HR naar ITSM
BambooHR Jira Service Management koppeling: onboarding- en offboardingverzoeken vanuit BambooHR
Met een koppeling tussen BambooHR en Jira Service Management maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker, een andere functie, afdeling of locatie en een vertrek in BambooHR automatisch een verzoek van het juiste request type aan, met startdatum, functie, locatie en leidinggevende in de velden. Medewerkers worden klant in het portaal zodra ze een werkadres hebben, en na de einddatum in BambooHR gaat hun portaaltoegang dicht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor alle medewerkers gebruiken en een IT-servicedesk in Jira Service Management hebben, krijgen nieuwe collega's per mail door. Een vertrek hoort IT vaak pas als de laptop in een kast wordt gevonden.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in BambooHR met hireDate, functie, afdeling, locatie en leidinggevende.
- BambooHR meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt de gegevens op en onthoudt de startdatum.
- Vier weken voor de start komt een onboardingverzoek in de servicedesk van de locatie, ingediend namens de leidinggevende zolang de nieuwe collega nog geen werkadres heeft.
- Zodra BambooHR een werkadres heeft, wordt de medewerker klant in het portaal.
- Een week voor de terminationDate komt een offboardingverzoek; de dag erna trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij BambooHR en Jira Service Management
- Een melding uit BambooHR bevat alleen het medewerkernummer en de namen van gewijzigde velden. Voor een wijziging moet in BambooHR minstens één veld gevolgd worden. KoppelHet volgt alleen functie, afdeling, locatie, leidinggevende en einddatum, zodat een nieuw telefoonnummer geen verzoek oplevert.
- Bij een aanname staat in BambooHR vaak nog geen werkadres, omdat IT de mailbox nog moet maken. Jira Service Management kan zonder e-mailadres geen klant aanmaken. Het onboardingverzoek gaat daarom eerst op naam van de leidinggevende, en de nieuwe collega wordt klant zodra het werkadres in BambooHR staat.
- BambooHR geeft de leidinggevende als e-mailadres, en Jira Service Management herkent klanten ook op e-mailadres. KoppelHet zoekt de leidinggevende zo direct op als klant en zet hem in het verzoek, zodat een goedkeuring in het request type bij hem uitkomt.
- BambooHR bevat vaak alle landen van het bedrijf, terwijl de servicedesk in Jira Service Management per regio is ingericht. De locatie in BambooHR bepaalt naar welke servicedesk een verzoek gaat; voor een locatie zonder eigen servicedesk maakt KoppelHet niets aan.
- Verhuist iemand in BambooHR naar een locatie met een andere servicedesk, dan is dat voor de oude servicedesk een vertrek en voor de nieuwe een aankomst. KoppelHet maakt dan een offboardingverzoek bij de ene en een onboardingverzoek bij de andere, en de portaaltoegang blijft.
- Een verwijderd dossier in BambooHR is geen vertrek. KoppelHet trekt dan geen portaaltoegang in en maakt geen offboardingverzoek, maar meldt het aan HR en IT.
- De API-sleutel van BambooHR hoort bij een gebruiker en ziet wat die gebruiker mag zien. We vragen een aparte gebruiker zonder toegang tot salaris, zodat salarisgegevens het KoppelHet-platform en het portaal nooit bereiken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als de startdatum in BambooHR verschuift?
Staat het onboardingverzoek al open, dan zet KoppelHet een opmerking met de nieuwe datum op dat verzoek. Er komt geen tweede verzoek.
Kunnen medewerkers en laptops ook in Assets komen?
Dat kan later als uitbreiding, met een medewerkerobject per persoon. We beginnen met verzoeken en klanten.
Krijgen agents hiermee ook een Jira-licentie?
Nee. Deze koppeling beheert alleen klanten in het portaal. Agentaccounts lopen via het Atlassian-beheer.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields, employee.deleted) en het endpoint voor gewijzigde medewerkers als vangnet. Na een melding haalt KoppelHet de medewerker op met onder meer employeeNumber, workEmail, hireDate, jobTitle, department, division, location, supervisorEmail en terminationDate.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/ - POST customer (email en displayName), PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, en verzoeken met POST /rest/servicedeskapi/request (serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant). Een opmerking op een open verzoek via POST request/{issueIdOrKey}/comment.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Sleutel in KoppelHet | Gekoppeld aan het accountId van de klant |
workEmail | Klant: email | |
preferredName of firstName, lastName | Klant: displayName | |
hireDate | requestFieldValues: startdatum | |
jobTitle, department, division | requestFieldValues: functie en afdeling | |
location | serviceDeskId | Bepaalt welke servicedesk het verzoek krijgt; locaties zonder servicedesk vallen af |
supervisorEmail | raiseOnBehalfOf en requestFieldValues: manager | Opgezocht als klant op e-mailadres |
terminationDate | Offboardingverzoek en portaaltoegang intrekken |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll