HR naar ERP
BambooHR Exact Online koppeling: de Nederlandse medewerkers uit BambooHR gecontroleerd in Exact
Met een koppeling tussen BambooHR en Exact Online vergelijkt KoppelHet de medewerkers van de Nederlandse vestiging in BambooHR elke dag met de medewerkers in Exact, op personeelsnummer, afdeling, leidinggevende en start- en einddatum. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen; nieuwe medewerkers, vertrekkers en herintreders komen daarom op een werklijst voor de beheerder in Exact, en de kostenplaatsen die in Exact ontbreken maakt KoppelHet zelf aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties waar HR alle medewerkers in BambooHR beheert en de Nederlandse vestiging zelf boekt en projecturen schrijft in Exact Online, horen van een nieuwe collega pas als die geen uren kan schrijven. Een oud-medewerker die terugkomt, staat twee keer in Exact.
- HR voert de nieuwe medewerker of wijziging in BambooHR in, zoals nu.
- BambooHR meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op en kijkt of hij bij de Nederlandse vestiging hoort.
- Ontbreekt de kostenplaats in Exact, dan maakt KoppelHet die aan.
- Een nieuwe medewerker, herintreder of vertrekker komt op de werklijst, met de gegevens uit BambooHR.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij BambooHR en Exact Online
- BambooHR en Exact gebruiken allebei het woord division, voor iets anders. In BambooHR is het een organisatieonderdeel, in Exact een administratie. KoppelHet bepaalt de Exact-administratie op basis van de vestiging en negeert het BambooHR-veld division daarvoor.
- BambooHR heeft geen standaardveld voor een kostenplaats, Exact wel een vaste lijst per administratie. De kostenplaats komt daarom uit een eigen veld in BambooHR. Een code die in Exact nog niet bestaat, maakt KoppelHet daar aan.
- BambooHR geeft de leidinggevende als e-mailadres. In Exact is de leidinggevende een Exact-gebruiker. KoppelHet zoekt de Exact-medewerker met dat e-mailadres en een gekoppelde gebruiker op; lukt dat niet, dan komt de leidinggevende als opmerking op de werklijst.
- Komt een oud-medewerker terug, dan houdt BambooHR de oorspronkelijke datum in dienst naast de nieuwe. KoppelHet herkent de herintreder aan het personeelsnummer en zet op de werklijst dat de bestaande medewerker in Exact een nieuwe startdatum krijgt, in plaats van een tweede medewerker.
- Afdeling en vestiging staan in BambooHR in de job info-tabel, met een ingangsdatum per regel. KoppelHet leest de regel die vandaag geldt. Een overplaatsing met een datum in de toekomst komt pas op die datum als verschil op de werklijst.
- Een melding uit BambooHR komt bij elke wijziging, ook als die alleen het Britse deel raakt. Exact Online telt elke vraag per administratie mee. KoppelHet filtert daarom eerst op de Nederlandse vestiging en vraagt pas daarna iets aan Exact.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom staat de kostenplaats niet gewoon in BambooHR?
BambooHR heeft er geen vast veld voor. We spreken een eigen veld af, of leiden de kostenplaats af van de afdeling. Dat leggen we vast voordat de koppeling live gaat.
Waarom een werklijst en geen automatische invoer in Exact?
Exact Online biedt in de REST API geen schrijfactie voor medewerkers. De werklijst zet alles klaar; KoppelHet controleert daarna of Exact overeenkomt met BambooHR.
Gaan er salarisgegevens mee?
Nee. De koppeling leest geen compensation-tabel. Voor Exact zijn naam, data, afdeling, kostenplaats en leidinggevende genoeg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-key van een gebruiker. Event-based webhooks en het changed-endpoint als vangnet. Velden employeeNumber, workEmail, department, division, location, supervisorEmail (alleen lezen), hireDate, originalHireDate en terminationDate (alleen lezen); job info als tabel met een datum per regel.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters ondersteunt schrijven (Code en Description verplicht). payroll/Employees (met Code, BusinessEmail, Email, User en Manager) en hrm/Departments zijn alleen te lezen. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
location (Nederlandse vestiging) | Division | Niet het BambooHR-veld division; dat is een organisatieonderdeel |
employeeNumber | Employees.Code (vergelijking) | |
firstName en lastName | Employees.FirstName en LastName (vergelijking) | |
workEmail | Employees.BusinessEmail (vergelijking) | |
department | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
Eigen veld kostenplaats | Costcenters.Code en Description | |
supervisorEmail | Employees.Manager | Opgezocht via het e-mailadres van de Exact-gebruiker |
hireDate, originalHireDate en terminationDate | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll