HaHR naar ITSM
BambooHR koppelen met HaloITSM: gebruikers per site uit BambooHR en tickets voor joiners en leavers
Met een koppeling tussen BambooHR en HaloITSM komt elke medewerker uit BambooHR als gebruiker in Halo, op de site die bij zijn BambooHR-locatie hoort, en maakt KoppelHet bij een aanname of einddatum een ticket van het juiste tickettype aan. Een vertrokken medewerker wordt in Halo inactief, niet verwijderd, zodat zijn tickethistorie blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en HaloITSM voor IT, met kantoren in meerdere landen, maken gebruikers in Halo vaak aan via de directory of bij het eerste ticket. De site en de functie kloppen dan niet, en een collega die terugkomt na vertrek staat er soms twee keer in.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging in een gevolgd veld; KoppelHet haalt de medewerker op.
- KoppelHet zoekt de gebruiker in Halo, ook onder de inactieve, en werkt hem bij met zijn Halo-ID.
- Is er geen gebruiker, dan maakt KoppelHet hem aan op de site van zijn locatie.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een ticket van het onboardingtype.
- Een einddatum levert een offboardingticket op; na de laatste werkdag wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij BambooHR en HaloITSM
- Een POST naar Halo zonder ID maakt altijd een nieuwe gebruiker. KoppelHet bewaart daarom per BambooHR-personeelsnummer het Halo-ID en zoekt bij twijfel ook onder inactieve gebruikers, zodat een herintreder zijn oude gebruiker en tickethistorie terugkrijgt.
- BambooHR werkt met locaties, Halo met sites die elk een eigen tijdzone hebben. KoppelHet vertaalt elke BambooHR-locatie naar één site, zodat de streefdatum van een onboardingticket voor een collega op een buitenlands kantoor in de goede tijdzone valt.
- Verwijdert HR een medewerker in BambooHR, dan stuurt BambooHR een aparte melding. KoppelHet verwijdert de gebruiker in Halo niet, omdat een delete in Halo ook gerelateerde gegevens weghaalt, maar zet hem op inactief en meldt het aan IT.
- BambooHR kan meerdere medewerkers in één webhook bundelen, bijvoorbeeld na een import van nieuwe collega's. Halo staat zevenhonderd aanroepen per vijf minuten toe; KoppelHet verdeelt een grote bundel over de tijd in plaats van op een 429-fout te stuiten.
- Velden in eigen BambooHR-tabellen zitten niet in webhooks. Staat bijvoorbeeld het type contract in een eigen tabel, dan leest KoppelHet die bij elke melding apart uit en zet het in een eigen veld van de Halo-gebruiker.
- Halo kiest het formulier en de workflow van een ticket via het tickettype. KoppelHet gebruikt een eigen type voor onboarding en voor offboarding, en zet de start- of einddatum uit BambooHR in de details, zodat de servicedesk de juiste checklist krijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Halo een BambooHR-koppeling?
We vonden er geen van Halo of BambooHR zelf, alleen sjablonen van iPaaS-partijen. KoppelHet gebruikt de API's van beide kanten.
Krijgen nieuwe collega's ook toegang tot het Halo-portaal?
Dat stellen we per klant in. Portaaltoegang regelen via de koppeling kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields, employee.deleted), ondertekend met SHA-256 HMAC, en GET /api/v1/employees/changed?since= als vangnet. Daarna het medewerkerrecord met employeeNumber, workEmail, jobTitle, department, location en terminationDate.
- Halo via de REST API met een API-applicatie (client credentials). GET /Users met search en includeinactive; POST /Users met id om bij te werken, zonder id om aan te maken, met site_id, department, title, customfields en inactive. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary en details. DELETE /Users/{id} gebruiken we niet. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant, daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Eigen veld (customfields) | Vaste sleutel |
firstName en lastName | Naam van de gebruiker | |
workEmail | E-mailadres | |
location | site_id | |
department | department | |
jobTitle | title | |
terminationDate | Offboardingticket en daarna inactive |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll