HR naar ITSM
BambooHR koppelen met ManageEngine ServiceDesk Plus: aanvragers per site en requests voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen BambooHR en ManageEngine ServiceDesk Plus wordt elke medewerker uit BambooHR een gebruiker in ServiceDesk Plus, met personeelsnummer, afdeling binnen zijn site en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een aanname of einddatum een request vanuit het juiste sjabloon aan. Omdat de status van een gebruiker via de API niet te wijzigen is, bevat het offboardingrequest een taak om de gebruiker af te sluiten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en ManageEngine ServiceDesk Plus als servicedesk, halen gebruikers in ServiceDesk Plus vaak uit Active Directory. Een nieuwe collega bestaat dan pas als zijn account er is, en de leidinggevende die verzoeken moet goedkeuren, ontbreekt.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging in een gevolgd veld; KoppelHet haalt de medewerker op.
- KoppelHet zoekt de gebruiker op personeelsnummer en maakt hem aan of werkt hem bij, met de afdeling binnen de site van zijn locatie.
- De leidinggevende wordt gekoppeld en als goedkeurder voor serviceverzoeken gemarkeerd.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een request vanuit het onboardingsjabloon, met de startdatum als vervaldatum.
- Een einddatum levert een offboardingrequest op met een taak om de gebruiker af te sluiten.
Waar je op let bij BambooHR en ManageEngine ServiceDesk Plus
- In ServiceDesk Plus hoort een afdeling bij een site. BambooHR kent afdeling en locatie los van elkaar; KoppelHet combineert ze, zodat een medewerker van Sales in Amsterdam en een van Sales in Londen elk bij de afdeling van hun eigen site komen.
- De status van een gebruiker is in de ServiceDesk Plus-API alleen te lezen. Een einddatum uit BambooHR leidt daarom tot een offboardingrequest met een taak voor IT om de gebruiker af te sluiten, in plaats van een statuswijziging door de koppeling.
- Het personeelsnummer moet in ServiceDesk Plus uniek zijn. BambooHR gebruikt employeeNumber per bedrijf; KoppelHet controleert bij aanmaken of het nummer al bestaat en meldt een botsing, bijvoorbeeld na een herintreding met een nieuw nummer.
- ServiceDesk Plus kan een gebruiker als goedkeurder voor serviceverzoeken markeren. KoppelHet zet die vlag op iedereen die in BambooHR leidinggevende is van een actieve medewerker, zodat goedkeuring van een onboardingrequest bij de juiste persoon ligt.
- In de cloudversie van ServiceDesk Plus gaan aanvragers via een eigen requesters-endpoint, on-premise via het users-endpoint met een authtoken. KoppelHet kiest de route bij de start, zodat dezelfde BambooHR-stroom op beide versies werkt.
- BambooHR-divisies hebben in ServiceDesk Plus geen eigen veld. KoppelHet zet de divisie in een eigen gebruikersveld, zodat een technicus ziet onder welk onderdeel een aanvrager valt zonder BambooHR te openen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ManageEngine een BambooHR-koppeling voor ServiceDesk Plus?
ManageEngine koppelt BambooHR met ADManager Plus voor accounts in Active Directory, niet met ServiceDesk Plus. Voor aanvragers en requests gebruikt KoppelHet de v3-API.
Werkt dit ook met een on-premise ServiceDesk Plus?
Ja, vanaf build 11000 met de v3-API. Oudere builds gebruiken andere endpoints; dat bekijken we bij de start.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields) en GET /api/v1/employees/changed?since=; daarna het medewerkerrecord met employeeNumber, workEmail, jobTitle, department, location, division, supervisorEmail, hireDate en terminationDate.
- ServiceDesk Plus Cloud via OAuth 2.0 bij Zoho Accounts (scopes SDPOnDemand.{module}.{operatie}, EU op sdpondemand.manageengine.eu) en /api/v3/requesters; on-premise via /api/v3/users met de header authtoken. Velden employee_id, name, email_id, login_name, jobtitle, department met site, reporting_to, service_request_approver en user_udf_fields; status alleen-lezen. Requests via POST /api/v3/requests met subject, requester (email_id), template, site, group en due_by_time in milliseconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employee_id | Uniek in ServiceDesk Plus |
firstName en lastName | name | |
workEmail | email_id en login_name | |
jobTitle | jobtitle | |
location + department | department met site | |
supervisor | reporting_to | |
division | user_udf_fields | |
hireDate en terminationDate | due_by_time van het request (milliseconden) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll