HR naar ITSM
BambooHR koppelen met Freshservice: aanvragers en onboarding- en offboardingverzoeken
Met een koppeling tussen BambooHR en Freshservice wordt elke medewerker uit BambooHR een aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie en leidinggevende, en dient KoppelHet een onboardingverzoek in voor een nieuwe medewerker en een offboardingverzoek bij een einddatum. KoppelHet werkt met een BambooHR-gebruiker zonder beheerdersrechten en neemt ook gegevens uit eigen tabellen mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als personeelssysteem gebruiken en Freshservice als servicedesk, horen een vertrek vaak pas van de leidinggevende, en een aanvrager blijft actief tot iemand eraan denkt hem te deactiveren.
- BambooHR stuurt een webhook bij een nieuwe medewerker of een wijziging in de gevolgde velden.
- KoppelHet controleert de handtekening en maakt of werkt de aanvrager in Freshservice bij.
- Binnen de onboardingtermijn dient KoppelHet het onboardingverzoek in namens de leidinggevende.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum deactiveert KoppelHet de aanvrager.
- Elk uur vraagt KoppelHet op welke medewerkers sinds de vorige controle zijn gewijzigd, als vangnet.
Waar je op let bij BambooHR en Freshservice
- KoppelHet dient bij een einddatum in BambooHR een offboardingverzoek in Freshservice in en deactiveert de aanvrager na die datum.
- KoppelHet werkt met een aparte BambooHR-gebruiker zonder toegang tot salaris en BSN; een webhook die via de API is aangemaakt, kan dan ook alleen de velden volgen die die gebruiker mag zien.
- Freshservice kiest bij een onboardingverzoek de verplichte onderdelen uit het onboardingpakket op basis van de ingevulde velden. KoppelHet vult afdeling en locatie uit BambooHR in, zodat een nieuwe medewerker op een andere locatie automatisch het pakket van die locatie krijgt.
- Een onboarding- of offboardingverzoek namens een ander indienen kan in Freshservice alleen met beheerdersrechten. KoppelHet zet de leidinggevende uit BambooHR als indiener, zodat vragen van de servicedesk over het verzoek bij hem terechtkomen en niet bij het koppelaccount.
- Velden in zelf aangemaakte tabellen van BambooHR gaan niet mee in webhooks. Staat bijvoorbeeld de gewenste hardware in zo'n tabel, dan neemt de uurlijkse controle die mee naar het onboardingverzoek.
- Wordt een einddatum in BambooHR teruggedraaid, dan zet KoppelHet een gedeactiveerde aanvrager in Freshservice weer actief in plaats van een nieuwe aan te maken. Zo blijven eerdere tickets en toegewezen middelen bij dezelfde persoon.
- Freshservice heeft voor het opvragen van alle aanvragers een lagere limiet dan voor andere aanroepen. KoppelHet zoekt bij de eerste vergelijking daarom gericht met een filter per medewerker, in plaats van de hele lijst steeds opnieuw op te halen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salaris of BSN naar Freshservice?
Nee. De BambooHR-gebruiker van de koppeling heeft daar geen toegang toe, dus de webhook kan die velden niet eens volgen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via een permissioned webhook (aangemaakt via de API, alleen HTTPS, SHA-256 HMAC in X-BambooHR-Signature met X-BambooHR-Timestamp, tot vijf herhalingen tot 40 minuten, meerdere medewerkers per bericht) en GET /api/v1/employees/changed?since= als vangnet. Velden in eigen tabellen zitten niet in webhooks.
- Freshservice via de API v2: POST /api/v2/requesters (department_ids, location_id, reporting_manager_id, time_zone, language, custom_fields), filteren met een query van maximaal 512 tekens, deactiveren met DELETE /api/v2/requesters/{id} en terugzetten met PUT /api/v2/requesters/{id}/reactivate. Verzoeken via POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id en fields.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel |
firstName, preferredName en lastName | first_name en last_name | |
workEmail | primary_email | |
jobTitle | job_title | |
department | department_ids | |
location | location_id en time_zone | |
supervisorId | reporting_manager_id en initiator_id | |
hireDate | Onboardingverzoek (startdatum) | |
terminationDate | Offboardingverzoek, daarna deactiveren |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll