambooHR meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op en kijkt of de locatie in de vertaaltabel staat.
- De medewerker gaat naar Dyflexis met het BambooHR-ID als vaste referentie, en een contract met vestiging, contracttype, uren en dagen.
- Een beheerder verbindt de nieuwe medewerker eenmalig in Dyflexis; daarna werkt elke aanlevering hem bij.
- Bij vertrek krijgen medewerker en contract in Dyflexis de einddatum uit BambooHR.
Waar je op let bij BambooHR en Dyflexis
- BambooHR bewaart de standaarduren per week als heel getal. Een contract van 22,5 uur past daar niet in, terwijl Dyflexis uren met decimalen aanneemt. Werkt de organisatie met halve uren, dan leggen we de contracturen vast in een eigen veld in BambooHR en leest de koppeling dat veld.
- BambooHR kent geen veld voor het aantal werkdagen per week, en Dyflexis vraagt het gemiddelde aantal dagen bij elk contract. KoppelHet vult dat uit een tabel per contracttype, of uit een eigen veld als dagen per medewerker verschillen.
- De employment status in BambooHR, zoals Full-Time, Part-Time of Contractor, plus eigen waarden, wordt via een tabel een Dyflexis-contracttype. Contractors kunnen we buiten Dyflexis houden, of als eigen contracttype laten plannen; dat legt de planning bij de start vast.
- BambooHR bevat vaak medewerkers uit alle landen. Alleen medewerkers op een locatie die in de tabel aan een Dyflexis-vestiging hangt, gaan door. Een collega op het Amerikaanse kantoor komt zo niet in het Nederlandse rooster.
- BambooHR heeft geen apart veld voor een tussenvoegsel, Dyflexis wel. Staat "van den" in de achternaam, dan zet KoppelHet het tussenvoegsel apart, zodat de planning op achternaam sorteert zoals in Nederland gebruikelijk is.
- De einddatum is in BambooHR alleen via de tabel met employment status te wijzigen. KoppelHet leest die tabel en zet de laatste dag als einddatum op medewerker en contract in Dyflexis, zodat de planner na die dag niemand meer kan inroosteren.
- BambooHR stuurt geen directe melding voor eigen tabellen. Staan uren of werkdagen in zo'n tabel, dan neemt de koppeling ze mee in een geplande ronde over gewijzigde tabeldata.
- Dyflexis kan per contract een uurloon bewaren. KoppelHet stuurt dat alleen mee bij medewerkers die in BambooHR op uurbasis betaald worden, en alleen als de planning loonkosten wil zien; anders blijft salaris buiten de koppeling.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan gewerkte uren terug naar BambooHR?
Nee. BambooHR doet geen Nederlandse salarisverwerking. De uren uit Dyflexis horen bij de payroll van de Nederlandse entiteit; die koppeling kan later als uitbreiding.
Wat als een locatie nog niet in de tabel staat?
Dan gaat de medewerker niet door en krijgt de planning een melding. Na het aanvullen van de tabel neemt de volgende ronde hem mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-key die de rechten van een gebruiker krijgt. Webhooks op gewijzigde velden (niet voor custom tables) en het endpoint voor gewijzigde tabeldata. Velden onder meer employeeNumber, workEmail, hireDate, terminationDate (alleen-lezen, te wijzigen via de employmentStatus-tabel), location, employmentStatus, standardHoursPerWeek (integer), jobTitle, payType, payRate en paidPer.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (lastName verplicht; onder meer firstName, lastNamePrefix, email, personnelNumber, employmentStart, employmentEnd, jobDescription) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days, salary per uur). Scope external_employees; header Authorization Token; bij 429 opnieuw proberen met backoff. Vestigingen via GET /api2/offices, contracttypes via GET /api2/contract-types.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
id (BambooHR-medewerker) | employeeReference | Vaste sleutel in de URL van de aanlevering |
employeeNumber | personnelNumber | |
firstName, lastName | firstName, lastNamePrefix, lastName | Tussenvoegsel apart gezet, zie specifieke punten |
workEmail | email | |
hireDate en terminationDate | employmentStart en employmentEnd | |
location | office (contract) | Via een tabel van BambooHR-locaties naar Dyflexis-vestigingen |
employmentStatus | type (contract) | Via een tabel naar het Dyflexis-contracttype |
standardHoursPerWeek of eigen veld | hours (contract) | |
Tabel per contracttype of eigen veld | days (contract) | |
jobTitle | jobDescription |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll