HR naar ERP
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
Met een koppeling tussen BambooHR en Microsoft Dynamics 365 komt elke medewerker uit BambooHR automatisch in Business Central, met functie, afdeling en divisie als dimensie en de leidinggevende als goedkeurder van urenstaten. Wijzigingen in de job info gaan door op hun eigen datum en een uitdiensttreding in BambooHR beëindigt de medewerker in Business Central.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor alle medewerkers gebruiken en boekhouding en projecturen in Business Central voeren, zetten nieuwe collega's daar met de hand in, met een eigen nummer. Bij een interne overstap blijft de afdeling in Business Central vaak de oude.
- HR maakt in BambooHR een medewerker aan of voegt een regel toe aan job info, met een ingangsdatum.
- BambooHR meldt de wijziging; KoppelHet leest de job info en kiest de regel die vandaag geldt.
- Alleen medewerkers met een locatie die bij een Business Central-administratie hoort, gaan door.
- KoppelHet maakt de medewerker aan of werkt hem bij, met afdeling en divisie als dimensie en de manager als goedkeurder.
- Bij uitdiensttreding zet KoppelHet de einddatum en de status beëindigd.
Waar je op let bij BambooHR en Microsoft Dynamics 365
- Job info is in BambooHR een tabel met een regel per wijziging, elk met een datum. Een employee in Business Central heeft één afdeling zonder datum. KoppelHet kiest steeds de regel die op die dag geldt, zodat een overstap die HR vooruit invoert niet te vroeg in Business Central staat.
- BambooHR heeft aparte velden voor divisie, afdeling en locatie. Business Central kent globale dimensies en extra dimensies. Afdeling en divisie worden elk een dimensie; de locatie gebruiken we om de administratie te kiezen, omdat een Amerikaanse en een Nederlandse vestiging elk in hun eigen administratie boeken.
- Het personeelsnummer is in BambooHR vrije tekst. Business Central zet een medewerkernummer om naar hoofdletters en staat maximaal twintig tekens toe. KoppelHet vergelijkt nummers daarom zonder op hoofdletters te letten en meldt een nummer dat te lang is.
- BambooHR geeft de leidinggevende als e-mailadres. In Business Central is de goedkeurder van een urenstaat een gebruiker, en hoort de urenstaat bij een resource. KoppelHet koppelt de medewerker aan een resource en zoekt de gebruiker van de manager op e-mailadres op.
- Business Central kent de status inactief naast actief en beëindigd. De dienstverbandstatussen in BambooHR zijn per organisatie in te richten. Bij de start spreken we af welke status, bijvoorbeeld langdurig verlof, in Business Central inactief wordt.
- Een verwijderd dossier in BambooHR leidt niet tot verwijderen in Business Central, omdat aan de medewerker al boekingen kunnen hangen. KoppelHet meldt het aan finance en laat de kaart staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Er staan BambooHR-connectors in AppSource. Waarom maatwerk?
Die apps komen van derden, niet van BambooHR of Microsoft. Ze kunnen volstaan voor een eenvoudige import. Kies maatwerk als locaties over administraties verdeeld moeten worden, de goedkeurder mee moet of job info op datum moet ingaan.
Wat als finance een afdeling nog niet als dimensiewaarde heeft?
Dan maakt KoppelHet de medewerker aan zonder die dimensie en krijgt finance een melding. De standaard-API van Business Central laat dimensiewaarden niet aanmaken.
Gaat salaris mee naar Business Central?
Nee. De compensatietabel blijft in BambooHR; de API-gebruiker krijgt er geen rechten op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks en de endpoints voor gewijzigde medewerkers en gewijzigde tabeldata (jobInfo met date, location, division, department, jobTitle). supervisorEmail en terminationDate zijn alleen-lezen. API-key van een aparte gebruiker met leesrechten op de benodigde velden.
- Business Central via API v2.0 per company - employees (number is een Code-veld, dus hoofdletters; status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. Urenstaten via de resource met Time Sheet Approver User ID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | number | Business Central slaat het op in hoofdletters |
firstName, lastName | givenName, surname | |
jobInfo.jobTitle | jobTitle | |
workEmail | email | |
jobInfo.department | defaultDimensions (afdeling) | |
jobInfo.division | defaultDimensions (divisie) | |
jobInfo.location | Company | Via een tabel per locatie |
supervisorEmail | Time Sheet Approver User ID | |
hireDate | employmentDate | |
employmentStatus en terminationDate | status en terminationDate |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll