HR naar ITSM
BambooHR koppelen met Ivanti Neurons for ITSM: employees uit BambooHR en serviceverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen BambooHR en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit BambooHR als employee in Ivanti, met afdeling, locatie en manager, en dient KoppelHet bij een nieuwe medewerker of een einddatum in BambooHR een serviceverzoek in vanuit het Ivanti-sjabloon. Afdelingen en locaties uit BambooHR worden vertaald naar de lijstwaarden die Ivanti al kent.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en Ivanti Neurons for ITSM voor de servicedesk, vaak met het hoofdkantoor in een ander land, laten de employees in Ivanti meestal uit de directory komen. Wie in BambooHR is aangenomen maar nog geen account heeft, bestaat dan niet in Ivanti, en het onboardingverzoek wacht op IT.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging in een gevolgd veld; KoppelHet haalt de medewerker op.
- KoppelHet vertaalt afdeling en locatie naar de lijstwaarden in Ivanti en zoekt de manager op werkadres.
- De employee wordt aangemaakt of bijgewerkt op personeelsnummer.
- Binnen de onboardingtermijn dient KoppelHet het onboardingverzoek in op naam van de nieuwe employee.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; daarna gaat de employee in Ivanti op inactief.
Waar je op let bij BambooHR en Ivanti
- In Ivanti hoort bij een gevalideerd veld zoals afdeling of locatie een tweede veld met de RecID van de lijstwaarde. BambooHR levert afdeling en locatie als tekst; KoppelHet zoekt de RecID op en meldt een BambooHR-waarde die in Ivanti niet bestaat, in plaats van een losse tekst op te slaan.
- Een BambooHR-webhook voor wijzigingen vuurt alleen op gevolgde velden. KoppelHet laat precies de velden volgen die Ivanti gebruikt (naam, werkadres, functie, afdeling, locatie, leidinggevende, einddatum), zodat een salariswijziging geen aanroep naar Ivanti oplevert.
- BambooHR geeft de leidinggevende ook als e-mailadres. KoppelHet zoekt met dat adres de employee in Ivanti op en zet die als manager, zodat goedkeuringen in het serviceverzoek bij de leidinggevende uit BambooHR uitkomen.
- Een serviceverzoek in Ivanti vraagt de RecID van de employee voor wie het is. Omdat BambooHR een nieuwe medewerker meldt zodra HR die toevoegt, staat de employee in Ivanti voordat het onboardingverzoek moet worden ingediend, ook als de directory het account nog niet kent.
- BambooHR probeert een mislukte webhook nog een paar keer binnen ongeveer veertig minuten en stopt dan. De dagelijkse ronde over het changed-endpoint vangt een gemiste melding op, en leest Ivanti in pagina's van maximaal honderd records.
- De BambooHR-API-sleutel en de Ivanti-REST-sleutel werken allebei met de rechten van één gebruiker. KoppelHet vraagt aan beide kanten een eigen gebruiker: in BambooHR zonder toegang tot salaris, in Ivanti met een rol die alleen employees en serviceverzoeken mag beheren.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Ivanti een BambooHR-connector?
We vonden er geen bij Ivanti of BambooHR zelf. Er zijn provisioningtools van derden, maar KoppelHet gebruikt de standaard-API's van beide kanten.
Kunnen we alleen de Nederlandse vestiging koppelen?
Ja. KoppelHet filtert op locatie of divisie in BambooHR; andere medewerkers blijven buiten Ivanti.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via een webhook die via de API is aangemaakt (alleen HTTPS, SHA-256 HMAC in X-BambooHR-Signature met X-BambooHR-Timestamp, monitor fields verplicht voor wijzigingen, meerdere medewerkers per bericht) en GET /api/v1/employees/changed?since= als vangnet. Velden onder meer employeeNumber, workEmail, jobTitle, department, location, supervisorEmail en terminationDate.
- Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees: POST, PATCH op de RecID, $filter en $top (standaard 25, maximaal 100), _Valid-velden met de RecID van de lijstwaarde. Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId, strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en localOffset. REST API-key (rest_api_key=…) namens een eigen gebruiker en rol.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personeelsnummer op de employee | |
firstName en lastName | Voornaam en achternaam | |
workEmail | PrimaryEmail en loginnaam | |
jobTitle | Functietitel | |
department | Afdeling met het bijbehorende _Valid-veld | |
location | Locatie met het bijbehorende _Valid-veld | |
supervisorEmail | Manager, opgezocht met $filter | |
terminationDate | Parameter einddatum van het offboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll