Identity en access management
BambooHR koppelen met Google Workspace: Google-accounts vanuit BambooHR, per divisie en locatie
Met een koppeling tussen BambooHR en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker in BambooHR een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn divisie of locatie, met functie, afdeling, leidinggevende en pasfoto. Op de datum van beëindiging wordt het account geschorst, en het werkadres staat daarna ook in BambooHR.
Wat de koppeling doet
Wie BambooHR gebruikt en in Google Workspace werkt, maakt accounts vaak pas na een los bericht van HR, met een privé-e-mailadres voor de uitnodiging. Profielfoto's ontbreken, en na vertrek blijft het account soms weken actief.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in BambooHR. BambooHR meldt dat direct.
- KoppelHet maakt het Google-account aan in de organisatie-eenheid van de divisie of locatie, met functie, afdeling en leidinggevende.
- Het werkadres gaat terug naar BambooHR, en de pasfoto uit BambooHR komt op het Google-account.
- Verandert de functie, afdeling of leidinggevende, dan volgen gegevens en groepen in Google.
- Op de datum van beëindiging schorst KoppelHet het account en draagt de bestanden over aan de leidinggevende.
Waar je op let bij BambooHR en Google Workspace
- BambooHR geeft bij elke medewerker het e-mailadres van de leidinggevende mee, en Google legt de leidinggevende vast met precies dat adres. KoppelHet kan de relatie daarom direct zetten, zolang de leidinggevende zelf al een Google-account heeft.
- Nieuwe medewerkers hebben in BambooHR vaak alleen een privé-e-mailadres. KoppelHet kan dat als herstel-e-mailadres op het Google-account zetten, zodat de nieuwe collega het startwachtwoord zelf kan herstellen, en zet het nieuwe werkadres terug in BambooHR.
- BambooHR levert pasfoto's in vaste formaten. KoppelHet zet de foto op het Google-account, zodat Gmail, Chat en Meet de foto tonen die HR in BambooHR heeft.
- Divisies en locaties in BambooHR bepalen bij internationale bedrijven vaak het land. KoppelHet vertaalt ze naar organisatie-eenheden in Google, zodat Nederlandse collega's het Nederlandse beleid krijgen en medewerkers van andere landen buiten deze omgeving blijven.
- Een melding voor een gewijzigde medewerker verstuurt BambooHR alleen voor velden die de melding volgt. KoppelHet laat functie, afdeling, divisie, locatie, leidinggevende en dienstverbandstatus volgen; andere wijzigingen komen niet in Google.
- Google rekent een geschorst account af als een actief account. KoppelHet schorst op de datum van beëindiging, draagt de bestanden over en verwijdert het account na de termijn die jullie kiezen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de koppeling salarissen in BambooHR?
Nee. De koppeling werkt met een BambooHR-gebruiker zonder toegang tot beloning.
Werkt dit ook met Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Een privé-e-mailadres gaat alleen als herstelgegeven naar Google als jullie daarvoor kiezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields) met HMAC SHA-256-handtekening en het changed-endpoint als vangnet. Velden onder meer employeeNumber, preferredName, firstName, lastName, homeEmail, workEmail, jobTitle, department, division, location, supervisorEmail en terminationDate; foto via get-employee-photo; werkadres terug via update-employee.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, recoveryEmail, organizations, orgUnitPath, relations type manager en suspended; users.photos; groups en members) en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | externalIds (type organization) | |
preferredName of firstName | name.givenName | |
lastName | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | Gaat terug naar workEmail in BambooHR |
homeEmail | recoveryEmail | Alleen als jullie dat willen |
jobTitle | organizations.title | |
department | organizations.department en groepen | |
division of location | orgUnitPath | |
supervisorEmail | relations (type manager) | |
Foto | Profielfoto (users.photos) | |
terminationDate | suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll